招標企業投標保證金財務管理

陸颯

摘要：投標保證金能夠在進行企業招投標過程中，對雙方的利益起到共同的保護作用，招標人將足額收取投標人的投標保證金，其也是確保履行招標文件的一種有效措施。本文對招標企業投標保證金財務管理的特征、投標保證金財務管理中存在的問題，以及招標企業投標保證金財務管理的分段管理措施進行分析，并對保證金財務管理制度的創新措施進行探討。

關鍵性：招標企業；投標保證金；財務管理

目前，企業招標的業務范圍也因為不斷提高的監管水平而擴大范圍，并逐漸提高了招標業務量，這也讓企業財務管理不得不對資產安全進行全面考慮。而企業的財務管理中，投標保證金是最為重要的一項，必須對其存在的問題進行深入分析，并找出解決的措施，實現管理的系統化和規范化。

一、 投標保證金財務管理的現存問題

（一）監管制度的缺乏

在以往的招投標過程中，很多投標人在投標后出現撤銷和撤回的情況，還存在不少隨意變更自身責任等問題，這將給招標人帶來一系列的麻煩，而投標保證金的提交正是為了避免這類問題的產生。同時，我國并沒有明確規定有關于投標保證金的監管制度，很多招標代理機構在保證金收取以后沒有嚴格管理，出現資金未進公司賬目的情況。同時，一些保證金出現被人挪用的情況，導致資金安全隱患。最后是一些投標保證金沒有按照正常順序退回，對投標人的資金造成惡意占用。

（二）未能及時收取投標保證金

目前，一些招、投標人存在不法勾結，存在投標保證金未按時到賬、涉嫌虛假等情況。同時，由于投標保證金的收取大多由代理機構和招標人進行，難以有效判定其真實有效性，而由于實際條件的限制，評標評委會不能有效的評審投標保證金，導致一些代理機構和招標人出現虛假招標的情況，給整個招標市場的秩序帶來不良影響。同時，在網上進行保證金繳納時，信息不詳細、不完整等問題存在，從而加大審核難度，致使保證金無法及時到位。

二、招標企業投標保證金財務管理的分段管控措施

（一）繳納階段

很多錯誤和異常情況都會出現在繳納階段，其包括幾種方面的問題，第一是信息標注不詳；第二是個人網銀繳款；第三是現金繳款；第四是銀行回單遲送等，這將導致招標企業的收款中出現大量不明來源，來款信息也無法得到確認，核算處理也無法準確進行。所以，在繳納階段，必須通過三個方面來做好保障工作。首先是在招標文件中，對招標企業投標保證金財務管理提出明確要求，并作為首要指標予以強化執行；其次是明確投標保證金繳納中的各種詳細要求，第一是轉賬繳納必須通過投標單位進行，不允許個人，以及其他方式進行；第二是拒絕使用現金繳納；第三是在轉賬過程中進行備注，說明該款項是某單位某項目的投標保證金，如果未注明者，出現異常后果責任自負。最后是在針對投標保證金繳納中存在的特殊情況，需要針對性的進行解決，其主要為幾種情況，第一是非投標企業轉款繳納；第二是個人網上銀行繳納；第三是標準信息不詳；第四是投標企業、項目無法界定等，當遇到這類特殊情況時，招標單位財務部門需要及時獲取投標企業的聯系方式，并獲取轉款的具體信息，如時間、投標項目、單位名稱等，并要求企業在規定時間內向招標企業財務部門提供原始單據。

（二）業務部門流轉階段

首先，有效溝通、確認招投標企業之間的相關業務信息，比如招標企業可以以文件，或者電話的方式向對方傳達相關規定，并確保整個工作流程規范化的操作。其次，有效銜接招標企業各部門的工作，特別是在保證金確認以后，必須及時將工作交接好，其主要包括幾個方面的工作內容：第一是每月都有規定的項目繳納結款日，相關投標保證金繳納信息需要通過業務部門進行交接，其中需要包括招標的企業、項目、金額、時間，以及相關備注信息等，并交由財務部門進行下一步審核；第二是有關于需要退款的投標保證金，其退款申請單由業務部門填寫，并詳細注明相關信息，包括招標的單位、項目、金額等信息，由財務部門進行審核；第三是在確認中標以后，中標通知單由業務部門進行提交，并注明相關信息，包括招標企業的名稱、項目、金額和繳款單位等。

（三）財務部門流轉階段

首先，設置好會計科目，尤其是一級往來科目以及明細必須詳細設置，并根據設置的性質注明級別。通常情況下，其他應付款為一級科目；二級科目包括有，第一是履約保證金；第二是投標保證金等。當遇到較大業務量時，為了核算方便，可以在投標保證金后面進行三級明細，比如會計的名字。其次，會計核算工作的嚴格進行，其主要包括投標保證金的收取、投標保證金的退款等。最后是財務核算工作，其需要通過三個步驟來實現。第一是除了新開項目的核算工作以外，投標保證金賬戶期末余額不能超過0，保證金的賬戶余額每次只能有一個金額，并定期進行核實；第二是核對好業務工作，對于投標保證金需要結合業務部門定期進行全面清理，并做好相關記錄；第三是對于未退投標保證金的情況，需要每半年以上與投標單位進行核對，可以通過電話和文件等方式進行。

三、招標企業投標保證金財務管理制度創新嘗試

（一）建立會計核算體系

首先，會計科目核算體系的清晰設置，其中包括，第一是以及會計科目，將其設置為其他應付款；第二是二級科目；將其設置為投標保證金；第三是三級科目，將其設置為投標單位名稱；第四是四級科目，將其設置頭投標項目。其次，會計核算工作，包括核對財務往來賬和財務處理等。

（二）完善財務管理制度

首先，明確規定投標保證金的相關內容，比如標準、繳納方式、監管等，尤其是有關于繳納保證金的形式，避免使用現金，應當以轉賬和銀行保函的方式來進行。其次，票據收到以后需要及時進行核對，以保證票據的真實性和有效性。然后是投標保證金轉賬方式的明確規定，必須以單位的名義進行繳納，不能以個人、分公司或相關機構來進行繳納，以有效實現投標保證金的規范化管理，降低風險的產生。

（三）嚴格監督endprint

投標保證金不僅能對企業資金的安全起到保障作用，還實現了規范化的招投標過程。投標辦業務制度的完善是必須重視的，并征得每個參與辦事人的意見，全程記錄招標人的工作流程，并予以儲存。同時，招標人需要經常性的發現、查找制度的執行情況。另外，為了利于外界監督，可以通過公式和公開的方式來進行。

（四）適時追究責任

作為財務管理工作的主要內容，對于相關辦理人員在職權行使過程中出現的問題，應當對其予以承擔的責任進行追究。同時，在進行工作的過程中，如果嚴重后果的產生是因為個人過失、違規辦理、故意違法等造成的，必須對其責任主體進行相應的追究。

（五）利用資金池的管理模式對投標保證金進行管理

以本公司為例，總公司及下屬各分公司均有招標業務，每年有約上億的投標保證金流入流出，財務風險較大。為了保證投標保證金的安全，公司在采取以上幾種管控措施外，還利用銀行現金管理系統，對總公司及各含有招標業務的分公司的投標保證金進行統一管理，具體操作如下：總公司在某銀行設立保證金專戶，同時要求各分公司在其所在地的同一銀行開設保證金專戶，利用銀行的現金管理系統每天對總公司、分公司收到的投標保證金進行時時歸集，投標結束后由總公司財務統一退付。采用這種管理方式，將公司基本戶的資金和投標保證金區分開，避免對投標保證金的占用，大大降低投標保證金的財務風險，提高投標保證金收付的安全性。

四、結束語

總而言之，招標企業投標保證金財務管理工作具有一定的復雜性，而為了保證該工作效率的提高，確保資金的安全，必須要通過嚴格監管、財務管理制度的完善和、會計核算體系的建立和責任的追究幾個方面的措施實現。同時，要不斷提高財務管理人員的業務素養，以保證業務工作的順利開展，實現規范化、法制化的投標保證金財務管理。

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（作者單位：廣西中信恒泰工程顧問有限公司）endprint