企業(yè)檔案信息化探究

黃柳聰

摘要：本文主要圍繞企業(yè)檔案信息化進行研究，通過展示企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的成果形式，明確企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則，進而確定了企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的主要措施，最終引出對檔案信息化建設(shè)的幾點思考。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；資源建設(shè)

當(dāng)前，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然選擇，是繼工業(yè)化之后生產(chǎn)力發(fā)展的一個全新階段，它對經(jīng)濟社會的發(fā)展及至整個人類文明產(chǎn)生著巨大影響，在檔案工作中，“信息化”的作用也越來越凸顯，特別是在信息化最活躍的企業(yè)，“檔案信息化”更成為擺在企業(yè)檔案部門面前的一個重要課題。

一、研究背景

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化的重要組成部分。企業(yè)檔案信息化調(diào)研現(xiàn)狀分析表明，企業(yè)信息化的加速發(fā)展，必然要求企業(yè)檔案信息化。近年來，廣東省企業(yè)信息化和電子商務(wù)發(fā)展較快，尤其是大型企業(yè)的信息化，已經(jīng)從簡單的數(shù)據(jù)處理發(fā)展到實現(xiàn)企業(yè)資源計劃信息化，將信息技術(shù)應(yīng)用到了研制和生成的全過程，有力地推動了信息技術(shù)對傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的改造和提升。

從長遠來看，信息時代下的檔案工作如果不實現(xiàn)信息化，將可能出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象，進而影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。現(xiàn)代企業(yè)特別是已經(jīng)實現(xiàn)無紙化辦公的企業(yè)，如果不能充分認識到檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節(jié)，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導(dǎo)致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展造成無可挽回的損失。

二、企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的成果形式

根據(jù)目前企業(yè)檔案信息資源的主要內(nèi)容，企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)首先應(yīng)形成以下成果形式：

（一）館（室）藏檔案目錄（包括文件級和案卷級）數(shù)據(jù)庫；

（二）數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫；

（三）照片檔案數(shù)據(jù)庫；

（四）多媒體檔案數(shù)據(jù)庫；

（五）本企業(yè)的發(fā)明、專利檔案數(shù)據(jù)庫；

（六）本企業(yè)的資產(chǎn)、資質(zhì)證照數(shù)據(jù)庫；

（七）根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理需要構(gòu)建的專題知識庫。

上述數(shù)據(jù)庫、知識庫，都屬于對象數(shù)據(jù)庫，是針對企業(yè)檔案資源來建立的，是企業(yè)檔案部門的主要管理對象，也是企業(yè)檔案部門提供服務(wù)的資本和財富，因而是企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的核心內(nèi)容。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅持以下原則：

（一）整體規(guī)劃，同步建設(shè)

企業(yè)要將信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案，堅持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則。企業(yè)檔案部門應(yīng)加強與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

（二）善用技術(shù)，注重管理

企業(yè)檔案信息化必須堅持技術(shù)與管理并重的原則。以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進管理創(chuàng)新。信息技術(shù)應(yīng)用要服從和服務(wù)于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進程的整體要求。

（三）資源為本，服務(wù)為上

檔案資源建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，應(yīng)該以“集成管理”為理念，以電子文件歸檔管理為首要任務(wù)和重點，以數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)信息資源采集為必要補充。開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)，必須堅持服務(wù)為上的原則，開拓服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機制，提高服務(wù)本領(lǐng)。

四、企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的主要措施

企業(yè)檔案的來源和存在形式不同，在進行企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)時，也應(yīng)采取不同的措施和方法：

（一）電子文件的歸檔與管理

1.明確電子文件管理系統(tǒng)的功能要求。電子文件的真實性、完整性、可靠性等屬性最終還是要依靠電子文件管理軟件來實現(xiàn)。電子文件管理軟件的設(shè)計應(yīng)遵循頂層設(shè)計的理念，應(yīng)具備比較完善的功能要求規(guī)范。

2.實行電子文件與紙質(zhì)文件并存管理。電子文件作為一個新生事物，代表了一種方向和趨勢，但是由于技術(shù)問題及電子文件本身的特性，目前電子文件的法律憑證性還未得到認可、安全及長期保存問題還沒有得到根本性解決，在今后相當(dāng)一個時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。

（二）數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設(shè)

數(shù)字檔案館系統(tǒng)項目，是應(yīng)國家檔案管理工作要求和適應(yīng)公司十二五信息規(guī)劃的形勢下提出的。“十二五”時期，既是企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略機遇期，更是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的黃金發(fā)展期。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設(shè)的總體目標(biāo)定位為“一個平臺、兩個窗口、三個體系、四個中心”。

一個平臺：一個檔案管理信息化平臺。

兩個窗口：企業(yè)檔案展示窗口、企業(yè)全員服務(wù)窗口。

三個核心體系：檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全保管體系。

四個中心：檔案資源管控中心、檔案信息利用中心、檔案安全保管中心、檔案業(yè)務(wù)協(xié)作中心。

（三）網(wǎng)絡(luò)信息資源的采集

網(wǎng)上信息都是已經(jīng)數(shù)字化的信息，而且包含著豐富的內(nèi)容和知識，特別是與本企業(yè)相同或相關(guān)的其他企業(yè)的網(wǎng)上信息，可以通過互聯(lián)網(wǎng)或其他專用網(wǎng)絡(luò)進行搜集。為發(fā)揮企業(yè)檔案知識庫的作用，還需要不定期地將互聯(lián)網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)中零散、無序但對企業(yè)工作具有一定指導(dǎo)意義和參考價值的信息采集下來，如新聞、照片等，并按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)將信息及其元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到數(shù)據(jù)庫中。由于網(wǎng)絡(luò)信息資源內(nèi)容龐雜，真實性、準(zhǔn)確性、可靠性難以考證，這就要求企業(yè)檔案部門在采集時要嚴(yán)格堅持相關(guān)性原則，進行仔細的甄選。尤其要注意的是，由于網(wǎng)上采集到的信息隨意改動的機會比較大，采集時要將信息的版本、元數(shù)據(jù)及其相關(guān)的日志文件和背景信息都完整地記錄下來，并且作為信息文件的組成部分一起采集過來。

五、對檔案信息化建設(shè)的幾點思考

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個動態(tài)的系統(tǒng)工程，需要各部門和檔案人員樹立一種“大檔案”的觀念，以科學(xué)發(fā)展為指導(dǎo)，建立既適應(yīng)市場經(jīng)濟需要，又適應(yīng)現(xiàn)代化要求的一體化管理模式。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是組織保障

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進行信息化建設(shè)以及信息化的深度和廣度。尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，通過了解檔案工作現(xiàn)狀，明確檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)，并為之提供人才、技術(shù)、資金保障，才能推動檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵

企業(yè)檔案信息化必須依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。致力于建設(shè)一批德才兼?zhèn)洹⒕筛咝А⒂掠诟咄貏?chuàng)新的檔案人才隊伍，這是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的保證，也是檔案持續(xù)發(fā)展的根基。

（三）建設(shè)獨立的數(shù)字資源庫是難點

目前電子文件存儲隨時間的推移，遇到許多問題，檔案信息化建設(shè)的重點是數(shù)字檔案資源庫，目前，國內(nèi)大多數(shù)的數(shù)字檔案資源庫都是以紙質(zhì)檔案管理目錄為中心的，少量的電子文件原文，用一個ID隨機碼掛接在目錄上，離開目錄和軟件便找不到電子原文。而完善的數(shù)字檔案館的檔案庫是基于獨立資源集合基礎(chǔ)上的可以幾十年穩(wěn)定不變的獨立實體，通過一定規(guī)范將電子文件分層分包存儲，并有一個像Windows資源管理器那樣的查詢管理視圖，檔案管理員可以脫離軟件系統(tǒng)和目錄進行管理、遷移、保存。

（四）增強保密意識是構(gòu)筑企業(yè)檔案信息化的安全保障

檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理。同時，在現(xiàn)代信息社會中樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。

（五）加強檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，管理性對電子文件檔案信息進行管理的一套規(guī)劃，包括計算機安全法規(guī)與數(shù)字檔案信息資源合法化確認標(biāo)準(zhǔn)等，加強檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件。

（六）檔案管理創(chuàng)新是必由之路

檔案信息化不僅是技術(shù)上的改變，更重要的是管理觀念、方式和方法，甚至是整個管理模式的變革和創(chuàng)新。要解決檔案信息化建設(shè)的各種障礙，關(guān)鍵在于管理創(chuàng)新。檔案部門要根據(jù)企業(yè)信息化建設(shè)的實際，改革檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定制度，以及安全管理與責(zé)任追究等規(guī)章制度，才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，開創(chuàng)檔案管理的新局面。

參考文獻：

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[2]湯雷，熊婭，周淑琴，《企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考》[J]，《機電兵船檔案》，2012（1期），44-45