電子檔案管理和傳統檔案管理利弊分析

李永艷

摘 要 檔案管理隨著我國信息技術的發展也在不斷進步，電子檔案的出現大大提高了傳統檔案的管理效率，解決了傳統檔案管理中很多復雜的問題。但是，電子檔案管理也存在著很多弊端，如信息安全方面，基于此，本文對電子檔案管理和傳統檔案管理進行了利弊分析，希望能對檔案管理水平的提升有所幫助。

關鍵詞 電子檔案管理 傳統檔案管理 利弊分析

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A

1 從操作環節分析傳統檔案管理與電子檔案管理的利弊

1.1 檔案收集歸檔

傳統檔案收集歸檔是將有查考價值的文件材料收集齊全后進行分類組卷。傳統檔案收集歸檔初期工作量較少，非常直觀，易于辨認，但材料歸檔周期長。電子檔案接收歸檔比傳統檔案管理稍復雜，當檔案管理人員在收到文件時要在第一時間內對文件進行編號、標注分類、標注主題詞等，電子檔案生成之后再利用網絡將文件傳輸給上級管理部分或直接存儲起來。電子檔案歸檔相較于傳統檔案歸檔管理，工作量更多一些，不過通過電子檔案歸檔的方式能更好的保證檔案的完整性，而且更便于下個環節的工作，并且電子檔案歸檔的周期較短，檔案信息的時效性更佳。

1.2 檔案鑒別整理

傳統的檔案在歸檔之前就需要對檔案的價值進行鑒別，在鑒別的過程中要采取逐頁鑒別的方式，對每一份檔案文件的價值和保管期限進行審核，在檔案歸檔之后還要對檔案進行鑒別，這個環節就是復核，這就是傳統檔案鑒別方式。這種方式工作流程較為繁瑣，而且需要大量的人工操作完成，不利于檔案工作的有效開展。電子檔案的鑒別方式相較來說非常快捷，它是通過系統自動識別的方式來進行鑒別的，系統會從內容和技術兩個方面進行分析，它要分析檔案的可讀性和使用范圍，還要分析文件中是否存在病毒，防止有人通過電腦病毒來竊取信息，這種鑒別方式大大的提高了檔案鑒別的效率，但也存在很多弊端，在進行系統分析時，影響了檔案的價值，同時系統識別的質量不如傳統檔案鑒別的好，會存在一些誤差。

1.3 檔案存儲方式

傳統檔案管理方式在存貯的時候需要人工進行存貯，持續的時間是非常長的，這樣就會消耗大量的人力、物力和財力，檔案種類和數量會持續增加，在檔案的使用上也是非常不便的。電子檔案管理的儲存介質有很多，電子檔案可以存儲在計算機光盤、硬盤中，當然，電子檔案不僅可以在計算機中進行儲存，還能通過計算機網絡實現資料處理與傳送，有效提高了檔案管理的工作效率。

1.4 操作效率

傳統檔案查閱由于物理限制，想要查閱某份檔案，就需要強大的工作量，存儲的檔案越多越不利于文件的查找，而且還需要到當地的檔案藏館，且一份檔案只能被當時接觸到的人瀏覽。電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率，采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，我們在查找檔案時，只需要將想要查詢的檔案名稱輸入進去，就能很快的將電子檔案調取出來，不受空間和時間的限制，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。

2 從操作內容分析傳統檔案管理與電子檔案管理的利弊

2.1 檔案信息的真實性

傳統的紙質檔案鑒別審核嚴格，一旦形成內容和形式基本不再變化，保管得當，原始性和真實性容易保證。電子檔案易于刪改變化，載體多樣，單從內容、形式和載體特征難以確定檔案的原始性和真實性。而且電子檔案將原來看得見摸得到的紙質檔案形式變為虛擬的電子檔案形式，在進行錄入的過程中，稍有失誤就會導致檔案信息失去其真實性，其信息內容出錯的概率和機會遠高于傳統檔案。

2.2 檔案管理的操作性

傳統檔案歸檔、整理、應用全為人工操作，工作量繁雜龐大。電子檔案管理則是應用先進的信息技術，大大降低了同任務下檔案管理的工作量。不過，電子檔案管理的工作方式需要很強的專業知識，它對管理人員有較高的專業技能要求。操作人員不僅要會電子檔案管理的相關操作技能，還要有計算機多種軟件的操作技能和安全防護意識。

2.3 檔案管理的安全性

傳統檔案的文件材料大部分都是紙質的，所以其安全性極易受到威脅，要想保證檔案的完整性和安全性，就必須有完善的管理措施，必須保證檔案室的干燥，還要防止火災，防止蟲蛀。電子檔案是數字化信息，沒有上述存貯安全隱患。但電子檔案存儲載體多，數據程序復雜，部分程序出錯易影響整個檔案信息庫的安全性。此外，電子檔案管理主要是利用計算機進行存儲，應用計算機就不能完全避免計算機的安全隱患—病毒和網絡攻擊。因此，電子檔案管理雖然不必擔憂環境因素的影響，但是需要加強網絡安全的防護，以確保檔案的安全。

3結束語

總之，電子檔案管理模式較傳統檔案管理來說，在很多方面都有了提升，但是，在現階段或未來很長一段時間內，電子檔案管理還不能完全替代傳統檔案管理，我們必須不斷分析電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊，取其精華，去其糟粕，為未來的檔案管理事業做出貢獻。

參考文獻

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