高校學生資助檔案管理的優化路徑探討

張海蛟　付軼

摘要：高校學生資助檔案是學生資助工作的基礎和重要組成部分，“精準扶貧”工作開展以來，社會對高校學生資助檔案管理提出了更高的要求。本文首先解析了學生資助檔案管理的內涵，簡要分析了高校學生資助檔案管理中存在的問題，并探討了管理的優化路徑。

關鍵詞：高校；資助；檔案管理

一、高校家庭經濟困難學生資助檔案的內涵

高校在對家庭經濟困難學生的管理過程中，對困難學生的資助所產生的基礎信息是龐雜的。家庭經濟困難學生資助檔案廣義上應包含高校在對家庭經濟困難學生資助過程中所產生的、有價值的紙質文字材料、圖表、照片，以及高校自身建立的學生資助管理系統中的相關信息。高校學生資助檔案不僅包含專業性的文字材料，還包括電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。高校學生資助檔案分為綜合類、表冊類、財務類、聲像類四大類。家庭經濟困難學生檔案是高校對學生實施“獎、助、貸、補、減”等相關資助的重要依據，只有建立完善的學生資助檔案才能推進資助工作的開展。

二、高校家庭經濟困難學生資助檔案管理的問題

1.學生資助檔案管理方式不規范

第一，檔案的內容缺乏統一的規范。目前，尚未有文件對學生資助檔案的內容有明確的規定。學生資助檔案來源廣泛且分散，檔案的類別復雜，有管理制度、上級部門文件、重要通知、申請表、專項資金撥付文件等。第二，檔案的管理隊伍水平參差不齊。資助檔案多由資助中心和二級學院輔導員保管，但他們本身沒有受過專業的檔案管理培訓，還身兼多職，處理日常瑣事，必然影響管理質量。第三，學生資助檔案保管時限有待明確。資助的項目類型多且雜，每個項目的保管時限不同。

2.學生資助檔案信息化建設滯后

信息化的發展給學生資助檔案的歸檔與管理帶來了新的挑戰。傳統紙質檔案作為資料留存固然有電子檔案不可比擬的優勢，但我們也應該看到紙質檔案有占用資源、動態化管理困難等缺點。首先，傳統的紙質檔案在工作中相對電子檔案占比過高。電子檔案形式豐富多樣，保存和移交更便利，可以節約物力、人力和財力，更適合學生信息的動態化管理。其次，資助信息管理系統的建設相對滯后。貧困學生的家庭經濟情況變化、學籍信息移動都需及時與學生資助檔案對接，這些都要求高校必須加強資助檔案信息平臺建設。

3.學生資助檔案利用率偏低

現階段，學生資助檔案利用率偏低。首先，資助檔案只是作為學生受資助的記錄和憑證，沒有及時跟進學生受資助后的生活、學習情況。檔案中有些優秀的貧困學子事跡本可以作為勵志成才典型，用來引導學生勵志感恩，但實際情況是很多資助檔案束之高閣，對勵志感恩教育發揮的作用有限。其次，貧困生的家庭經濟情況是動態且難以量化的。部分學生在貧困生認定過程中，證明材料易得，造假成本低，影響了部分貧困生檔案的真實性，這必然導致后期貧困生資助工作資助檔案使用率的下降。

三、學生資助檔案管理的優化路徑

1.加強制度規范化建設，實現管理專業化

第一，要建立規范的資助檔案管理制度，明確相應的檔案歸屬管理部門、歸檔時間、對應的部門職責，加強監督機制。第二，明確學生資助檔案的管理內容，對照“獎、助、貸、補、勤、免”資助體系，規范檔案管理內容。第三，確定相關檔案的保存時限。從重要程度和保存價值來看，除了貧困生認定檔案為短期保存，其他內容的材料都應長期保存，這有利于為今后的資助工作及績效考核提供有效依據。

2.推進電子信息化建設，實現數據庫動態化

第一，充分利用教育部的全國學生資助管理中心網等信息管理系統和生源地助學貸款，借助校內學工系統、學籍系統，搭建網絡信息平臺，共享民政部門、學校教學管理部門的相關信息。第二，加大對學生資助檔案管理的資金投入，搭建集網絡登記、信息更新、發布等功能于一體的信息平臺，實現紙質檔案與電子檔案同步發展，不斷提升構建網絡檔案查詢系統的速度。第三，強化檔案管理人員的電子信息歸檔意識，確保信息建設與人員的共同發展，提升檔案管理水平。

3.提高資助檔案利用率，加強學生感恩教育

一方面，要及時更新信息，及時跟進學生受資助后的學習、生活、家庭情況，將揮霍助學金、感恩意識淡薄、弄虛作假的情況計入檔案，成為助學金評定的依據。另一方面，要善于挖掘資助檔案背后的典型事例，加強學生的思想政治教育，把扶貧勵志工程與學生的思想教育系列工程有效結合起來，將誠信教育與勵志感恩教育貫穿始終。

參考文獻：

[1]吳著巖，籍芳芳.高校學生資助檔案立卷歸檔芻議[J].蘭臺世界，2005（35）.

[2]王平.高校貧困生檔案的建立、管理與作用[J].蘭臺世界，2007（23）.

[3]姜旭萍，鄭俊.構建點線面三位一體的高校貧困生認定體系[J].湖北社會科學，2009（11）.endprint