電網企業檔案數字化管理的現狀與策略分析

程東生+俞雯靜

摘 要：檔案信息化建設是新時期檔案管理工作發展的必然方向，檔案數字化是檔案信息化建設工作的重要組成部分。電網企業的檔案文件紛繁駁雜，無論從外部時代要求還是內部管理需要來看，推進檔案管理數字化建設都將成為下一階段檔案管理工作提升的重點。本文從檔案數字化管理現狀著手，重點分析了現階段檔案數字化建設存在的問題，并針對問題提出解決方案，對檔案數字化建設工作的推進提供建議。

關鍵詞：檔案信息化；檔案數字化；管理現狀；解決方案

長期以來，電網企業在檔案收集管理過程開展了深入的探索實踐，提出了集團化、標準化、信息化的工作目標。隨著管理工作的逐步推進，各類型檔案標準模板也相繼制定統一，檔案管理的集團化、標準化已基本完成。信息化工作也在不斷推進，而檔案數字化管理是檔案信息化建設的重要組成部分。推動檔案數字化管理，不僅順應新時期管理要求，更體現出電網企業檔案管理工作的先進性。

1、電網企業檔案數字化管理的現狀分析

電網企業的檔案包括在生產、建設、研發、經營和管理等活動中直接形成的，具有利用和保存價值的各種形式的歷史記錄，既包括日常流轉的公文、簽呈、辦件等文書檔案，也包括電網建設過程中產生的工程檔案、經營管理中產生的財務憑證，還包括企業所獲得的榮譽、表彰等。因此，電網企業的檔案內容駁雜，檔案數字化管理的工作任重道遠。

1.1 檔案數字化管理現狀

電網企業的檔案管理基本按照總部、省、市（縣）三級劃分。就目前情況來看，隨著協同辦公系統一級部署的全面完成，公文等文書檔案已經基本完成了數字化建設。錄音錄像等聲像檔案在總部和省公司層面也基本完成了數字化的轉換和存儲，市（縣）供電企業由于受場地、資金、人員等方面條件制約，雖然或多或少的開展了聲像檔案的數字化轉換，但是無論是在轉換率還是在存儲條件上都不能完全滿足總部的管理規定。

形成鮮明對比的是，大量的電網工程檔案和財務檔案等仍然是以紙質原版為主，基本沒有開展數字化轉換或者備份。不僅占用了大量的場地柜架，也不利于檔案的快速檢索。所以目前工程檔案和財務憑證基本還是通過紙質版歸檔儲存。

1.2 檔案數字化管理存在的問題

結合前文所述，目前檔案數字化管理存在的主要問題如下：一是總部、省、市（縣）三級現狀不均衡。受場地、資金、人員素質等多方面影響，市（縣）層尤其是縣一級供電企業在檔案管理方面的投入嚴重不足，從事檔案管理的人員幾乎全部為兼職，而且人數也只有1-2人。由于檔案信息化管理工作的快速發展，縣一級供電企業的檔案室往往通過“湊零為整”的方式設置，即通過辦公場所的優化，拼接改造出檔案室，雖然在存儲面積和使用功能上滿足管理要求，但是早已不能滿足數字化管理需要，不僅數字化存儲設備配置不齊，而且場地規模也難以滿足管理要求。所以市（縣）公司檔案數字化管理直接面臨著人員不足、場地受限的軟硬件環境雙重限制。二是各類檔案數字化難易不均衡。對于公文、聲像等檔案，由于前期已基本實現了電子化流轉或數據化留存，所以后期的數字化可能只需要進行系統的錄入、導入或者存儲介質的轉換。而對于電網工程檔案和財務憑證等紙質檔案，如果要開展數字化工作，不僅需要花費大量的人力時間進行掃描登記，而且數字化檔案在檢查或審計時的可用性還值得商榷。所以影響檔案數字化工作最大的問題還是數字化檔案的實際應用效力和數字化工作部署。三是紙質檔案的后續處理不到位。對于各類別的紙質檔案，在電網企業的管理制度當中都有明確的保管年限和相關處理的流程說明。但是在實際管理過程中，一是由于檔案保管由辦公室負責，那么財務部等部門無法直觀意識到檔案堆積數量和管理難度，往往只能通過辦公室通知、聯系等督促專業部門對檔案進行處理。二是在處理過程中往往對處理機構的資質有相當的專業性要求，對于部分三、四線城市而言都不一定能夠找到一家符合條件的單位，更遑論縣公司了，也給檔案銷毀處理帶來不便。三是雖然明確了相關檔案的保管年限，但是在實際的檢查和審計過程中，對于一些歷史遺留問題仍有可能進行追溯，超過規定的保管年限，為了避免這種情況發生，往往也不能輕易對檔案進行銷毀清理。

2、電網企業檔案數字化管理的對策研究

2.1 完善數字化檔案管理應用體系

要推動檔案數字化管理工作進步，首先應該完善數字化檔案應用的全流程管理體系，即明確哪些檔案必須數字化，哪些檔案必須數字化與紙質原稿同時保存，同時對數字化檔案的效力進行明確，包括數字化檔案在檢查、審計中的可用范圍、可用程度等。通過完善數字化檔案管理的應用體系，可以解決哪些檔案需要數字化和數字化檔案是否有用等兩個問題。至于規避下級單位在檔案數字化過程中的作假行為，萬全可以通過檢查考核、統一轉換、技術保障等途徑實現，確保數字化檔案的真實、完整。

2.2 加大市（縣）級公司檔案數字化管理的投入

由于檔案數字化管理不僅僅是檔案本身的數字化轉換，還包括智能檔案室建設、專用存儲設備配置等內容。本身檔案數字化就需要配置大量專用設備進行轉換，而存儲設備的配置更需要專門款項資金進行購置。如果說專用存儲設備和轉換設備還可以通過專項資金解決，那么困擾市（縣）公司的最大問題就是智能檔案室的建設了。檔案室往往根據辦公樓而定，目前部分市（縣）公司的辦公樓建成于2005年甚至更早，無論在樓宇建設還是空間設置方面都不可能考慮按照智能檔案室的規范建設標準進行配置，如果改造或者進行方案變更一是產生資源浪費，二是也不利于標準化建設。所以與數字化管理相匹配的智能檔案室建設才是困擾市（縣）公司最主要是縣公司的核心難題，且短期內難以得到有效解決。

2.3 嘗試開展檔案收集整理外委

由于市（縣）公司受人員數量、業務素質等方面的制約，所以難以保證有充足的合格的專兼職檔案管理人員。因此建議在省一級層面進行統一規范，對非核心的、不涉密的檔案收集整理和數字化管理工作進行外委，一方面大大減輕內部人員工作強度，另一方面也可以一定程度上提升檔案收集整理專業水平。尤其是如果可以與一些專業的檔案收集整理單位建立長期合作關系，不僅有利于提高質量，更能夠解決市縣公司人力資源不足的問題。

3、結束語

檔案信息化建設工作任重道遠，檔案數字化管理也是舉步維艱。檔案工作雖不起眼，但是卻默默記錄著一個公司的發展歷程，直接反映著一個公司的管理業績，關系到一個公司的檢查審計。檔案管理的規范與否，絕不僅僅只是專業管理部門的責任，更是公司上下通力合作的結果。推動檔案數字化是檔案管理工作未來發展的大趨勢、大方向，也是企業信息化管理的內部要求，必須高度重視，加大投入，真正實現檔案信息共享，為企業科學和諧發展提供助力。

參考文獻：

1、王學平，淺析我國檔案數字化建設實踐與發展策略【J】，檔案學通訊，2011年第6期，54-57

2、葛紅，企業檔案信息化建設的實踐與思考【J】，檔案學通訊，2011年第1期，92-94endprint