探究如何利用現代化的管理方法創新完善當前的檔案管理

劉國萍

摘要：檔案管理現代化是檔案管理事業發展的重要途徑，現代化的檔案管理不僅要求具有現代化的檔案管理工作意識，同時還要配合提供相關條件。

關鍵詞：檔案管理；現代化；措施探討

本文主要分析現代化檔案管理事業對檔案管理工作提出的具體要求，在此基礎上總結檔案管理現代化的意義，以及促進檔案管理現代化的措施。

一、檔案管理現代化的基本要求

（一）檔案管理的無紙化

檔案現代化管理的主要目的在于提高檔案管理的準確率，降低傳統檔案管理方式帶來的工作壓力，有效節約使用檔案管理資源。目前檔案管理現代化的最真接標志就是檔案管理的無紙化。首先，注重在檔案管理工作中普及使用計算機及相關的設施設備，使檔案管理依靠先進的信息技術來進行，從而實現檔案資料的虛擬存儲和運行，實現檔案信息的精細管理和快速運行。其次，檔案管理在無紙化的時間，還要求構建科學的檔案管理工作模式，著力形成檔案管理的信息化傳遞機制，從而消除以往紙制檔案傳遞中帶來的問題，使數據信息在各部門之間進行有效的傳遞，不斷提高數據信息的傳輸效率，實現檔案資源的優化使用。

（二）檔案管理的微縮化

現代化的檔案管理要求有效節省檔案管理資源，要求在限定時間內處理現多的檔案信息，因此必須實現檔案管理微縮化，借助微縮設備實現對檔案資源的全面管理。首先，強調使用有效的壓縮技術，對各種檔案數據資源進行壓縮處理，這樣可以在有限的存儲空間內存儲更多的數據信息，并且可以實現數據信息的快速傳遞。其次，通過壓縮技術來提高檔案數據的運算速度，解決檔案數據信息運算慢的問題，實現圍繞現代信息渠道進行檔案數據的快速傳遞目標。第三，通過微縮技術實現檔案的安全存儲，有助于借助光盤等介質進行數據檔案資料的長久保存目標。第四，現代微縮技術是檔案數據進行處理和檢索的基礎，只有在微縮的基礎上支持數據的提取，才能發揮出智能化檔案數據管理的實際價值。

（三）檔案管理的系統化

為了全面提高檔案管理工作的效率，解決傳統檔案管理工作存在的問題，應當使用系統化的方式方法，著力提高檔案管理的效率，促進相關部門和人員參與到檔案管理工作中來。首先，形成完善的檔案數據的運行系統，由專職檔案管理人員進行專業的檔案制作，由各部門兼職人員協助檔案管理人員進行數據信息的收集，以及數據信息的匯總工作。其次，要求檔案數據信息在各種環境下進行無障礙的傳播和高效使用，保證不因為計算機系統不兼容等問題影響檔案使用的效率。

二、現代化檔案管理方法的重要價值

（一）現代化管理方法是做好各項工作的基礎

檔案管理現代化是相對概念，主要指的是對傳統檔案管理方法的全面改進，從而有效消除檔案管理中存在的問題，提高檔案管理工作的效率。目前檔案管理雖然已經普遍的使用計算機，但是檔案管理的理念仍停留在紙制階段，還需要通過信息技術的普及，實現檔案管理的智能化目標，從而推進相關工作的快速發展。首先，檔案管理現代化可以推進檔案管理實踐不斷向前發展，有助于針對當前檔案管理工作中存在的問題提出創新性的解決方式，全面提高檔案管理工作的效率，解決好檔案管理中的實際問題。其次，檔案管理現代化意味著檔案管理工作與前沿的信息技術相結合，可以把各種技術方法運用到檔案管理工作當中，有助于促進檔案管理技術的革新，目前檔案管理技術正在向著智能化的方向發展。第三，檔案管理的現代化已經由單純的檔案制作向著檔案信息挖掘的方向發展，檔案信息的價值日益顯現出來，因此使檔案管理工作得到更多重視，并且迎來了檔案事業發展的黃金時期。

（二）全面提高檔案管理系統的物質基礎

隨著計算機和互聯網的快速發展，檔案管理現代化意味著檔案管理設施設備的更新換代，意味著傳統的檔案管理工作方式和管理工具逐步的退出歷史舞臺。推動檔案管理工作的現代化，不僅帶動了檔案管理事業的革命，同時也使相關工作出現全面的革新。首先，檔案管理的現代化以信息技術以為依托，信息已經成為最主要的檔案管理資源。為了有效的收集信息，就必須進行智能化的軟件系統的開發，就必須進行信息設備的更新，就必須以更新現有的信息存儲設備、信息檢索設備和信息分析設備。其次，為了達到與檔案信息化管理相協調的目標，就必須使各部門配合做好信息檔案管理工作，同樣要加強各部門信息化管理工作，注重辦公自動化的升級，有效減少辦公系統管理中存在的問題。第三，為了滿足信息化檔案管理的需要，還要進行相關專業人員的培訓，不僅要保證檔案管理人員有相關專業技術，同時還要提升相關專業技術人員能力素質，以便配合做好檔案管理工作，從而帶來整體信息化能力水平的提升。

三、檔案管理現代化的主要措施

（一）轉變檔案管理工作理念

為了實現檔案管理現代化目標，必須轉變檔案管理工作理念，解決傳統檔案管理工作的問題。首先，樹立依靠現代信息科技進行檔案管理工作的意識，著力引進先進的管理設施設備，圍繞信息化檔案管理工作的需要，形成現代化的檔案管理工作制度，解決傳統的檔案管理制度與檔案管理工作不適應的問題，同時面向現代化目標對傳統的低效檔案管理方法進行改革。其次，認真研究檔案管理工作規律，建立起現代化的檔案管理工作體系，圍繞現代化的檔案管理工作目標創新性的開展信息技術應用有活動，全面提高檔案管理質量。第三，提升檔案管理工作標準，普遍標準化檔案管理意識，使檔案管理的各項要求貫穿于日常工作始終，實現檔案信息的有效傳遞，做到檔案在網絡化平臺中的有效銜接。

（二）加強現代化人才的引進工作

檔案管理現代化依靠檔案管理人才的現代化，只有注重引進專業的檔案管理人才，才能更好滿足現代化檔案管理工作的需要，切實發揮出信息技術的實際作用。首先，根據檔案管理信息化與網絡化的發展趨勢，引進具有信息化背景的專業檔案管理人才，依靠現代化檔案管理人才全面提高檔案管理工作水平。其次，重點研究當前檔案管理工作的各項業務，實現各項業務的專業化操作，不僅要培養檔案事業的通才，還要培養檔案事業的專門人才，特別是對于檔案管理系統的軟件開發，檔案管理工作的智能化信息檢索方向，培養專業化的檔案管理人才。第三，對現有檔案管理人員全面普及新技術，圍繞著現代化檔案管理工作的需要，注重普及網絡知識和各種先進設施設備的操作使用技能等。

四、結論

做好檔案管理工作必須依靠檔案現代化途徑，著力培養有專業技能的現代化檔案管理人才，在有序更新現代化設施設備的基礎上實現檔案管理的現代化，從而解決傳統檔案管理中的問題，促進檔案管理事業的快速發展。endprint