農業科研單位辦公自動化系統高效運行的障礙分析和對策建議

紀素蘭+張木蓮+馬曉杰

摘要：以江蘇省農業科學院為案例，通過對現行辦公自動化系統建設運行情況的調查研究，深入剖析存在的主要障礙和共性問題，有針對性地提出優化系統功能、強化網絡環境、完善管理體系等對策建議，為農業科研單位的現代化提供強有力的技術支撐。

關鍵詞：農業科研單位；辦公自動化系統；系統功能；管理體系；障礙分析；對策建議

中圖分類號： G311文獻標志碼： A文章編號：1002-1302（2017）12-0304-03

習近平總書記指出“沒有信息化，就沒有現代化”。辦公自動化系統建設作為信息化建設的重要組成部分，已成為推進事業發展的一項基礎性工作，得到普遍重視和廣泛應用[1]。近年來，農業科研單位投入大量的人力、財力、物力，加強辦公自動化系統建設，逐步實現了管理工作的規范化、流程化、信息化、現代化，有效提升了管理工作的質量和效率[2]。但隨著農業科研單位轉型升級的發展和現代農業科研院所建設的深入，辦公自動化系統在建設、運行、管理過程中不斷呈現出新的共性、難點問題[3]。為此，本研究以江蘇省農業科學院為案例，通過對其辦公自動化系統建設運行現狀和存在問題的調查分析，有針對性地提出推進系統高效運行的對策措施，以期為農業科研單位的現代化提供強有力的技術支撐。

1辦公自動化系統建設運行現狀

江蘇省農業科學院的辦公自動化系統起步較早，1997年開始建設。經過近20年建設運行，基本建成了符合單位實際、具有自身特色的辦公自動化系統，逐步實現了工作便捷化、管理信息化、決策智能化。

1.1基礎設施建設逐步完善

先后配置了高性能服務器群、核心交換設備等基礎設備，更新升級主干網絡，高標準改造核心機房，完善了網絡隔離系統、網絡防火墻、防攻擊篡改措施、網絡接入認證系統、用戶實名認證系統等安全防護系統，為辦公自動化系統的運行提供了穩定、安全的環境。1.2重點領域系統應用逐步推開

建成10個涉及電子政務、科研業績考核、人事管理、財務和國有資產管理、預約報賬、檔案管理、工程建設、職稱申報、大型儀器共享和預約等主要管理工作領域的輔助辦公和規范管理的應用系統，建立院門戶網站、內部郵件系統、意見箱等網絡互聯和信息交換公共平臺，基本形成了覆蓋全院、功能完善、流程規范的辦公自動化系統，初步實現了辦公數字化、數據電子化、服務網絡化、信息公開化。

1.3規范管理和優質服務實效初顯

系統良好的互動性，進一步拓展了院與公眾間互動交流，公眾可以利用網絡和系統應用更便捷地了解、理解、參與公共事務的決策，管理部門也可以更直接地傾聽公眾意見，及時采納合理化建議，優化辦事流程，提供優質服務，逐步實現了高效工作、精細管理、科學決策。另一方面，系統的建設運行在一定程度上也實現了管理部門的扁平化，保障了信息傳遞的準確性和政策措施的貫徹落實，促進了部門間的合作，提高了協同辦公能力，推進建立科學、規范、優質的管理服務體系。

2辦公自動化系統高效運行中存在的主要障礙和難點問題

隨著信息技術領域的快速發展以及現代化農業科研單位建設的深入，辦公自動化系統在建設和運行過程中還面臨著不少的困難和問題，甚至部分是信息化建設的共性問題。

2.1信息資源利用和共享效率偏低

由于缺乏統籌規劃，應用系統均為按照業務職能獨立建設運行，存在信息標準不統一、數據接口不兼容、服務體系不完備等問題，導致各平臺間處于分隔狀態，互聯互通不暢，形成了“應用孤島”“信息孤島”“資源孤島”，造成信息利用和共享效率偏低。另一方面，由于對科技人員的需求調查不足，在系統投資立項時，存在很大的主觀性與盲目性，系統的服務功能不夠完善，整體利用率較低。同時由于大多數部門輕視甚至忽視數據庫建設，普遍存在信息資源長期存儲、開發利用低的問題。

2.2系統功能開發應用不到位

一直以來，江蘇省農業科學院高度重視辦公自動化系統的建設，但與之不協調的是，重建設輕管理、重硬件輕軟件的現象時有發生，系統功能未能得到有效開發和利用。一是公共服務平臺中會議管理、車輛管理等業務管理模塊尚未啟用，處于閑置狀態；二是系統的決策服務功能尚未體現；三是集行政會議、業務培訓、應急指揮等一體化的多媒體通信平臺還未建設。同時，由于宣傳培訓力度不夠以及工作人員的傳統工作方式和思維定勢，目前，系統應用仍處于雙軌運行、傳統為主的狀態，系統的便捷化、集成化、現代化功能未能真正實現。

2.3網絡環境支撐和安全防范措施滯后

系統的建設運行基于局域網，與公共互聯網相連，內外網交織，雖建立了一系列邏輯隔離措施，但還不具備很強的防御能力，仍存在嚴重的安全漏洞，極易受到網絡病毒攻擊和木馬竊密，網絡安全和數據安全形勢嚴峻。同時，由于系統和網站均未開展等級保護的認定與備案工作，還存在網站安全防護措施不到位、網絡安全保護技術措施不完備等問題，安全防護措施須進一步強化。此外，隨著數據資源下載共享等互聯網應用日益增多，現行系統已逐漸出現硬件設施破損老舊、交換機及光電設備超負荷運轉、光纖寬帶信號衰減嚴重等問題，網絡環境支撐不足。

2.4信息技術和管理人才缺乏

系統的高效運行和安全管理，主要取決于信息技術人員和信息管理人員的綜合素質。江蘇省農業科學院信息技術人員一般由網絡中心成員擔任，非專業科班出身，系統技術開發和維護水平有限，甚至出現數據丟失、運行不暢等問題。信息管理人員一般由職能部門工作人員兼任，對信息技術掌握度不夠，同時由于身兼數職，信息收集整理、傳遞發布的時效性和主動性不強，系統管理工作效率較低。

2.5規范的管理運行機制還未建立

完善的組織管理構架和規范的管理制度是辦公自動化系統高效運行的基礎。目前，由于缺少統一領導，業務應用平臺分屬不同部門管理，各自為政，缺乏權威的協調機構與有力的協調機制，導致權責不明、效率低下、關系繁瑣、管理混亂松散等問題，形成“管理真空”“管理缺位”。同時，由于多頭管理，高效運行的長效管理機制尚未建立健全，有待進一步完善。endprint

3推進辦公自動化系統建設和高效運行的對策建議

針對以上主要障礙和難點問題，農業科研單位應針對性開展系統功能優化、網絡環境完善、管理體系創新等措施，探索建立服務需求、開放創新、協同辦公為導向的應用機制，探索建立院為統領，職能部門為基礎，共建共管、分級負責的組織管理機制，探索建立以管理規范、制度健全、安全保密為基礎的保障機制，為科技事業的創新轉型發展提供強有力的技術支撐。

3.1優化系統功能，提高信息資源共享率

3.1.1頂層設計，統籌規劃，推進系統整合和資源共享辦公自動化系統是一個龐大的復雜工程[1]，須按照規范、標準的要求，統籌規劃，建設具有統一支撐環境、數據管理、信息門戶的高度集成協同、覆蓋全院的“大辦公平臺”（圖1），全面提升信息資源利用率。一是建立統一的數據中心和信息交換中心，促進系統中產生的數據資源在中心中存儲和交換，形成高度集成的綜合數據庫群，徹底解決信息碎片化、信息孤島、應用孤島問題，實現信息資源由分散獨享向集中共享轉變，最大限度地提升信息資源的利用率。二是建立統一的身份認證和用戶管理平臺，實現單點登錄和統一信息門戶管理，推進系統的整合和互通互聯，形成一體化的協同辦公系統，徹底打破流程分割、系統分隔問題，實現辦公方式由單一集約化向復合集約化轉變，全面提升系統的“一站式”管理和服務能力。

3.1.2加強調研，關注需求，推進功能優化完善不斷維護和更新是保持辦公自動化系統管理活力的關鍵[2]，須按照便捷、高效的要求，優化完善系統功能，提高系統的使用頻率和效率。一是加快系統功能的開發，推進公共服務模塊的開發，實現行政管理、個人事務、后勤服務等工作的流程化、規范化；拓展檔案管理系統功能，重視電子文件長期保存和開發利用，加強名人檔案數據庫，推進數字檔案館建設；建立視頻會議等內部通訊平臺，推進內部信息交流更加快捷通暢。二是啟動移動辦公系統建設，建立立體化辦公平臺，最大程度保障無論在哪里、無論是誰，只要有移動設備和網絡，均可實現遠程辦公。三是細化完善系統流程，設計簡

潔、方便、人性化的操作界面，提高系統使用的便捷性。四是加強系統維護和更新，不斷擴充系統功能，實時更新數據資源，保持系統的管理活力。

3.2完善網絡環境，筑牢系統安全防線

3.2.1建立信息安全防護體系建設安全可控的內部網絡，實現內外網分離，實現系統的安全接入和運行，保障系統和信息資源安全。開展信息系統和網站等級保護檢測與認定，配置網站安全防護設備、網管軟件、上網行為管理系統等設施，實現網絡安全的監控預警以及網絡行為的精準識別，提高系統的自我安全防護能力。配置基礎信息設備和軟件，建成功能性服務支撐平臺，提供安全、高效的網絡環境。

3.2.2建立虛擬專用網絡（VPN）啟動建設VPN平臺，進一步擴展院局域網，建立院外與院內網絡間可信的安全加密連接，實現遠程數據交換利用安全。

3.3創新管理體制，構建高效運行的長效機制

3.3.1加強組織領導組建院信息化建設領導小組，由院領導擔任組長，職能部門負責人為領導小組成員。其中領導小組總體負責系統建設的統籌規劃和決策領導，網絡中心具體負責系統的規劃建設、管理維護、技術支持，相關職能部門主要負責本部門業務應用系統的建設、維護、更新等工作，并帶頭支持、推廣使用系統，逐步形成院為統領，職能部門為基礎，共建共管、分級負責的組織管理體系。

3.3.2健全制度體系進一步建立健全網絡安全維護、系統審核、設施設備管理、信息審核更新、安全防護等規章制度，明確管理責任，規范流程標準。強化規劃引導，嚴格項目建設管理，加大系統統籌協調推進，逐步形成共建共管機制。

3.3.3加快人才培養加強信息技術和管理人員的業務知識學習培訓，促進熟練掌握計算機和信息工程技術，提高系統開發和規范管理水平，逐步形成一支信息化建設和管理人才隊伍。建立完善人才激勵機制，充分調動人才主動性、積極性、創造性。加快系統功能和使用技能宣傳培訓，提高系統的應用水平。

參考文獻：

[1]桑春曉. 高校行政管理辦公自動化系統研究[D]. 成都：西南交通大學，2006.

[2]吳永志，戚行江，謝鳴. 農業科研院所網絡信息化管理的創新實踐與思考[J]. 農業科技管理，2009，28（2）：48-50.

[3]紀素蘭，辛紅霞. 農業科研單位辦公自動化系統高效運行的障礙分析[J]. 農業網絡信息，2013（10）：105-107.姜麗麗，仝愛華，喬心陽. 基于DEA-Tobit模型的家庭農場經營效率及其影響因素分析——對宿遷市宿城區的實證研究[J]. 江蘇農業科學，2017，45（12）：307-310.endprint