淺議檔案信息化建設(shè)與檔案管理

姚遠(yuǎn)飛

摘要：檔案信息化通過對檔案文件的電子化、數(shù)字化處理和管理來提升檔案工作的效率，可以說其是一種符合時代發(fā)展要求的檔案管理模式及手段，也是目前檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路。對于檔案信息化而言，其并非簡單的對檔案進(jìn)行電子化處理，其是一項(xiàng)長期性、系統(tǒng)性的工作，因此要想對檔案信息化進(jìn)行準(zhǔn)確的掌握，就需要對其特點(diǎn)、內(nèi)涵、要求等進(jìn)行深入了解，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，從而保證其在實(shí)際中可以發(fā)揮出最佳的檔案管理效果。

關(guān)鍵詞：檔案工作；檔案信息化建設(shè)；檔案管理

一、檔案信息化的內(nèi)容及特點(diǎn)

檔案信息化簡單來說就是采用信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)作為執(zhí)行檔案工作的主要工具和載體，其將原有的紙質(zhì)化檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理方式，在信息資源的采集、處理、保管、應(yīng)用中全部由信息技術(shù)及程序指令來完成，在此過程中突出的是無紙化辦公的特點(diǎn)。并且在此種辦公方式中其所應(yīng)用的管理理論、內(nèi)涵等都有了突破性發(fā)展，相較于傳統(tǒng)管理模式，檔案信息化在檔案利用率上有著非常明顯的優(yōu)勢，同時其所提供的檔案服務(wù)也更加多樣，這促使檔案管理向著更高層次發(fā)展。

二、檔案信息化在檔案管理中的作用及表現(xiàn)

（一）改革性

檔案信息化建設(shè)的推行打破了原有的檔案工作結(jié)構(gòu)，通過管理結(jié)構(gòu)的重組對工作內(nèi)容、人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行重新劃定，其所帶來的改變可以說是對傳統(tǒng)檔案管理結(jié)構(gòu)的一種顛覆。并且在檔案信息化建設(shè)中其所帶來的創(chuàng)新機(jī)制對管理中的缺陷問題進(jìn)行了補(bǔ)足，從管理理念、模式、措施等部分進(jìn)行了全面的革新，使其改革性質(zhì)也愈發(fā)突出。

（二）時效性

檔案信息化的時效性主要表現(xiàn)在其需要適應(yīng)社會發(fā)展速度等方面，在現(xiàn)代社會信息技術(shù)的發(fā)展可以說是日新月異，而檔案信息化的核心就是信息技術(shù)的支持，因此在其長期發(fā)展的過程中必須要適應(yīng)信息技術(shù)的變化及發(fā)展，這樣才能保證其建設(shè)可以滿足現(xiàn)今檔案工作中不斷增多的要求。在檔案管理中所使用的軟件需要及時的進(jìn)行更新，保證管理系統(tǒng)達(dá)到最新的科技級水平，以此通過掌握發(fā)展的時效性來提升檔案信息化建設(shè)的完成度。

（三）價值性

檔案信息化建設(shè)能夠擴(kuò)展檔案信息資源，完善檔案結(jié)構(gòu)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合和共享，從而大幅度提升檔案資源的利用價值。在整合檔案信息資源的過程中，檔案自身的經(jīng)濟(jì)價值、政治價值、文化價值、社會價值會隨之增值，使傳統(tǒng)的“死檔案”變成信息化的“活資料”，為檔案使用者提供更為全面、詳細(xì)的信息服務(wù)。

三、檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施主要是指在檔案信息化管理中所必須的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備，只有保證基礎(chǔ)設(shè)施的完善才能使檔案管理中所應(yīng)用的技術(shù)得到推廣和普及，從而使檔案信息資源可以得到高效、全面、實(shí)時的信息共享和傳遞，才能通過基礎(chǔ)設(shè)施的完善來構(gòu)建單位內(nèi)部完善的檔案信息傳遞網(wǎng)，提高檔案收集、處理效率。

（二）檔案信息資源建設(shè)

為了保證檔案的規(guī)范性、可查性，需要對卷宗建立完整的檔案目錄，同時建設(shè)相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案資源及時的進(jìn)行錄入、儲存，從而保證檔案資料的全面性、豐富性，進(jìn)而為相關(guān)人員提供完善的檔案服務(wù)。

（三）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

對于檔案信息管理系統(tǒng)可以依據(jù)單位的實(shí)際需求來進(jìn)行購買或是自行開發(fā)，對于管理系統(tǒng)的選擇通常是以通用性、兼容性良好的軟件為主，以此來保證管理系統(tǒng)在使用中可以維持在高效率的應(yīng)用狀態(tài)。

（四）安全保障體系建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)開展中需要注重對其安全防護(hù)體系的完善，為了避免檔案在管理中出現(xiàn)泄漏的情況，需要建設(shè)完善的安全保障體系，設(shè)置檔案管理權(quán)限及使用權(quán)限，避免檔案被篡改，同時還需注重安全軟件的設(shè)置和更新，確保安全防護(hù)系統(tǒng)的完善。

四、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施建議

（一）完善檔案信息化工作體系

檔案信息化的建設(shè)需要相應(yīng)的工作體系予以保障。因此，有必要構(gòu)建起完善的檔案信息化工作體系，具體從以下幾個方面著手：其一，要明確管理體制，并對運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行不斷完善。其二，要進(jìn)一步完善相關(guān)的法規(guī)制度，對工作行為加以規(guī)范。應(yīng)當(dāng)制定檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)規(guī)劃及工作任務(wù)分解表，對目標(biāo)任務(wù)、完成時限以及責(zé)任單位加以明確。同時，建立完善的績效評估體系，采取以評價促建設(shè)的方式逐步推進(jìn)檔案信息化工作開展。

（二）推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享

檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容是資源建設(shè)，所有的業(yè)務(wù)工作也都需要圍繞這一核心展開。為此，在當(dāng)前的新形勢下，應(yīng)當(dāng)將工作的重點(diǎn)放在推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享兩個方面。首先，要逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。應(yīng)遵循科學(xué)合理的原則編制相應(yīng)的工作計(jì)劃，并強(qiáng)化監(jiān)督檢查，確保檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行。

（三）健全技術(shù)支撐和資金保障體系

進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，技術(shù)是不可獲取的重要因素之一，而各種設(shè)施的建設(shè)則需要大量的資金投入。因此，除了要健全技術(shù)支撐體系之外，還要確保相關(guān)資金充足到位。這樣才能保證檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，檔案信息安全、可靠。首先，應(yīng)完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。可將檔案信息化建設(shè)資金納入到財(cái)政預(yù)算當(dāng)中，并以年為單位投入基建和運(yùn)維費(fèi)用。同時，可采取合作開發(fā)集服務(wù)外包的方式，來創(chuàng)新檔案信息化投入機(jī)制，并積極鼓勵各級檔案部門開展技術(shù)攻關(guān)。其次，強(qiáng)化軟、硬件建設(shè)。除配備相關(guān)的設(shè)施及設(shè)備外，還要對現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行及時更新，為檔案信息化工作的開展提供良好的環(huán)境，即后代產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)能夠?qū)ι弦淮a(chǎn)品實(shí)現(xiàn)完全兼容及格式升級。而不同地域的檔案信息化產(chǎn)品也應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)上保持高度的一致性，從而為檔案信息資源整合與共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。再次，應(yīng)加強(qiáng)安全方面的建設(shè)。要及時對各種殺毒軟件進(jìn)行升級，并采用當(dāng)前最為流行的身份認(rèn)證和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等技術(shù)，同時，加強(qiáng)訪問控制，并建立相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，對備份機(jī)房及其技術(shù)條件提出明確規(guī)定，保證檔案信息安全。最后，要加快推動網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通進(jìn)程。可以依托現(xiàn)有的省際專用網(wǎng)絡(luò)和各地政務(wù)信息資源網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)各級檔案管理部門的互聯(lián)互通，借此來構(gòu)建起檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺。

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