基于成都院信息化平臺的會議管理系統優化研究

張 曉 艷

(中國電建集團成都勘測設計研究院有限公司，四川 成都 610072)

基于成都院信息化平臺的會議管理系統優化研究

張 曉 艷

(中國電建集團成都勘測設計研究院有限公司，四川 成都 610072)

有效決策從高效會議開始，會議室作為企事業單位進行決策管理和解決問題的重要場所，屬于共享資源，是辦公自動化系統革新不可缺少的重要分支。隨著OA系統的快速發展，會議管理系統也在不斷革新，但是其靈活性、功能性和高效性都相對較差，亟需全面建設與提升。本文主要以成都院會議管理系統為例，全面論述其系統現狀與存在的主要問題，通過將會議管理系統作為一項子功能嵌入到OA系統中，并對該系統的優化思路、目標、流程以及運行保障措施等方面進行了全面探討，以期對會議資源進行智能管理，加強共享服務，達到“即時操作、即時見效”的效果，實現企業降本增效的總體目標。

OA系統； 會議管理； 流程優化； 降本增效

0 前 言

隨著信息技術的快速發展，信息化管理模式推動了企業的管理手段和辦公方式的革新，眾多行業已基本引入辦公自動化(Office Automation-OA)系統(以下簡稱“OA”系統)，提高了辦公效率。會議作為一項特殊的工作任務在促進信息交流、追蹤工作進度和提高工作效率方面具有十分重要的作用，會議能否順利召開直接影響企業的管理效果和對外的整體形象。基于對會議管理的現實需求，進行會議室管理系統的信息化建設已是大勢所趨。

在以集約管理為目標的信息化建設的大趨勢下，大多數企業信息化建設均重點關注核心業務或者重點工作領域，而會議室預定管理仍以“線下人工型”的管理方式居多，其管理手段較為陳舊，工作“痕跡”多停留在人工記錄或簡單的電子表格記錄；同時，系統協調性差，存在低效、冗雜、高成本、易出錯、資源浪費等問題。而“線上智能型”管理方式因受組織理念、企業文化與發展程度等因素的影響，其普及程度較低，目前主要集中于信息化、網絡化程度較高的企業，擁有OUTLOOK、OA或ERP等辦公軟件的支撐。在當前會議室資源有限的條件下，為全面保障各項會議都能順利進行，更好地為領導決策、內部討論服務，提高企業的工作效率，對傳統的會議室預定管理系統進行革新已迫在眉睫。本文界定的會議管理系統是指專門為會議的召開提供會議室查詢與預定、會議服務、會議室資源管理的一體化服務系統。

1 成都院會議管理系統的現狀分析

1.1 現狀描述

1.1.1 線下電話專人預定模式

目前，成都院會議室預定方式仍采用較為傳統的線下電話預約，根據會議室的不同歸口管理，申請者首先需給專門負責此會議室的文秘打電話預定，再致電物業中心重復登記信息，物業中心將預定情況告知會務處，會務處登記會務服務表并安排對應的會務服務工作。隨著企業快速發展，其經營活動日益頻繁，有限的會議室不能滿足當前會議需求。當會議預定出現沖突的時候，申請者只能先與物業中心或者管理會議室的文秘聯系，詢問會議室先前預定方的基本情況；申請者再致電與預訂方進行協調；協商好后還需致電物業及文秘處，告知最后的會議室協調結果，并登記預定信息。如果協調失敗，則需重新預約或更改會議時間，不然就只能取消會議，并將協調后的結果一一致電告知參會人員。此種模式的預定與協調流程耗時費力，具體預定流程如下圖1所示。

1.1.2 線上網頁自助預定模式

成都院作為中國電建集團公司特級子企業，積極推動信息化建設與業務流程整合，從2003年10月起就已正式啟動OA系統辦公。為進一步深化成都院綜合辦公業務全面成本管理，力求降本節支，數字中心通過對系統的持續優化與完善，其綜合辦公業務已逐步形成網絡一體化。其中，會議室作為辦公系統的重要分支也進行了相應的信息化建設，在OA平臺內專設“會議管理”模塊，包括主題空間、會議安排、待開會議、已開會議、會議資源五個子系統，著眼于將線下專人預定轉為線上網頁自助操作，員工可自助在網頁上面進行會議室的預定與查詢，相對傳統電話會議預定模式而言，此系統已經體現出“智能、便捷、高效與資源整合”等優勢。但是，因系統后期的宣傳與推廣不到位，多數員工對OA系統中的會議管理模塊缺乏了解，沒能充分認識到信息化建設給會議管理帶來的諸多便利，導致會議管理系統基本處于未使用狀態。目前僅在OA平臺信息公示欄上以表格的形式簡單顯示“院會議室使用情況表”，運行狀態遠不能滿足頻繁、臨時突發的會議需求，應用效果不佳。

圖1 成都院線下電話會議室預定流程

1.2 存在的主要問題

1.2.1 傳統預定方式流程繁瑣，耗時費力

成都院傳統的線下電話預約模式要求申請員多次多處重復登記信息，流程繁瑣，工作效率低下。有時因申請者疏忽，遺漏流程，造成文秘、物業及會務組三方會議室占用情況登記不符，出現會議室被兩個部門同時預定、或者會議開始時而會議服務人員還未就位等問題，嚴重影響會議的正常召開，破壞企業對外的整體形象。當會議預定出現沖突時，要求各方必須在第一時間順利對接、多方協調，其難度系數較大。同時，這種預約流程的設定至少需要多人專門負責會議室的預定管理工作，加大了人工成本，不利于企業降本減支。

1.2.2 記錄方式采用紙質文檔，不易保存

會議室預約登記、會議服務簽字確認均采用比較傳統的紙張記錄，這種方式存在諸多問題：首先，紙質文檔不利于信息的快速查閱，效率低下；其次，會議服務存在后期補簽的現象，流程不規范；服務數據統計難度較大，精確度低；再則，紙質文檔不僅增加辦公費用，而且資料容易遺失破損，不易長久保存；同時，信息重復登記與反復修改造成紙張浪費，不利于低碳環保，也有悖于無紙化辦公理念。

1.2.3 線上預定系統使用率低，功能不全

首先，OA系統日常辦公類應用重點著眼于公文處理、事項審批督辦、信息發布等方面，而對網上“會議管理”預定系統的重要性認識不足，導致系統基本處于未使用狀態。第二，系統內模塊功能設置不全，對會議室的基本情況描述模糊，出現因申請者對會議室的具體情況不熟悉，預定的會議室不能滿足會議需求，或多次更改調整會議室導致人工成本增加，辦事效率低下。第三，會議室使用情況均以“上午、下午”為時間段顯示，會議結束后未進行及時更新，造成會議室資源的嚴重浪費。同時，系統上雖公布了“院會議室使用情況”，但只是以表格的形式簡單羅列，會議室的占用情況描述過于簡單化，均未體現已占會議室的申請者聯系方式、會議部門、會議時間、會議主題等信息，發生會議沖突時不利于第一時間進行有效協商。

2 會議管理系統的優化研究

2.1 優化思路

提高效率、信息共享、協同辦公是大多數企業實行辦公自動化最主要的出發點，如何利用好辦公系統公共資源，必須做到“在思維上具有資源整合的意識，在流程上具有支撐資源整合的實踐”。當前，信息化對企業經營管理效能和服務水平的提升作用不斷增強，深入研究“互聯網+”信息技術，把數字化、網絡化、智能化作為提升企業競爭力的技術基點是必經之路。針對當前成都院會議管理系統存在的系列問題，本文將依托其現有的OA“會議管理”系統平臺，通過對會議室資源進行整合、預定流程進行梳理優化，變獨立、分散線下人工管理系統為統一、集中高效運行的線上透明系統，實現“一站式”服務，達到“即時操作、即時見效”、“向管理要效益”的目標。

2.2 優化目標

依托先進的技術平臺，貼合工作實際設計的會議管理系統，其目標是要徹底關閉線下電話預約模式，全面執行“網上預定流程”，幫助企業網絡化、模塊化管理會議室資源，大幅提高會議室資源的使用率，降低會議成本，實現網絡化、模塊化、集成化的企業會議管理。

(1)提高效率，實現會議室預定查詢可視化。此系統將會議室基本情況以及預定實時狀態全部在網頁上動態顯示，預定可以不受上下班時間限制，申請者可直接在系統上查詢、了解會議室情況，預定相符會議室，避免多次調整，提高工作效率。如遇會議沖突雙方在第一時間內可以直接對接，進行快速協調。會議室從信息發布、預定、使用的周期大幅縮短，整個過程方便快捷，更具靈活性，持續提高辦公效率和突發會議的應急能力。

(2)降低成本，實現會議室辦公管理無紙化。通過會議管理系統改變傳統的人工紙質登記方式，會議室預定記錄、信息更改、會議服務簽字確認等均走網上流程，節省了辦公成本費，既低碳環保，又易于資料永久保存；同時推動檔案管理的數字化進程，實現會議辦公無紙化目標。

(3)整合資源，實現會議室資源使用協同化。通過系統可全面展示會議室基本情況，數據直接與OA系統同步，實現資源的無縫對接，提升人與人溝通、協作的便捷性，進一步促進信息在價值鏈內快速流動，達到資源共享的目的。通過此系統，會議主辦方便可快速了解會議情況，合理安排會議時間，預定相符會議室；會議服務方也可與主辦方順利對接，避免出現銜接失誤的問題，全力做好會議籌備、服務工作。

(4)借力科技，實現會議數據分析智能化。在當前大數據時代下，各個行業的信息技術應用逐步向數據資產化、決策智能化趨勢邁進。此會議系統的有效運行將實現對周期會議次數、會議服務費用以及會議室使用效率等數據的有效存儲、快速獲取、精確測算，進一步提高數據資源的價值性，提升決策分析智能化水平，幫助企業制定更加精準高效的管理策略。

2.3 優化方案

本文以成都院為例，依托現有的OA辦公平臺構建會議管理系統，所有用戶無需安裝和配置其他軟件，直接通過院內網進行操作，滿足日常辦會的總體需求。該系統主要包括管理模塊、應用模塊兩大類。其中管理模塊屬于系統后臺服務端功能區，包括用戶管理、會議室管理子模塊，其用戶類型為系統管理員(特定員工或數字中心)，負責對整個系統的正常運行進行數據維護與信息管理工作；而應用模塊是系統的主要功能模塊，即客戶端功能區，主要面向會議申請員，包括預約管理和統計查詢管理兩個子模塊，申請員進入系統實現對會議室的預定、會議室使用統計查詢等功能。其中各個模塊之間均按順序關聯，構成一條完整的業務流水線，具體優化方案見圖2所示。

圖2 會議管理系統功能模塊

2.3.1 用戶管理

用戶管理是會議管理系統的管理模塊，主要功能涉及用戶添加刪除、用戶信息查詢等，管理員通過此模塊對企業員工進行角色與權限管理，根據不同角色設置不同的系統權限。本系統中的用戶主要設置兩類，即系統管理員和會議申請員。

2.3.2 會議室管理

“會議室管理”模塊主要包括對會議室基本信息管理、會議室使用狀態維護、會議室服務管理等(見圖3)，信息均清晰顯示在系統頁面上，便于申請員隨時查詢了解。其中會議室基本信息管理包含會議室的各種屬性，如設置會議室所在位置、設備、類型、圖片、可容納人數等；會議室使用狀態維護指對會議室的預定狀態進行有效跟進；而會議室服務管理則是將會務組服務安排情況落實到具體服務人員，便于會議前后的順利對接，為會議的召開提供優質服務。

2.3.3 預約管理

此模板是會議管理系統中的應用模塊，也是系統的核心功能區。管理員提前通過系統后臺設定各項屬性值，主要包括預約查詢、預約登記、預約提醒、預約取消四類。申請者可隨時登錄系統界面根據會議具體情況自助查詢、預定、提醒、取消會議室，各個環節順序關聯，具體流程如圖4所示。

圖3 會議室管理界面效果

圖4 會議室預定流程

(1)預約查詢可視化。通過院OA平臺，便可“一鍵”進入會議室預定管理系統。系統實時更新會議室使用狀態，采用“日歷”的形式以不同顏色的色塊來表示當前會議室的預定情況，設置了“日/周/月”三種視圖(見圖5)。方便申請者及時掌握當前會議室的使用情況，篩選符合條件的會議室，遠離會議沖突。

(2)預約登記無紙化。進入“預約登記”界面，點擊已預定的色塊，可查看預定人、預定時間、會議主題等信息；點擊某個未預定色塊，可直接進入該時段的“會議室預約登記”界面，填寫相關會議預定信息，如預定的會議室、使用時間、使用部門、會議主題、申請員等信息(見圖6)，全程無紙化辦公。

(3)預約提醒智能化。因OA系統已實現與微信、短信互通功能，因此通過會議管理系統與移動技術、OA平臺無縫對接，一旦會議確認召開或者會議臨時更新、變動等，便可快速以郵件、短信、微信等方式通知參會人員會議的相關信息，申請員不用再逐一通知，確保了信息在最短時間內快速傳遞。基于消息推送技術的“預約提醒”功能，實現了會議信息與參會人員間的無延遲對接，既可以減輕申請員的工作量，節省時間，也可有效避免參會人員缺席、遲到等現象，大幅提高會議的整體執行率。

(4)預約取消便捷化。如遇會議室使用時間發生沖突，或者會議臨時取消等情況，即可進入“預約取消”界面，對自己已申請的會議室進行撤銷、修改操作。如遇會議室沖突，系統會自動提醒申請者進行相關處理。會議沖突需按照部門級別、緊急程度來進行協調，堅持“局部服從整體、公司會議優于部門會議”的原則，確保院級公務接待會議的順利展開。

圖5 會議室預定周視圖效果

圖6 會議室預約登記界面效果

2.3.4 統計查詢

系統的應用模塊還包括統計查詢管理，主要涉及到會議室接待信息查詢、部門使用情況查詢和會議室周期統計查詢等功能。所有會議室的使用情況都記錄在該系統中，省去了過去會議服務工作的紙質簽字環節，高效管理會務費用結算工作。同時，方便各個部門進行會議數據統計查詢(見圖7)。通過此模塊，信息資源得到統一、充分的展示，智能化的數據分析為領導制定決策提供參考依據，從而達到高效管理、協同辦公的目標。

2.4 系統運行保障措施

企業改善任何管理方法或進行流程再造對傳統管理理念和運行模式都會產生強烈沖擊，會議管理系統的流程優化需要相應的保障措施才能得以順利實現。基于以上分析，本文提出從“觀念、制度、技術、實踐、考核”五個維度出發(見圖8)，堅持思想與行動、技術與管理“四輪驅動”，做到內化于心、外化于行、固化于制，有效保障系統順利運行。

圖7 部門使用情況查詢界面效果

圖8 系統運行保障措施

2.4.1 思想引領，注重觀念轉變

思想是行動的先導，以觀念的轉變引領管理方式的創新，才能有效推動企業質量和效益的提升。會議室預定管理系統的流程優化并非簡單地對流程進行分析和再設計，更重要的是將信息化理念、技術和工具與企業的經營管理有效對接，強化“降本增效”理念傳導，發揮員工整體合力。從原來的“線下人工型管理”變革為“線上智能型管理”的會議室預定方式，積極打破“囿于常規”的思想，借助新興技術優勢改革傳統工作模式、轉變工作方式，提升員工整體創新意識、效率意識、節儉意識，讓節能降耗、提質增效深入人心。比如通過開展專題講座與培訓、制作宣傳欄與張貼海報等方式，動靜結合，進行理念的宣貫與普及。

2.4.2 健全機制，強化制度保障

“制度如渠，行為如水”，基于信息化平臺的會議管理系統的順利推行，應遵照企業管理體系建設要求，構建系統管理體系，明確界定工作制度、辦事程序以及責任主體，使流程得以順利推行。具體而言，需要根據會議室管理與服務的具體情況建立科學、合理的《會議室管理制度》，使其具有全局性、指導性和實效性，包括規定系列準則、合理界定責任主體(建立、維護、使用與監控系統)、配置工作人員、編制系統操作手冊等內容。

2.4.3 夯實基礎，加大技術支撐

技術創新是企業降本增效的最大推力，基于信息化平臺的會議管理系統是集多項技術和現代自動化設備優勢于一體的綜合性系統，它的高效運行需要借助各種辦公軟件和硬件設備，完善的信息化建設為流程優化提供先進、雄厚的技術支撐。比如利用信息技術與OA系統無縫對接，建立和完善相應的功能模塊；以數據庫技術為基礎，統一數據標準，實行資源整合，促進信息共享；數字中心對系統進行持續優化，并實時跟進，確保網絡安全運行。

2.4.4 多級聯動，助推工作落地

高層領導的重視與認同是推進系統順利運行的關鍵前提，企業領導層應對系統的流程改進產生緊迫感；各個部門應從企業整體視角出發全力配合，對系統的正式落地應有責任感；全體員工作為具體工作的實踐者，應積極踐行，改進工作思維，提升工作技能，對系統的順利運行負有使命感。只有做到領導、部門、員工間的“多級聯動、上下統一”，才能助推項目的成功落地。

2.4.5 規范運行，強化監督考核

網上自助預定會議室并非不受限制的隨意操作，為保障系統規范有序運行，切實發揮系統優勢，需要對預定系統進行相應的監管與考核，不僅要避免“一會訂多室”、“隨意亂定”的現象，更要防止會議室“占而不用”問題的出現，避免會議室資源的浪費。比如，由總經辦通過系統查詢定期對各部門的會議預定與使用情況進行校對審核，在執行過程中對嚴重違反或不履行《會議室管理》文件規定的部門進行通報，從而進一步規范會議室預定與使用程序。

3 結 論

本文以成都院為例，在新常態下，貼合企業實際需求，主要著眼于在企業成本、質量、服務和速度等各項指標上取得顯著改善，深入探討了基于信息化平臺的會議管理系統的優化方案，以期更好地發揮會議系統的參謀助手作用，夯實企業降本增效的基石。通過總結分析，得出以下結論：

(1)會議管理系統是企業管理中非常重要的一部分，在當前“互聯網+”的時代背景下，實現企業會議室管理的科學化、數字化、網絡化和標準化是必然趨勢。優化完善會議管理系統，為實現企業全面信息化建設奠定堅實的基礎。

(2)本文通過對會議管理系統的優化研究，對系統的運行保障措施進行深入分析，實現會議管理網絡化、模塊化，可以實現企業降本減支的目標，帶來顯著的經濟效益。例如:大幅提高工作效率，降低企業人力、物力、財力等辦公成本，使資源整合度與智能化水平顯著提高，讓企業以更具性價比的投入實現智能辦公體驗的“輕量化、簡單化”。

(3)信息化智能技術和管理目標相結合，使企業管理規范化、標準化，資源高效共享，提高企業的整體管理水平，為企業的經營運作、管理創新、戰略決策提供重要支撐。

[1] 王少東. 企業會議室管理[M]. 北京：清華大學出版社，2012:5-8.

[2] 楊碩. 辦公自動化最佳教程[M]. 上海：浦東電子出版社，2001.

[3] 曹義新. 協同辦公系統在企業中的設計與應用[J].計算機系統應用，2013, 22(6): 39-43.

[4] 唐珩. 大數據時代的企業信息化管理[J].電子技術與軟件工程，2013(4)：243.

2017-01-12

張曉艷(1990-)，女，四川德陽人，碩士，從事公務及接待方面的工作。

TP311.52

：B

：1003-9805(2017)03-0106-07