用友U8采購結算探析

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（華東交通大學經濟管理學院江西南昌330013）

按照采購業務操作流程，在采購的存貨驗收入庫填制好采購入庫單，并且取得供應商提供的發票以后需要進行采購結算。采購結算也稱采購報賬，就是通過把采購入庫單與采購發票以及需要計入采購成本的采購費用發票進行匹配，從而確定入庫存貨的采購成本（包括入庫總成本和單位成本）的過程。存貨采購成本是指企業從外部購入存貨等所實際發生的全部支出，包括購入材料支付的買價和采購費用，如購入過程中的運輸費、裝卸費、保險費，運輸途中的合理損耗，入庫前的整理挑選費等。其中買價部分通過采購發票獲得，采購費用通過運費發票等獲得。

在用友U8軟件中，采購結算操作引起的主要動作就是依據采購發票和其他發票對采購入庫單進行采購單價和總金額的更新，同時形成應付款憑據傳遞到應付款系統。在企業實際采購業務中，由于各種變化導致采購結算成為一種較為復雜的操作，本文試圖通過一個實例來解釋采購結算的原理，并依據該原理對各種變化進行分析，從而以不變應對萬變，更好地掌握采購結算操作。

一、案例基本信息

企業一車間依據生產任務安排，2014年11月1日填制請購單，請購10件明珠女裝（編碼01），如圖1所示。

圖1 采購請購單

采購部門于2014年11月3日填寫采購訂單提交給供應商。如圖2所示。

圖2 采購訂單

供應商于2014年11月5日按訂單發來存貨，采購部確認到貨單數量。如圖3所示。

圖3 到貨單

倉庫于2014年11月7日將該批存貨進行入庫驗收，確認采購入庫單數量。如圖4所示。

圖4 采購入庫單

供應商于2014年11月9日交來發票，注明存貨單價為100元/件，依據該發票和已經入庫生成的采購入庫單上存貨數量的不同匹配情況，需要采取不同的采購結算方法。

二、采購結算的方法

（一）正常業務，入庫單數量=發票數量，且沒有運費發票需要分攤。

該種情況需要采購部門先填制采購發票，如圖5所示。

圖5 采購發票

然后采用自動結算，依據“入庫單和發票”的結算模式，完成采購結算。如下頁圖6所示。

圖6 采購自動結算

系統會自動往采購入庫單中填入結算單價和總價。如圖7所示。

圖7 采購入庫單

（二）正常業務，入庫單數量=發票數量，且有運費發票等需要分攤。

該種情況需要采購部門先開具采購發票 （同上例圖5），以及運費發票，如圖8所示。

圖8 運費發票

然后采用手工結算，完成采購結算。如圖9所示。

圖9 手工結算

系統會自動往采購入庫單中填入包括采購發票和運費在內的結算單價和總價。如圖10。

圖10 采購入庫單

（三）損耗業務。損耗業務是指采購發票數量＞采購入庫單數量，損耗通常又分為正常損耗和非正常損耗。依上例，如果供應商提供的發票注明存貨是11件，而已入庫的采購入庫單上注明是10件，損耗1件，這時需要檢查損耗原因，如果是正常損耗，則按如下操作：

發生損耗時需要采購部門先根據供應商提供的發票上的實際數量開具采購發票，如圖11所示。

圖11 采購發票

然后采用手工結算，完成包含損耗的采購結算，在“合理損耗數量”欄填入1，如圖12所示。

圖12 手工結算

完成結算后，系統會自動往采購入庫單中填入包括合理損耗在內的結算單價和總價。如圖13所示。

圖13 采購入庫單

如果是非正常損耗，則按如下操作：

首先開具采購發票（同圖11）。然后選擇手工結算，在“非合理損耗數量”欄填入1，“非合理損耗金額”欄填入100，“非合理”損耗類型填入01（需要事先在基礎檔案中準備好），“進項稅額轉出金額”欄填入17，如圖14所示。

圖14 手工結算

完成結算后，系統會自動往采購入庫單中填入不包括非合理損耗在內的結算單價和總價。如圖15所示。

圖15 采購入庫單

(四)溢余業務。溢余業務是指采購發票數量＜采購入庫單數量，此時溢余的存貨將作為贈品處理，從而降低入庫存貨單位成本。

依上例，如果供應商提供的發票注明存貨是9件，而已入庫的采購入庫單上注明是10件，溢余1件。

首先按發票填制采購發票。如圖16所示。

圖16 采購發票

然后選擇手工結算，在“合理損耗數量”欄填入-1。如圖17所示。

圖17 手工結算

完成結算后，系統會自動往采購入庫單中填入包括溢余在內的結算單價和總價。如圖18所示。

圖18 采購入庫單

三、結語

綜上所述，無論出現何種變化，在掌握采購結算基本原理的基礎上，只需要將采購發票和其他應該計入成本的費用發票與采購入庫單合理進行匹配，就能夠正確計算出存貨的采購成本。