知識管理視角下的高校檔案數字化研究

趙 彥

（太原師范學院檔案館，山西 晉中 030619）

知識管理視角下的高校檔案數字化研究

趙 彥

（太原師范學院檔案館，山西 晉中 030619）

檔案資源是一種重要的知識資源，文章從檔案數字化系統、檔案知識資源管理、檔案數字化服務模式3個方面對知識管理在高校檔案數字化方面的應用進行了梳理，摸清知識管理在檔案數字化方面的發展脈絡，為其深入探索奠定一定的理論基礎。

數字化；知識管理；檔案知識

伴隨著知識經濟時代的到來，知識管理理念已逐步深入人心，并不斷在許多組織機構里被推行實施。聯合國國際勞工大會于1986年首次提出“知識管理”這一概念，而關于知識管理的第一篇文章《腦力》則于5年后在《財富》雜志上發表[1]，此后關于知識管理的理論研究和實踐應用便如雨后春筍般涌現出來。

知識分為顯性知識和隱性知識兩大類，知識管理是指組織機構對存在于組織內的各類知識資源進行收集、組織、創新、利用和開發的連續動態的管理過程。知識管理作為組織內知識共享和創新的新途徑，能在很大程度上提升組織的核心競爭力。

知識管理作為管理學界的研究熱點，已被多個學科交叉借用，檔案本身不是知識，但具有知識屬性，檔案資源是一種重要的知識資源，它翔實地記載著人們社會活動中大量有知識價值的事實、成功和失敗的經驗、技術成果和科學理論[2]。進入21世紀以來，科技迅猛發展，高校檔案館已普遍開始進行檔案數字化的建設，有不少學者在探究檔案數字化建設方面引入了知識管理的理念。

1 知識管理在高校檔案管理中的應用

加拿大著名檔案學者特里·庫克[3]提出：檔案工作者應該“由實體保管員向知識提供者過渡”，“把著眼點從信息轉移到知識上（探尋、傳播、理解），從建立數據庫到建立知識庫上，”“引導利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧。”馮惠玲教授[4]提出“后保管模式”，在后保管模式中，提出比起文件實體更要重視檔案文件中所包含的有效信息—知識。

目前基于知識管理的檔案管理研究，主要為檔案管理流程的研究，檔案管理流程涉及收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統計，而組織知識管理也包括戰略定義、獲取、創造、分享傳送、利用、存儲6個環節。徐擁軍提出檔案知識管理有4個環節：知識積累（對應檔案收集）、知識組織（對應檔案整理）、知識評價（對應檔案鑒定）、知識服務（對應檔案服務）。檔案管理與知識管理的過程有一定的相似性，都是將相對分散不集中的管理對象進行收集獲取，并進行整理使之有序化，鑒定創造使之優化，然后加以利用的過程，在利用的過程中又產生新的檔案或知識。

2 知識管理在高校檔案數字化建設方面的應用

本文選擇中國知網（CNKI）、萬方、維普3個中文數據庫進行文獻調研，截至2017年4月30日，文獻分布狀況如表1所示。

表1 有關文獻分布狀況

由表1可以看出，關于檔案數字化方面的研究已是百家爭鳴，文獻數量很大，高校研究檔案數字化也已初具規模，但將知識管理理念引入到高校檔案數字化建設的研究還相對不多，未成體系。

四川大學蔡娜、姚樂野[5-6]提出要建設基于知識管理的數字化檔案館，就要以知識管理理念為指導，以檔案館所擁有的檔案資源為核心，以檔案知識收集和整理為基礎，以檔案知識挖掘和開發為手段，以檔案知識應用和知識創新為目標，推動檔案知識傳播、共享和社會化。

2.1 知識管理在高校檔案數字化系統上的應用

徐擁軍[7]提出了構建“檔案知識管理”系統的路徑，即在基于知識管理的OA系統中實現文件、檔案一體化管理、集成管理，并且用知識管理的技術方法提高文件管理、檔案管理的功能。

基于知識管理的高校檔案數字化，就是要在檔案數字化管理的系統中嵌入知識管理的功能，按照一定的知識表示方法，利用知識生成的處理技術，借鑒知識搜索、知識地圖等知識管理工具，生成有關檔案本體、檔案信息及檔案利用人員的各種知識庫，以達到檔案資源的更優化管理。

2.2 知識管理在高校檔案知識資源管理上的應用

高校檔案知識管理是運用一系列的知識獲取技術（智能搜索引擎等）和知識處理技術（數據倉庫、聯機分析等）形成高校檔案館特有的知識資源體系，并進行檔案館的知識資源管理。

運用知識管理技術，能對形成的各類檔案知識庫進行面向元數據的搜索，通過數據挖掘將元數據提取出來綜合分析，發現隱含的、有價值的信息，并形成新的知識，優化檔案知識資源結構，為用戶提供更加合理、快捷、細化的知識服務[8]。

2.3 知識管理在高校檔案數字化服務模式上的應用

高校對檔案數字化的建設，歸根結底是要完善檔案館的服務模式，拓寬服務領域，精細服務內容。在對知識產品進行深度加工的基礎上，為高校師生提供個性化、專業化的檔案服務，它主要包括以下幾個方面的內容：（1）原始檔案信息查詢服務（檔案憑證價值）；（2）文獻信息加工服務；（3）參考咨詢服務；（4）信息推送服務；（5）智能代理服務；（6）信息導航服務；（7）在線咨詢服務。

知識經濟時代用戶對檔案資源的需求向個性化、專深化方向發展，檔案館的信息服務人員要轉變思維，不能再只是被動地接受咨詢查閱服務，提供原始的、片面的信息來為用戶服務，而應該站在利用者的角度上了解挖掘用戶的潛在需求，與檔案的利用者互動起來，為用戶提供一種整合加工過的有一定知識含量的有針對性的知識服務，使檔案的知識屬性外化，并推動知識共享和創新。

知識管理在服務模式上的應用可歸結為3個階段：（1）了解用戶使用習慣，通過對用戶的基本資料信息進行跟蹤、記憶和分析，默認用戶的個性特征；（2）為用戶提供知識導航服務，通過利用知識搜索引擎、知識地圖等知識管理技術，進行多層次獲取和多策略檢索，引導用戶查詢到個人所需的信息和知識；（3）知識推送服務，運用智能的知識服務工具，結合用戶的使用習慣和知識背景，對用戶可能感興趣的信息或知識，通過網絡Web平臺向用戶進行推送。

3 結語

檔案數字化是目前高校檔案館的工作重點，將知識管理引入檔案數字化的建設過程中是未來的發展方向，現階段基于知識管理的檔案數字化研究已取得一定的成績，但總體研究水平和質量不高，多是概念的解釋借用，將知識管理的思想理念、技術方法套用于檔案館工作中，多為定性描述，少有實踐探討，理論性和重復性的研究偏多，實踐性和創新性的研究偏少，還沒有構建起合理的研究體系。

高校的主要任務就是知識傳播和教育，良好的學術氛圍和各類軟硬件設施設備都為高校檔案館引入知識管理，構建檔案專業知識庫和交流共享平臺提供了良好的條件，檔案館應依托于自身的資源和環境優勢，充分借助高校優勢，以知識管理理念為指導，多形式多途徑地為用戶提供個性化知識服務，加快檔案知識外化進程，為高校的發展作出自己應有的貢獻。

[1]陳能華.論分類法與主題法的本質分歧[J].江蘇圖書館學報，1996（1）：17-20，28.

[2]吳寶康.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，1988.

[3]特里·庫克，劉越男.電子文件與紙質文件觀念：后保管及后現代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命[J].山西檔案，1997（2）：7-13.

[4]馮惠玲.電子文件時代新思維[J].檔案學通訊，1998（6）：45-49.

[5]蔡娜，姚樂野.知識管理在數字檔案館中的應用研究[J].檔案學通訊，2008（3）：54-58.

[6]姚樂野，蔡娜.基于知識管理的數字檔案館建設策略研究[J].四川大學學報（哲學社會科學版），2008（2）：124-128.

[7]徐擁軍.“檔案知識管理”系統構建的原則與策略[J].檔案學通訊，2009（2）：58-62.

[8]郭璽鳴.基于知識管理的數字檔案館本體庫框架構建研究[J].科技情報開發與經濟，2008（6）：88-90.

Study digitization of university archives from the perspective of knowledge management

Zhao Yan
（Archives of Taiyuan Normal University, Jinzhong 030619, China）

The archives resources are an important source of knowledge. This paper summarizes the application of knowledge management in the digitization of university archives from the three aspects of archival digitization system, archival knowledge resource management and archival digital service mode. To understand the development of knowledge management in the digital aspects of archives, for lay a certain theoretical foundation for in-depth exploration.

digitization; knowledge management; archives knowledge

趙彥（1988— ），女，山西晉中，助理館員；研究方向：檔案數字化。