探究新時期法制檔案信息化管理的必要性

摘 要：網絡科學技術的不斷發展，檔案管理工作需要不斷的改革。隨著《檔案法》的推行和實施，法制檔案管理工作不斷發展，將信息化手段加入法制檔案的管理中，為構建和諧社會及社會的穩定發展提供保證。本文對新時期法制檔案信息化管理的重要性進行分析，并給出相應的管理對策。

關鍵詞：法制檔案建設；信息化；管理模式

檔案管理是運用完善的管理模式，嚴密體系的管理思維，科學的管理方法來對檔案進行整理和編寫。法制檔案信息化管理就是將現代科學技術整合在一起，形成遠程檔案資源共享的完整的服務網絡。通過有效的資源整合來推動新時期法制檔案信息化的管理工作。

1法制檔案信息化管理的重要性

信息化法制檔案管理就是將法制檔案保存作為工作重心，用信息化的服務方式為使用者提供法制檔案的相關信息，這種方法摒棄了傳統法制檔案的管理方式，對所有的法制檔案按照信息類別進行科學化分類，將相同的資源進行分析并整合，提升法制檔案管理的效率。在傳統的法制檔案管理中，存在查詢繁瑣、整理修改工作難度大的弊端，將信息化管理運用在法制檔案檔案管理中，整理、輸入、查找、更改、保存都顯得非常容易，網絡的發展推動了法制檔案信息化管理的發展，使法制檔案在調用、傳遞上更加簡單，減少了法制檔案管理的成本。

經研究表明，現階段有關部門在進行法制檔案管理時，仍然以手寫抄錄為主來對法制檔案進行管理；還有一些部門因為網絡設備的原因無法安裝檔案管理系統，被迫采用手寫方式進行記錄。國家提倡的無紙化辦公并沒有在相關部門的法制檔案管理工作中運用，法制檔案管理模式與科學技術發展嚴重脫軌，在全球經濟不斷發展的新時期，有關部門必須要改變自身的法制檔案建設管理模式，將信息化管理切實落實到法制檔案建設中[1]。

2現階段法制檔案信息化管理存在的問題

2.1對法制檔案信息化管理意識不足，管理方式落后

相關部門并沒有重視法制檔案管理工作，還在使用傳統的記錄方法和管理理念，造成檔案管理效率低下。手寫檔案和整理容易造成法制檔案的誤差且不易發現，影響了后期法制檔案的調用。

2.2信息化法制檔案建設存在地區差異

由于管理部門不同，所以法制檔案信息化管理的進度也不同，極易造成城市經濟水平高的建設進步高于周邊地區，無法實現法制檔案管理的資源共享。

2.3檔案管理人員的工作能力不足

許多檔案管理人員還沒有從意識上改變法制檔案的管理模式，對科學化、信息化管理模式只在頭腦中形成概念，拒絕接受新鮮的管理模式，造成法制檔案管理工作無法向下推進。

3新時期法制檔案信息化管理的對策

3.1增加相關部門的重視，完善管理

相關部門應該對法制檔案的信息化管理給予充分的重視，完善信息化管理的輔助管理。首先需要解決的就是更新現有的信息管理系統及設備，相關部門需要增加資金的投入，對軟件、硬件給予管理工作支持，保證區域內的法制檔案管理統一；其次需要根據法制檔案管理的特點，制定完善的檔案管理制度和體系，從法治檔案的整理、收集、歸納、查找等多個方面入手，實現相關部門對檔案的現代化管理模式，提高檔案管理的工作效率，在建立法制檔案管理系統數據庫時，應按照法制檔案管理部門對數據庫的需要進行設立，盡可能的控制法制檔案錄入數據庫的成本；在檔案錄入后，需要法制檔案管理人員對已有檔案的正確性進行復合，對存在問題的法制檔案及時的進行更新修復。將法制檔案收錄工作和法制檔案核對工作兩手抓，確保法制檔案信息化管理的完整性、正確性、真實性、實時性。

3.2法制檔案管理的職責明確化

法制檔案管理不只是檔案管理部門的工作，是需要其他的部門進行配合完成工作的。法制檔案信息化管理工作在實際開展中，需要以《檔案法》為基礎，將檔案管理的各部門職責明細化。對法制檔案管理的權利和義務進行規范，是實現新時期現代化管理的重中之重，將法制檔案的使用、歸屬、管理等進行詳細的規劃，在法制檔案的收集、歸檔、整理、引用等方面也要對檔案使用者和管理人員進行權利和義務的明確，保證使用者在查找、引用法制檔案的管理過程中，做到有據可依。“沒有規矩不成方圓”，隨著不斷的深入實踐法制檔案的信息化管理工作，不斷的完善各項制度和責任，才可以將法制檔案的管理工作推向符合現代化發展的高度。

3.3增加資金和科學技術的支持

一些經濟發展緩慢的城市在進行法制檔案信息化管理工作時，需要政府及相關部門給予一定的資金和設備幫助，避免因為科學技術設備的限制而無法對法制檔案有效的管理，阻礙信息化法制檔案的發展。同時也要對管理人員提供相關的技術支持，使管理人員在進行法制檔案信息化管理時，能夠對系統進行熟練的操作；在系統出現簡單的常規問題時，管理人員可以及時的解決，保證硬件設備能夠正常運行[2]。

3.4提升法制檔案管理工作人員的綜合水平

若想法制檔案信息化管理工作能夠正常開展，首先要改變管理人員的思維模式，提高管理人員的綜合素質和專業水平。相關部門需要在工作中開展培訓活動，通過對先進思想的學習提高管理人員的職業道德，從根本上改變管理人員對法制檔案信息化建設的看法，將其重視起來，真正做到管理人員能夠自主的、主動的投入到法制檔案管理的工作中去；通過開始法制檔案管理相關的先進工作方法課程，可以增加管理人員的專業性和良好的職業操守，保證法制檔案的信息保密工作。為了防止不法分子的惡意毀壞和竊取，還需要做好法制檔案的安全防護措施，在系統中做好數據備份，并設置外來進入警報，當系統自我檢測到有外來的人員侵入時，自動關閉數據庫大門并及時通知相關法律部門，杜絕因為外界侵入導致數據受損的情況發生。

結論：綜上所述，新時期的法制檔案信息化管理工作還需要努力，要結合國家的信息保障安全要求和原則，對法制檔案信息化建設不斷的完善，根據實際工作情況，做出相應的調整及創新，增加檔案管理人員的工作效率，保障法制檔案信息化管理的發展。

參考文獻：

[1]許紅婷，劉莎.探究新時期檔案信息安全的法制保障[J].辦公室業務，2017（11）：56-57.

[2]張惠萍.論我國檔案法制建設中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2017（21）：95.

作者簡介：邢東勇，性別：男?工作單位：四平市人民政府法制辦公室?出生日期：1974.11.18?民族：漢?