企業檔案管理模式的創新思考

張勝磊

摘 要：在當前信息化社會中，企業面臨激烈的競爭，企業為了提升自身的核心競爭力，開始重視自身管理水平的提升。企業檔案管理作為企業管理工作的最基礎性工作，其重要性受到越來越多的重視。由于當前企業檔案在企業發展中發揮著信自基石的重要作用，通過對企業檔案管理模式進行創新，可以有效的提高檔案管理的水平，為企業的健康、持續發展提供重要的信息支持。文中分析了現代企業檔案管理模式，并進一步對現代企業檔案管理模式的創新策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：現代企業；檔案管理模式；創新；策略

在現代企業發展過程中，檔案作為重要的信息資源，對于企業的發展起到關鍵性的作用。因此當前企業都會根據市場的變化需求來對企業檔案工作進行不斷調整，以便于更好的適應信息化發展及用戶的需求，實現檔案管理工作的經濟效益和社會責任。特別是隨著信息技術的快速發展，企業檔案管理已成為現代先進化發展的重要指標，在這種情況下，企業要想取得較快的發展，則需要加快對檔案管理模式進行創新，以此來確保企業發展過程中具有足夠的信息支持。

一、現代企業檔案管理模式

（一）檔案分散管理模式

檔案分散管理模式即是企業檔案在企業各個部門中進行分散管理，企業檔案沒有固定的管理模式，多是以企業部門劃分原則來對企業檔案信息進行管理，這種管理模式下，檔案分化管理的實現，使檔案信息較為明確，但由于企業檔案分散于不同的部門，這就導致企業檔案總體管理目標不明確，檔案應用程序較為繁雜，影響了檔案信息的有效利用，不利于企業檔案工作效率的提升。

（二）檔案集中管理模式

檔案集中管理模式是企業通過集中管理所有檔案，以此來實現對企業整體檔案的管理和運行。但由于企業各個部門的信息較為龐雜，而且信息種類較多，這也導致企業信息檔案管理資料十分混雜，為檔案管理工作帶來了較大的難度。

（三）檔案信息一體化管理模式

檔案信息一體化管理模式是充分的利用互聯網技術，將其與傳統檔案管理方法有效結合，以此來綜合掌握企業內部各種信息，實現企業內部各部門資料信息的有序管理，并根據各部門特點來對企業內部信息進行劃分，針對企業對信息的需求來提高檔案的管理水平。

二、現代企業檔案管理模式的創新策略

（一）注重企業檔案管理傳統模式與創新思維的結合

在現代企業檔案管理模式創新發展過程中，需要將傳統檔案管理模式與創新思維有效結合。即在企業檔案實際管理工作中，需要依據傳統檔案管理模式進行檔案管理，通過對檔案進行分門別類管理，并利用企業檔案分散重審的優勢，明確劃分企業檔案各部門的職責，全面提高企業部門檔案管理水平，保障檔案管理的邏輯性要求；另一方面，應當結合現代企業檔案管理創新模式，將先進的技術手段作為企業信息資源管理的重要保存手段，實現企業資源管理“雙重性”，一份保存在企業的總體檔案管理中，另一份保存在企業的各個部門手中，形成檔案資源信息的雙重保險，這種檔案管理辦法能夠確保企業檔案管理信息的真實性，盡量降低企業檔案信息失真帶來企業信息丟失，造成企業產生經濟損失。

（二）創新企業檔案工作平臺

實現新時期的創新管理，企業應在傳統流程的基礎上進行優化整合，加快信息化建設步伐，并在新思想新觀念的指導下，建立先進的電子技術信息系統來重塑計算機管理工作流程以支持現代化的檔案工作管理。也就是說這些先進的信息系統正是企業檔案電子化的實現與進步，它們的建立為企業提供了更符合現代企業管理的數據信息工作管理平臺，滿足了企業活動對信息流向規范、控制集中、表單定制多樣、利用方式靈活等要求，使檔案管理實踐實現一個質的飛躍。

（三）創新企業檔案管理機制

在當前企業檔案信息管理工作中，安全管理工作對于企業檔案工作具有非常重要的意義。在具體工作中，需要充分的運用先進的技術手段，在計算機硬件環節方面將不安全隱患進行有效阻隔，以此來保證檔案信息系統的運行安全。同時不寧重視檔案工作流程、文件信息和信息保管方式的重審，確保檔案信息能夠流暢、安全、可靠的運轉。另外，還要針對于檔案管理人員，明確各自的職責，并制定具體的應急措施和保護方案，定期對檔案信息進行安全檢查，全面提高檔案管理人員對安全事故的應急反應能力。重視對檔案管理人員的安全教育和宣傳工作，通過開展經常性的業務培訓來全面提高檔案管理人員的綜合素質。進一步建立嚴格權限管理機制，對檔案信息數據的轉移、加工程序進行規范，全面提高檔案信息的安全性。

（四）企業檔案管理服務模式創新

首先，全方位提供服務。在現代企業發展運營過程中，由于傳統的紙質檔案越來越無法與當前企業電子文檔的日益增加的發展形勢相適應，因此對于企業檔案管理工作來講，需要通過實施全方位的檔案資源服務，進一步促進檔案信息資源的開發利用，為企業發展提供重要的信息支持。因此在實際企業檔案管理工作中，需要樹立服務大局觀，具備競爭和協調的理念，通過創建與市場經濟發展相適應的檔案運行管理機制，以此來實現企業最大化的經濟效益。

其次，構建信息開放中心。在當下網絡信息爆炸時代，若想提高企業檔案資源的有效利用，構建基于Web平臺的檔案管理服務模式，全方位開發利用企業檔案資源十分必要。實現信息的全方位開發利用可以通過多種途徑實現，如建立有登錄系統的網上信息查詢方式，針對有遠程信息利用需要的客戶提供跨越空間、時間的服務，定期更新檔案服務數據包，及時構建檔案數據庫等。另外，企業也應重視對檔案資源的編研和利用，相關部門可以對檔案的原始信息進行分析，開發其利用價值，以形成信息含量高、針對性強的檔案資源。

最后，進行深化層次編研。檔案信息主要是用于企業的日常運營以及實際的數據和運行需要等眾多方面，因此企業必須根據企業自身的實際情況對所需的信息進行整理，整理過程中應注意保證信息的真實有效性，以保障企業的檔案編研符合企業的利益需要。實際操作中，企業應注意：①檔案資料的處理要以優先級的方式有序進行。②請具備豐富經驗的檔案專家來整理，以確保檔案資料的合理性與科學性。③對來自企業管理部門或國家行業協會的指導性文件檔案，應定期編研匯總。④檔案資料也必須按照周密的時間流程來進行，保證編研資料的全面性和概括性。

三、結束語：

近年來我國綜合國力不斷提升，信息資源成為企業經濟發展的中的重要資源，這也使企業檔案的地位不斷提升。在現代企業發展過程中，需要加快推進企業檔案信息管理模式的創新，實現企業內部資源的合理利用，從而更好的提高企業檔案管理工作的水平，為企業健康、有序發展奠定良好的基礎。

參考文獻

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