檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

梁麗華

摘要：檔案的信息化建設在時代發展過程中具有十分重要的意義，應該加大力度對影響檔案發展與建設的問題加以解決，從而促進檔案管理的發展。這是一項長期而又艱巨的任務，因此在實際應用中需要不斷加強檔案館領導人員的認知，并對其進行不斷的創新，制定出合理有效的創新政策，招納更多專業人才加入，同時還要抓緊信息化建設的主要時機，構建出科學合理的檔案信息管理平臺，從而提高檔案信息管理工作人員的工作效率，提高專業服務質量，只有這樣使檔案管理信息化水平邁上一個全新的高度，促進檔案館發展。基于此本文分析了檔案信息化建設與檔案管理。

關鍵詞：檔案；信息化建設；檔案管理

1、檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化建設不是一個簡單的項目工程，它是運用現代化的技術手段來加強檔案資源管理的收集、整理、開發和利用的一個全過程。檔案管理信息化建設主要是將檔案資源進行標準化、存儲數字化的建設，并不斷利用網絡技術開發和利用檔案信息資源，在整體過程中，逐步培養起一批了解政策法規，并具備專業操作能力的人才隊伍，全方位打造規范化管理的信息化工作體系。具體來說就是將檔案材料采用計算機、掃描儀、圖像處理技術等先進的技術手段進行有需要的數字化處理，然后再儲存在介質中的過程。

2、檔案管理信息化建設的必要性

2.1促進網絡、數字化發展

現階段，大部門的檔案管理部門都處于傳統的紙質文件的管理上，在管理檔案信息過程中使用手工管理模式，在工作時常常會遇見一些大量的電子文件使工作人們無從下手。因此，檔案部門如何在這個現代社會中的數字化與網絡化的社會中尋求全新的發展道路，并將檔案數據庫中的原始檔案信息資料作為“參考文獻：”并將其發揮出重要的價值是檔案部門在發展過程的難題，因此做好檔案管理信息化建設成為一種必然趨勢。

2.2開發檔案管理的價值

檔案管理人員在工作時要通過對檔案信息資料的收集、開發、應用、管理等來實現檔案信息的價值。檔案信息管理部門還是一個信息服務結構，因此在工作過程中只有利用計算機才能將檔案信息資源更好收集、存儲、整理，將檔案信息的價值更好的發揮出來。

2.3促進檔案館發展

在檔案管理信息化建設時，要做好檔案館的信息資料庫房建設、檔案管理館藏建設、相關規章制度建設等建設工作。檔案管理信息化建設的具體工作環境包括了對檔案信息資料的收集、開發、整理、存儲、統計、利用等。隨著社會不斷的發展，檔案館的檔案數據也在不斷的增加，因此為了更好的跟上社會發展的腳步，需要加強檔案館的自身信息化建設。建設網絡數字化檔案館，使用互聯網信息技術來管理檔案信息資料，并建立對應的計算機體系、檔案管理專用軟件體系、檔案信息獲取資料體系等，從而促進檔案管理信息化建設的發展，使檔案信息在管理過程中走在“潮流”的最前端。

3、加強檔案管理信息化建設的對策

3.1統一制定檔案信息化規范標準

標準規范與規章制度不僅是檔案信息化建設的重要基礎，同時也是檔案管理信息化建設的制度保證，只有建立在統一的標準與規范約束條件下，檔案管理信息化建設的作用才能夠得到最大程度的體現。對事業單位來說，在進行檔案信息管理系統設計的進程中，應當充分考慮檔案管理系統的高效性、兼容性以及實用性，同時要針對技術標準、技術參數等實施標準化設置，例如制定數據的接口標準、安全標注及非同一類型之間的數據轉化標準等各個方面，通過針對整個檔案管理系統進行標準化建設，能夠進一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現象。

3.2實現檔案管理的信息化與傳統檔案管理同步發展

要想全面實現檔案管理工作信息化，就必須做到檔案管理的信息化與傳統檔案管理共同發展。由于目前我國許多企業及單位還是以紙質檔案為主，若想在很短的時間內實現信息化比較困難，前期只有依托紙質檔案的基礎，逐步向信息化過渡，一步一步實現檔案管理工作的完全信息化目標。因此單位領導不能急躁，首先要對加強對現有檔案管理人員的專業培訓，讓他們掌握專業的檔案管理知識，同時要逐步讓他們了解如何用硬件設施去進行檔案管理，系統性的掌握實現信息化后檔案管理工作的方法和注意的問題，做到傳統的檔案管理與檔案管理信息化同步發展，逐步實現信息化的最終目標。

3.3加快檔案信息化基礎設施建設、促進檔案信息資源建設

基礎設施的好壞直接影響著檔案管理工作信息化建設的步伐，可以建設一個數字化的檔案館。其中包括：檔案館館藏、檔案館庫房、專職檔案干部隊伍建設等等，讓計算機網絡技術為檔案管理工作服務，這樣才能提高檔案管理信息化水平。檔案管理部門要制定出電子檔案管理的具體實施方案，給檔案管理人員提供一個良好的工作平臺。

3.4加強管控，提高檔案信息化技術水平

配置齊全檔案信息化管理的基本硬件設施，全面配置電子監控、防盜報警器、滅火器、去濕機、空調機、消磁柜等安全保管和保護設備，逐步提升檔案信息化建設與管理水平。信息化管理工作制度的健全，檔案員具體的職責的完善，信息化建設要求的突出，嚴格按照國家和行業規定的標準，強化審核，保證信息的真實性和準確性。建立信息化安全預警制度，做好檔案保密工作，通過建立防火墻、設置密碼、嚴格審批借閱流程等措施，保證檔案信息的安全性和可靠性。樹立服務意識，強化服務利用，充分發揮檔案存憑、留史、資政、育人的作用，為企業發展和干部職工查閱資料提供便利。

總之，檔案工作是各項管理工作中必不可少的重要組成，它真實地記錄著人類活動，為后世的人類生活提供依據。企業檔案信息化建設是企業管理的重要組成部分，是企業實現現代化管理的必要條件，因此，不斷加強企業檔案信息化建設水平，逐步完善企業檔案信息管理體系是擺在檔案工作者面前的課題，進一步加強對其的研究非常有必要。

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