淺談數字化時代檔案信息資源開發及利用的必要性

劉國薇

摘要：在數字化的時代背景下，要想實現檔案信息資源的開發利用就要建立起網絡管理模式，利用科技的力量推動檔案信息資源的開發和利用。文章針對當前企業檔案管理的現狀，提出了檔案信息資源開發利用的必要性，并且介紹了開發利用信息資源的基本原則和途徑。

關鍵詞：數字化；檔案信息；開發利用

檔案信息管理是企業運作不可忽視的重要工作內容，是企業或者行政機構的龍頭部門，檔案管理的開發和利用關系著企業的可持續性發展，值得企業的管理人員加強重視。企業以及各單位的檔案庫囊括了自興始以來所有的企業內部大小事件以及人員流動和盈虧，以及相關機密文件。要想讓企業在激烈的競爭環境中立足，在眾多的競爭企業中發揮突出作用、木秀于林，就要正確的審視自己，科學的規劃自己的公司檔案管理工作，創建一個科學合理的信息檔案管理環境和管理模式。

一、開發和應用檔案信息資源的意義

檔案，顧名思義就是機關、個人或者企業等在進行必要的業務處理的過程中產生的具有記錄性和原始性的資料文件，這種資料文件包含了填寫檔案者的基本信息和重要資料，也有部分企業檔案和政府機關文件檔案，包含了企業的興起和發展的歷程等，從另一方面講，檔案也是一種信息。對于個人而言，檔案是一種記錄了個人活動和基本資料的信息文件，對于企業而言，檔案是一種有利于生產經營和活動策劃的知識累計，是一種集中的有助于企業發展的信息性資源。這種原始性的資源具有客觀屬性，不以人物時間地點的轉移為轉移，一旦生成就長期有效，同時，這種客觀屬性也正是檔案信息資源開發利用的重要依據。現當代，企業都面臨著復雜而巨大的競爭和來自各行各業的挑戰，新思想與就觀念的碰撞，新技術與舊經驗的融合，對于現當代的企業發展而言都是百年難遇的機遇和挑戰，任何一家企業要想在時代的洪流中站穩腳跟，都要時刻的重視自己的企業管理，尤其是企業的檔案信息管理，企業管理者要有預見性和果敢力，制定出符合自己企業經營目標的管理模式，適應企業的生產和經營，以信息資源中心管理為重點突破，做好檔案信息的開發和利用的工作。

我們都知道，之所以進行檔案管理除了保證檔案的信息安全和內容完整不流失以外，還有一個最重要的目的，就是開發以及利用[1]。長久以來，企業在各自的檔案信息管理上都存在著大大小小的問題，有些企業在檔案信息的開發利用上沒有什么預見性和科學性，眾多企業尤其是隨波逐流，完全忽視了自己企業的獨特風格，跟隨著其他企業或者是同行企業的管理模式進行檔案的開發和利用，企業面對這一問題缺乏重視，沒有科學的開發和利用檔案資源，坐等服務形式、不注重檔案信息資源利用效果的反饋信息，最終導致檔案信息資源的開發利用不徹底，不完整，不科學。

二、開發利用檔案信息資源的原則和途徑

1.檔案信息檢索

企業信息資源不能夠直接利用的情況下，都要進行簡單的信息加工處理，目前行業內常見的信息加工的簡要處理就是檔案的信息檢索工作。但是檔案的信息檢索就需要利用到計算機和互聯網，在這一環節就勢必會面臨計算機硬件和檔案處理軟件不兼容的問題，一個電子檔案信息庫中有幾個基本要素，這些要素中就包括有硬件數據和功能匹配的軟件，當然還要有備用的檔案信息錄入數據，只有齊全了這些要素才能建立起一個簡單的電子檔案信息庫，但是這個信息庫在使用功能上難免會出現有數據不兼容的問題，有些硬件不能支持所有的數據功能性軟件，有些軟件也只能在某些計算機或者存儲盤上才能發揮效用，一旦硬件和軟件的兼容出現問題就會影響數據的展示，最終出現影響客戶使用體驗的情況[2]。只要提高了企業內的檔案信息檢索，就能夠加速信息檢索、匹配高端網絡技術等，將更高新的技術運用到檢索的工作中，提高工作的含金量。

2.檔案信息編研

檔案信息編研聽起來是一個比較高端的詞匯，但是說穿了也就是檔案信息的邊賺，通過給企業的信息進行精準的整理和歸納，將這些信息進行編撰使之成為和原始信息不一樣的信息種類，成為精加工以后的信息產品。檔案編研工作中，經常會使用到當下的高新科學技術，尤其是多媒體技術的使用。在進行檔案信息編研的過程中利用到多媒體技術既是時代的要求更是往后檔案信息編研的全部工作發展的方向。具體的編研操作就是，利用多媒體技術對檔案信息中的文字、圖形和圖像以及聲頻進行單獨處理或者綜合性處理，使之形成圖文并茂的電子檔案信息編研產品。

3.檔案信息傳輸服務

檔案信息的開發和利用最終也是一項服務工作，這種服務的形式有很多門類，也有各種企業的獨特風格，文章主要研討的是網絡信息資源服務的模式。電子檔案信息傳輸又是檔案的網絡信息傳播服務，這種傳播方式主要發生在互聯網上，檔案管理者將加工好的檔案上傳到一個固定的網站上，向大眾開放這個網站，企業或者單位的檔案資料和信息就會在限制范圍內出現。檔案利用者通過互聯網進行檔案的利用，可以調高檔案信息開發和利用的深度和廣度。企業檔案在從前都是封閉式的，檔案利用者需要通過層層申請或者是其他渠道進行檔案信息資源的利用，但是通過互聯網就可以實現信息的公開和共享，實現實時異地傳輸和異實異地傳輸，可以實現多人同時共享的一對多模式，也可以做到一人利用多個檔案資源的模式，大大的提高了企業檔案的開發效益[3]。同時還可以提升檔案管理人員的工作效率減小工作壓力。網絡檔案信息資源查詢可以擺脫從前那種東奔西走，避免了錯失檔案開放的時間，顯著提高了工作效益。其三，利用網絡服務模式，可以使檔案管理部門工作人員的工作壓力有所減輕，網絡傳播速度之快，傳播范圍之廣是不可估量的。

三、結語

企業在當今網絡資源混亂、高新科技快速發展的市場經濟時代，要做到穩中取勝、制定和建立起一個現代化的檔案信息資源管理、開發以及利用的制動，是檔案管理工作面臨的巨大考驗，是百年來遇見的機遇和挑戰。作為企業的管理者，要么抓住機遇迎接挑戰，要么被時代所淘汰，這是每一個企業的檔案管理工作者所要面臨的問題。

參考文獻：

[1]盧慧軍.淺談數字化時代檔案信息資源的開發與利用[J].寧波廣播電視大學學報，2007，（03）：94-95+123.[2017-08-10].

[2]王新艷.數字化時代檔案信息資源開發及利用的必要性初探[J].辦公室業務，2016，（03）：143.[2017-08-10].

[3]吳永紅.信息時代對企業檔案信息資源開發利用的思考[J].黑龍江科技信息，2015，（11）：178-179.[2017-08-10].endprint