檔案安全保護工作

毛金鳳

國網河南扶溝縣供電公司

檔案安全保護工作

毛金鳳

國網河南扶溝縣供電公司

檔案是社會組織和個人在社會活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像及其它各種方式和載體的文件材料。檔案是歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。因此，做好檔案室的檔案保護工作，對于維護檔案的完整與安全，延長檔案的使用壽命具有十分重要的意義。

檔案；安全保護；環境

1 安全制度是前提

為了維護檔案的安全與完整，各單位應制定一系列保護檔案的制度和標準，如檔案保密制度、借閱制度、管理制度等。使檔案從形成、歸檔、保管到提供利用、安全保護等各個環節都有相應的制度規定予以控制。在庫房管理制度中規定，非庫房管理人員不得進入庫房；做好防高溫高濕、防光、防盜、防霉防蟲、防暑、防塵、防有害氣體、防震、防雷擊工作；加強電源、消防器材管理，庫內嚴禁吸煙、生火、存放易燃易爆物品；庫房門窗要及時關閉上鎖。在應急制度中規定，建立檔案安全應急預案，實行一把手負責制，成立檔案安全預防和搶險救災工作領導組織，指定一名領導為安全搶險小組組長，有關部門中層領導為副組長，專兼職檔案員為小組成員。領導小組成員主要職責是：檔案安全防范；奕發事故處理和善后協調工作；及時統計受災情況，向上級領導匯報。在庫房管理人員職責中規定，庫房管理人員應對庫房進行安全檢查，尤其要加強對重點部位的排查和節假日期間的檔案安全防護工作，還要檢查實有檔案數量與登記本中的數量是否一致，做好檔案安全檢查記錄，發現問題和隱患要仔細進行研究，認真處理。在保存備份制度中規定，對于具有永久保存價值的檔案要實行分級管理，分級管理可以保證檔案的安全保管和有效利用。

2 加強檔案安全管理的對策

2.1 建立健全發電企業檔案管理制度 就本公司而言，多年來根據《企業檔案目標管理》的要求，公司對檔案管理工作實行統一領導、統一管理、統一制度，建立健全了檔案管理的各項規章制度包括：《檔案管理網絡》、《檔案管理人員職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案收集移交歸檔制度》等，實行了科學化、制度化、規范化的有序管理。

在檔案安全保護的工作中，制定應對火災、水災等各種自然災害危害檔案安全的《應急預案和措施》。

2.2 落實責任確保檔案安全管理工作的實施 檔案管理制度的建立，一定要責任落實到人，因為在檔案安全管理中，人是第一要素。

2.3 規范的設施設備是檔案實體安全保障的基礎 我公司檔案用房實行了檔案庫房、整理室、閱覽室三分開。

2.3.1 檔案庫房是保管檔案的基地，直接影響到檔案保管的安全和質量。因此，檔案庫房的建設要符合《檔案館建筑設計規范》，盡量不設在底層。庫房內不能有上下水管道，供電線路要埋在墻壁內，庫房的門窗要嚴密、安全，減少南、東、西面的窗戶，窗戶與墻面的面積比例應不大于1：10的要求規范，減少進光量。

2.3.2 檔案庫房及閱覽室設備齊全是檔案安全保障的條件。大家知道溫度高于30攝氏度，紙張易縮水變脆，韌性降低易折，會加速字跡退色，加快有害生物生長及化學物質對檔案載體材料的破壞。溫度低于結露溫度時，檔案載體的水分會增加，損害檔案制成材料。濕度高于70%時，檔案制成材料會變形，耐久性會下降，字跡會擴散模糊。濕度低于30%時，檔案制成材料的水分會降低，耐久性下降。

2.3.3 加強防光和防有害氣體措施減少有害光線和有害氣體對檔案制成材料的破壞。①光會加速紙質材料纖維素的氧化，使其變黃、發脆強度降低，字跡退色。會造成磁性材料、光盤、膠片的老化、變形，影響記錄信息和影像的使用效果，使其耐久性下降。②有害氣體會加速檔案制成材料的化學物質的分解，降低紙張和磁性材料的耐久性。

2.3.4 加強檔案庫房的管理，避免有害生物對檔案制成材料的破壞。灰塵中攜帶有微生物和化學物質，在其合適的溫濕環境中會產生霉菌和有害生物，對檔案制成材料造成危害。為了避免有害生物的危害我們采取如下措施：①做好前端控制，多與檔案的形成部門溝通，加強歸檔材料規范性的宣傳，嚴把接收檔案質量關；②在檔案入庫時進行消毒滅蟲處理；③加強庫房溫濕度的合理控制；④保證庫房及檔案柜的清潔；⑤及時更新防蟲驅蟲藥，防止有害生物、霉菌及昆蟲的生長。

2.4 嚴格遵守檔案保密制度確保檔案信息安全

2.4.1 在經濟方面：企業機密檔案直接關系到企業的權力和利益。在企業檔案中有些決策文件、技術設計圖紙、方案、措施、科研信息及合同、協議、會議紀要、財務報表、證照等，都不同級別的具有一定的保密性質。

2.4.2 正確處理好檔案利用和保密的關系，為企業領導決策、經營、建設等各項工作服務。

①在檔案的利用中，檔案管理者嚴格執行檔案利用制度，嚴格區分一般檔案、機密檔案、法律性質檔案的借閱手續，要求利用者根據利用內容填寫不同的檔案利用審批單，并經相關領導簽字批準后方可借閱。有些重要檔案在借閱時，檔案管理者要做到眼快、腦活、嘴勤，要時刻關注利用者的動機，避免檔案受損和違規利用，歸還時認真檢查。②對營業執照、土地證、確權性的紀要、合同等具有法律性質的檔案材料，在復印后都加蓋我們特制的《不準再復印的》印章。在復印件不能起憑證作用，孤本原件又不準離開檔案室時，檔案管理者就親自監督利用。③為保證檔案在頻繁的利用中不造成損壞，要加強檔案材料的編研工作，利用檔案編制專題匯編、基礎數據匯編等，供利用者參考利用，減少了對檔案原件的磨損。④為確保檔案的安全，在閱覽室內安裝監控設備，便于監督利用過程。⑤在辦公自動化管理中，我們根據利用者的工作范圍和職責，給檔案利用者確定了利用權限，保證檔案信息的安全。

3 對檔案安全的思考

(1)應繼續加強檔案目標管理的考核力度，以促進檔案管理者綜合素質的提升。(2)加強檔案業務培訓與交流，以提高檔案管理者的業務水平。

結束語

檔案是企業乃至國家的重要的物質和文化財富，是不可再生的文化、技術、信息資源。確保檔案的實體安全和信息安全，是《檔案法》賦予檔案管理者的責任。

[1]錢唐根；檔案保護與現代科技[J]；上海檔案；2001年04期