淺析科研檔案管理存在的問題及對策

瞿曉芳

摘 要：科研檔案是在科學技術活動中形成的各種形式的材料的總稱，是科研單位在科學技術活動過程中形成的真實記錄，具有重要的參考作用。本文從科研檔案管理工作的實際出發，介紹了科研檔案的內容，分析了科研檔案的特點及其在科研活動中的重要作用，對當前科研檔案管理過程中存在的問題進行了論述并提出了相應的對策，從而更好地開展科研檔案管理工作。

關鍵詞：科研檔案 問題 對策

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）08（b）-0119-02

科研檔案是科學技術檔案的簡稱，是人們在從事科學活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的科技文件材料。科研檔案是科研單位開展科學技術活動的重要基礎，是在科學技術活動中形成的真實記錄，是對該單位科學技術水平高低的真實反映，對該單位科學技術活動的可持續發展起著重要的作用。

1 科研檔案的內容

構成科研檔案的科學技術研究文件材料主要包括：

（1）科研檔案科研準備階段的科研課題立項論證、審批文件；委托書、合同、協議書等相關材料。

（2）開題論證階段的開題報告；課題（項目）任務書；課題（項目）研究大綱；方案論證報告、評審及批復等相關材料。

（3）研究試驗階段的各種載體的重要原始記錄；實驗文件；設計文件；檢驗報告、合格證；故障分析報告等相關材料。

（4）總結鑒定驗收階段的實驗結論性文件；用戶使用報告；技術總結、學術論文或專著；經濟分析報告等相關材料。

（5）成果和鼓勵申報階段的成果和獎勵申報及審批文件；獎勵材料；專利申請的有關部門文件等相關材料。

（6）推廣應用階段的推廣應用方案、總結；市場調查、分析報告；轉讓合同、協議書；用戶反饋意見；國內外學術交流材料等相關材料。

（7）計算機軟件項目則還應包括源程序；開發計劃；需求分析報告；概要設計說明；詳細設計說明；數據庫設計、硬件平臺及操作系統說明；用戶手冊、程序維護手冊；測試計劃；測試分析報告；安裝實施過程記錄；項目開發總結報告；軟件著作權申請材料及證書等相關材料。

2 科研檔案的特點

（1）專業性、成套性強。科研檔案由各類科學活動中直接形成的科技文件材料轉化而來，具有非常強的專業性。科研檔案記錄著單個獨立的科研項目的各個階段，每一個階段形成的技術文件材料組成一整套該項目的科研檔案，該套科研檔案中的每一份文件材料都有著不可分割的有機聯系，具有很強的成套性特點。

（2）種類、形式多樣。從科研檔案的內容上可以看出，科研檔案在文件種類上呈多元化，既有管理方面的各類紅頭、白頭文件等，也有技術方面的各類設計、試驗文件等。從科研檔案的表現形式上看，類型也比較豐富，有報告、圖紙、數模、照片、錄像、源代碼、光盤等各種形式。

3 科研檔案的作用

（1）為科學技術活動提供有力的科學依據。科研檔案是在科學技術活動中直接形成的各類具有保存價值的科技文件材料，收集齊全、完整、成套的科研檔案為科學研究提供了理論依據，具有重要的參考作用。

（2）為科技管理的決策奠定基礎。科研檔案是科研工作發展進程的真實記錄，是提高科研管理水平的基礎和前提，為領導決策和科研工作提供重要憑證和參考。根據完整、準確的科研檔案，可以更科學、更規范、更高效地開展科研管理工作，促進科研管理工作的可持續發展。

（3）為科研項目的研究提供必要的條件。繼承和借鑒前人的成果，是科學再生產的基礎和前提條件，科研項目研究需要吸取、借鑒大量已有的科技成果和研究方法，大量的可靠的科研檔案成為科學研究不可缺少的條件。

4 科研檔案管理工作中存在的問題

4.1 檔案意識比較薄弱

部分科研單位對科研檔案的價值和作用認識不足，單位領導缺乏重視，員工在科研活動中不注意科研項目檔案的積累。在科研活動中只注重收集相關紙質材料而忽略收集其他形式的材料；只注重收集技術性文件而忽略收集立項、評審等階段的管理性文件。

4.2 檔案材料收集不全

科研項目的工作周期一般都較長，檔案部門對科研工作的前期立項和各階段工作開展情況不了解，部分科研項目在結題驗收時未通知檔案部門參加，導致檔案人員在文件歸檔時才對整個科研項目形成的文件材料進行全面審查，致使歸檔的文件材料不齊全，文件缺乏有效性和規范性，不符合歸檔要求。

4.3 檔案管理方式落后

現今社會已經是信息化社會，科研檔案的表現形式已經從大量的傳統紙質檔案變成數模、照片、源代碼等各種形式，但是部分科研單位的檔案管理方式和手段仍比較落后，未能與時俱進，缺乏檔案信息化建設力度。

4.4 宣傳培訓力度不夠

檔案部門對本單位科研檔案歸檔工作的宣傳培訓力度不夠。科研項目的各個階段都會產生不同的科技文件，全程參與項目的科研人員在科技文件的形成和積累過程中起著重要的作用。但是，科研項目一般周期較長，參與該項目的科研人員可能變動較為頻繁，針對科研人員的檔案宣傳和業務培訓不夠，不利于科技文件的收集、積累，最終影響該項目檔案的完整性。

5 加強科研檔案管理工作的對策

5.1 提高科研人員的歸檔意識

作為科研檔案形成的主體，通過各種形式對科研人員進行本單位檔案工作相關規定的宣傳教育，提高科研人員的歸檔意識，使科研人員在科研生產過程中注重科技文件的收集、整理，提高科技文件的歸檔質量，促進單位科研檔案管理工作的順利開展。

5.2 加強科技文件的收集

科研單位應按照《科學技術研究檔案管理暫行規定》的要求，做到科研檔案工作與科研工作“四同步”。在科研管理部門在下達科研課題任務時，檔案部門應提出科技文件材料歸檔的具體要求，作為科研人員收集科技文件的參考依據；在檢查科研課題計劃進度時，檔案部門應檢查科技文件材料的形成情況，對缺少或不符合歸檔要求的文件提出整改要求；在驗收、鑒定科研成果時，應通知檔案部門參加，檢查該項目形成的科技文件材料的完整性、有效性和規范性，并將檢查結果呈現在評審意見中；在上報登記、評審獎勵科研成果及科技人員晉級考核時，檔案部門應堅持先歸檔后出具歸檔情況證明的原則，督促科研人員及時歸檔。在嚴格執行“四同步”要求的基礎上，各單位檔案部門要根據國家、行業有關規定，結合本單位的實際情況，制定相應的科研檔案管理制度，明確歸檔范圍和歸檔要求，同時對科研檔案管理的業務流程進行梳理，編制相應的流程圖，為科研人員的歸檔工作提供便利，提高科研人員的歸檔積極性。endprint

5.3 加快檔案信息化建設

通過建立和完善檔案管理信息化平臺，利用先進的信息技術對科研檔案進行有效的整理和收集，把紙質、聲像等形態的科研檔案轉化成數字化的信息資源，提升科研檔案信息保存和檢索功能，并對數字化信息資源進行系統梳理和編輯，開發實用性強的科研檔案信息產品，提供高效的科研檔案利用服務。

5.4 加強宣傳和業務培訓

加大對本單位科研檔案管理辦法及相關制度的宣貫培訓，使一線科研人員了解科研檔案管理辦法的內容和科技文件材料的歸檔要求。通過舉辦檔案宣傳周等手段，使本單位各級領導和科研人員認識到科研檔案管理工作的重要性，提高科研人員的歸檔意識，把歸檔工作真正融入到科研工作中。同時，不斷加強對科研檔案管理人員的培訓，積極組織其參加各級檔案主管部門舉辦的檔案業務知識培訓，不斷提高專業檔案管理人員的綜合素質及業務能力，使本單位檔案工作順利開展，符合國家、行業各類檔案管理辦法、制度及標準的要求。

6 科研檔案管理實踐

筆者所在單位是一所科研院所，科研檔案管理工作是單位檔案管理工作的重要組成部分。針對科研檔案管理，制定了《科學技術研究檔案管理辦法》，明確了科學技術研究檔案由檔案部門集中統一管理。檔案部門負責對各部門科研文件材料的收集、整理與歸檔工作進行監督、檢查和業務指導；明確了科研人員負責對工作中形成、積累的科研文件材料進行收集、整理、歸檔工作。同時規定在進行科研課題（項目）鑒定驗收、成果評審等活動時，應有檔案部門人員參加。在對本單位科研工作產生的技術文件進行統計分析的基礎上，制定了《科學技術研究文件材料歸檔范圍和保管期限表》《計算機軟件項目文件歸檔范圍和保管期限表》《科研課題（項目）等級劃分標準》等具體文件，并結合科研檔案管理實踐，明確提出了科技文件材料的具體歸檔要求，例如：以課題（項目）為單位由立卷人填寫《檔案預立卷清單》《歸檔電子文件登記表》《檔案鑒定表》；歸檔時應由課題（項目）組成員填寫移交清單，檔案部門按歸檔要求進行檢查，符合標準后，雙方辦理交接手續等。對已獲得獎勵或正在上報的科研成果，如檢查發現其檔案不符合要求的，檔案部門有權建議有關部門推遲或撤銷對該項成果的獎勵。不僅積極參加國家檔案局舉辦的各類檔案培訓，并定期開展針對兼職檔案員的培訓工作并舉辦檔案宣傳周活動，增強員工的檔案意識。這些措施有效保證了本單位科研檔案的齊全完整性，為本單位的科學技術活動的可持續發展提供了有效保障。

7 結語

綜上所述，科研檔案是科研單位科學技術活動的真實記錄，是科研單位開展科學技術活動的重要基礎。檔案部門應加大科研檔案工作的宣傳力度，提高科研人員的歸檔意識，規范科技文件的收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高科研檔案管理的現代化管理水平，從而保證科研檔案的質量，為單位科研工作的可持續發展保駕護航。

參考文獻

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