現代檔案管理業務基礎的具體分析

張文青

摘 要：隨著我國經濟的發展及辦公自動化的普及，在很大程度上影響了我國的檔案管理工作，為了有效地緩解這一問題，我國的檔案管理工作正在不斷發展和創新中。我國傳統形式上的檔案管理工作主要的工作內容有兩種，首先是檔案管理工作中的案卷歸檔；其次是檔案管理工作中的檔案保管工作。我國檔案管理工作的主要內容就是要對檔案的相關資料進行收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研以及檔案資料的利用及服務工作。傳統形式上的檔案管理工作主要是通過紙質載體、膠片載體以及錄像等載體進行檔案的保存。傳統形式上的檔案管理工作重點是檔案資料的保管，同時還要對相應的閱讀檔案資料的人進行服務。在檔案查閱的過程中，最顯著的一種形式就是采用手工的形式對檔案進行資料查閱。但是伴隨著我國經濟以及科學技術的不斷提升和發展，我國的檔案管理工作已經有了非常好的發展，本文主要針對現代檔案管理業務的基礎工作進行詳細的論述以及分析，通過對相關檔案管理內容的闡述來給出現代管理工作的特點，以及對實施的過程中出現的問題給出相應的處理辦法。同時希望通過本文的闡述及分析能夠為我國檔案管理工作的進一步完善和發展貢獻一份力量。

關鍵詞：現代檔案管理工作 自動化 數字化檔案 電子文件 業務基礎

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）08（b）-0117-02

伴隨著我國社會及經濟的發展，我國的很多行業都面臨著非常大的挑戰和機遇，我國的檔案管理工作也是這樣，在經濟技術不斷發展的今天，也面臨著非常大的壓力；同時，如果能夠有效地對這種壓力進行轉化，我國的檔案管理也面臨著非常大的機遇。我國相關部門對于檔案管理工作的進一步發展進行了非常深入的研究和討論。目前我國的檔案管理工作模式中的傳統模式正在面臨著非常大的挑戰。現代檔案管理目前以電子文件的檔案管理為主。電子文件在檔案管理中非常重要，主要有兩個原因：首先是電子文件具有非常好的完整性；其次是電子文件具有非常高的可靠性。檔案管理工作中的檔案制度正在不斷創新的過程中，歸檔工作制度主要包含了文件的整理、文件的鑒定、文件的編制工作，在檔案管理工作過程中，歸檔工作需要提前進行。這樣就對我國傳統形式上的檔案管理提出了非常大的挑戰，需要我國檔案管理工作進行一定形式上的創新發展，這樣才能夠不斷地適應目前我國社會發展對檔案管理工作的要求。

在20世紀初期，我國檔案工作的最基本工作形式就是對紙質的檔案資料以及電子形式的檔案資料進行合并管理和歸檔。伴隨著人們對檔案管理工作的進一步重視和要求，我國的檔案管理工作逐漸向著數字化檔案管理工作轉變和提升。目前我國現代檔案管理業務的核心工作內容就是對數字化的檔案進行有效的管理和歸檔。數字化檔案管理工作主要有4個優點，首先是數字化檔案不容易消失；其次是數字化檔案不容易被修改；再次是數字化檔案管理對于信息以及信息載體的依賴性較強；最后是數字化檔案管理對于環境的依賴性較低，能夠有效地適應各種工作環境的檔案管理工作。為了有效地保障我國檔案管理工作中的數字化檔案管理的準確性、完整性以及有效性，我國的檔案管理工作要將文件的形成以及管理工作移到檔案管理工作前端進行。這樣才能夠有效地保障數字化檔案的歸檔信息準確、及時、有效，這樣才能夠從根本上提升我國現代檔案管理工作的工作效率和工作質量。本文針對現代檔案管理工作的主要基本業務進行詳細的論述和分析，通過分析和闡述能夠有效地了解和掌握我國目前現代檔案管理工作的相關內容以及涉及到的相關問題，這樣才能夠在實踐的過程中進一步提升我國現代檔案管理工作的效率和質量，保障我國檔案管理工作的不斷可持續發展。

1 簡要敘述在現代檔案管理工作進行的過程中提前介入的意義以及必要性

提前介入實際上是檔案工作者從文件的形成階段就開始介入到電子文件的管理工作構成，檔案工作者不僅能夠通過網絡使用電子文件管理系統，實施文件處理過程前端監控，而且應在電子文件管理信息系統的設計和研制階段就參與需求調研和系統分析，將檔案管理的思想和方法融入到系統的設計過程。這種從文件形成階段就開始考慮檔案的歸檔和保存要求，目的是能夠準確定位歸檔范圍、確保歸檔文件的質量，保障電子文件歸檔后形成檔案的憑證性、價值性和完整有效性。

2 簡要敘述在當代檔案管理工作進行的過程中提前介入的主要內容

（1）在提前介入工作過程中我們要將現代檔案管理工作的個別工作環節進行提前安排和進行。

我國的檔案管理在進行自動化辦公或者是檔案電子管理文件的系統時，檔案管理的相關工作人員都要進行必要的合作，這些工作人員包括了項目的主要工作者、項目的設計人員、項目的文件文書處理人員以及檔案業務人員等。上述人員要將檔案文件是否需要保存，以及保存的期限等問題按照國家檔案業務規范進行必要的交流和統一。同時對于能夠影響檔案管理工作的一些問題要提前進行處理和解決，只有這樣才能夠有效地保障檔案管理工作的順利進行，提升檔案管理工作的工作效率，同時也能夠在很大程度上保障檔案管理工作的工作質量。在檔案管理工作進行的過程中，要對檔案管理中的電子文件的形成過程進行必要的強化管理和控制，檔案管理的相關工作人員只有對檔案的資料進行詳細完整的收集，準確地對檔案資料進行解讀，才能夠按照一定的規范和要求對檔案文件進行有效的整理和保存。在檔案管理工作中對檔案資料的有效鑒定、有效歸檔、有效移交是非常有必要的，這些都是現代檔案管理業務的基本工作，相關的工作人員要針對性地進行強化管理。現代檔案管理工作最基本的工作內容以及工作作用就是一項管理以及服務類工作。一般意義上來講檔案管理工作是一項政治性工作。檔案管理在進行的過程中并沒有產生相應的財富以及相關的價值。檔案管理工作中的檔案也不是主要為檔案管理人員服務。最主要的工作還是對檔案資料進行有效的保管，保障檔案資料的準確性以及完整性。目前我國的檔案管理工作并不是一個孤立的個體，檔案管理工作和我國的很多行業都有一定的聯系以及合作，因此我國的檔案管理在一定程度上還具有相應的社會性。但是在檔案管理工作進行的過程中最主要的一項還是其服務性，服務于對檔案進行查閱的人們，服務于我國社會的發展。endprint

在檔案管理工作進行的過程中，現代檔案管理同傳統形式上的檔案管理還是有一定的區別。傳統形式上的檔案管理主要是采用應歸檔的工作形式對檔案進行管理，但是現代檔案管理工作除了對檔案進行歸檔之外還要對檔案的內容、檔案形成的主要背景、檔案資料中具有的信息元素等問題進行闡述和控制收集，只要是能夠對檔案管理工作產生影響的檔案元素都是檔案管理工作需要注意和執行的。因此在進行檔案管理工作的過程中，要提前將上述的內容進行整理和收集，只有這樣才能夠在很大程度上保障檔案管理工作的工作效率，保障檔案管理工作的工作質量。

（2）在提前介入工作過程中要將檔案的歸檔、檔案的保管期限等內容提前到檔案文件管理階段之前。

雖然傳統形式上的檔案管理工作也要對檔案的歸檔工作，檔案的保管期限工作有準確的了解和掌握。但是現代檔案管理工作，尤其是電子文件的檔案管理對于上述兩方面內容還有很強的依賴性。只有將上述的兩個內容進行有效的掌握和了解才能夠保障檔案管理的后續工作正常開展和執行。在檔案管理工作數字化時代來臨的過程中，電子文件的歸檔以及保存期限是一項非常重要的工作內容。首先要做的就是結合相關的部門對上述內容進行進一步確認和掌握，通過多部門的研究來對檔案管理工作的標準以及制度進行必要的規范和管理監督。這樣就顯示出現代檔案管理工作同傳統形式的檔案管理工作有一定的區別和不同。現代檔案管理工作的工作人員要將檔案資料進行系統化的信息設計，要讓檔案資料形成一個有效的管理程序和制度。現代檔案管理工作目前已經針對檔案管理的工作內容進行軟件的設計，通過設計的軟件更加能夠細化檔案的管理工作，更加能夠符合檔案管理工作的工作需求，這樣能夠將原本被動的檔案管理轉變成為主動的檔案管理。

3 簡要敘述我國現代檔案管理工作的主要業務重點

（1）在現代檔案管理工作進行的過程中要將管理工作的發展同時代的發展結合在一起進行。

現階段檔案業務指導工作的重點應該是學習、掌握檔案管理現代化的知識、操作技能，依法依規建立健全各個檔案室工作流程，貫徹落實好檔案行業標準、規范，建立完善的基層檔案組織體系和提高科學管理檔案的水平。檔案業務指導人員在做好基礎指導工作的同時，一定要抓好當前重點的幾項工作。

（2）在現代檔案管理工作進行的過程中，要重點突出工作的主要內容—— “業務”。

在檔案業務指導過程中確保高標準、嚴要求，改進檔案管理人員在檔案管理中存在的一些不合適的做法，指出檔案業務工作中存在的問題，教導解決這些問題的方法。對被指導單位的檔案工作有所幫助，有所提高。解決被指導單位工作過程中遇到的業務問題，針對檔案管理具體業務活動提供技術和理論幫助。

（3）在現代檔案管理工作進行的過程中，要重點突出檔案管理的主要指導作用。

檔案業務指導人員在業務指導過程中應遵循“授之以漁”的原則，把檔案業務工作的方法和技能傳授給被指導人員，而不能超越自己的職責范圍，包辦代替，大包大攬地直接給做了。把重點放在檔案管理人員的業務素質和技能的培養和提高上。

參考文獻

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