流動人員檔案管理存在的問題與管理技巧

杜秀霞

【摘 要】近年來，隨著我國市場經濟體制的建立與完善，市場競爭日益激烈，有越來越多的人才自愿放棄 “鐵飯碗”，離開國企、機關、事業單位等，成為 “流動人員”。市場經濟越發達，人才的流動越是頻繁，流動人員的數量便與日俱增，近幾年通過人才市場實現流動的人員更是逐年增多，從而使得流動人員人事檔案管理出現了許多問題，困擾著各級組織人事部門，也直接影響了人才的合理流動。系統研究當前流動人員人事檔案管理中存在的問題，剖析產生這些問題的成因，探討流動人口檔案管理的規則與技巧，對充分發揮人事檔案在人力資源開發利用中的作用具有十分重要的意義。

【關鍵詞】流動人員；檔案；問題；管理技巧

一、流動人員檔案管理存在的問題

1.“棄檔”現彖比較嚴重。所謂“棄檔”，就是把個人的人事檔案放在人力中心置之不理，不再向人才中心定期繳納代理費；簡言之，就是被人遺棄的人事檔案。在寄存的人事檔案中，大量“無主”檔案數量呈逐年上升的趨勢，“棄檔” 已經成為一種普遍的現象。棄檔者多為大學生、出國者、個體創業者。相當一部分人認為檔案成了束縛自己的工具。為了 “自由” 之身，棄檔者不惜把自己身份的象征、記錄自己成長之路的檔案隨意丟棄。大學畢業生在對待自己的人事檔案問題上態度也很放得開，有不少人認為人事檔案可有可無，置自己的人事檔案于不顧，并沒有認識到妥善管理自己檔案的重要性。曾經維系著個人命運的人事檔案如今遭到了被遺棄的命運，這無疑是當前人事檔案管理過程中一個值得引起關注的問題。

2.流動人員人事檔案管理比較混亂。為了加強流動人員的人事檔案管理，各級組織人事部門及其所屬人才交流服務機構進行了積極的探索，積累了許多有益的經驗和做法。但是，在實際工作中仍存在一些值得注意的問題，影響了流動人員人事檔案的管理，主要表現在兩個方面： 一是擅自管理流動人員的人事檔案。一些不具備人事檔案管理資格的單位擅自接收和管理流動人員檔案，造成流動人員人事檔案多頭管理現象。二是流動人員人事檔案管理制度不夠健全。 有的單位對要求調出的人員在未經所在地組織、人事部門審批同意的情況下，擅自轉遞人事檔案；有的人事檔案管理機構在未經凋查核實的情況下，輕率地為找不到檔案去向的流動人員補建檔案材料；有的單位對流動人員人事檔案的查、借閱等不按規定辦事，擅自提供檔案利用，造成檔案失密、泄密、遺失、涂改造假等現象時有發生。

二、流動人員人事檔案管理問題分析

根據調查，造成流動人員 “棄檔”和流動人員人事檔案管理混亂的原因是復雜多樣的，主要表表現在以下幾個方面：

第一，人們對人事檔案作用的認識正在逐漸淡化。為了能吸引人才，一些用人單位推出“不要申請報告，不要組織關系，不要人事檔案”的所謂“英雄不問出處”舉措，只要愿意來，有無檔案無所謂。加上調檔、轉檔手續繁瑣，還有時間和檔案保管費等原因，許多流動人員不得不選擇將檔案留存原籍。

第二，由于管理上的漏洞，人事檔案存在造假現象，可信度大大降低。許多單位不再將人事檔案看作選拔人才的依據，而是注重人員的實際工作能力， “與其信檔案，還不如信其人”。即使有真實的人事檔案，那也只能說明過去，不能證明現在，因而對人事檔案抱著可有可無的態度。

第三，我國檔案法律法規及制度規定，檔案不能隨便銷毀、故意丟失。一些流動人員利用這個規定，長期不去理會自己的人事檔案，造成管檔機構和檔案主人長期失去聯系的死檔” 數量不斷增多。

第四，人們對人事檔案所有權的認識存在偏頗，將人事檔案等同于個人檔案。于是，社會上出現不少自己保管人事檔案的現象，甚至出現單位為留住人才而扣壓其人事檔案作為籌碼的情況。

三、革新機制，實現流動人員人事檔案管理規范化

為適應新時期經濟建設和人事工作的需要，從根本上解決流動人員人事檔案管理工作中存在的問題，應采取以下切實有效的措施：

1.正確對待流動人員的人事檔案。人事檔案是一個人身份的憑證，是單位和組織全面了解、正確評價一個人的依據。因此，完全撇開個人歷史，僅僅依據當前表現來評判一個人的才能，未免有失偏頗。人事檔案是一個人歷史的真實記錄，只要不是有意造假，其真實性是可信的。何況人事檔案的作用是多方面的。就我國目前現有規定而言，許多涉及個人切身利益的事項，如職稱評定、杜會保險 、政審等都需要人事檔案；每年的國家公務員、計算算機、外語等級考試等國家相關考試報名需要人事部門以檔案為依據開證明；甚至住房更名、結婚登記等生活中的事也都需要檔案。可見，作為個人情況有效證明的人事檔案是與個人的工作、學習、生活息息相關的，其作用是顯而易見的。

2.正確認識人事檔案的所有權問題。人事檔案并不等同于個人檔案。雖然人事檔案是個人活動的歷史記錄，但它的形成者并不只是人事檔案所記載的當事人。例如：其中的鑒定、調查記錄其中的鑒定、調查記錄、審批等是由組織形成的；總結、自傳、入黨入團申請書、填寫的各種表格材料等雖是由個人形成的，但有的材料上仍然有組織的意見。可見，人事檔案不是嚴格意義上的個人檔案，其所有權不應歸屬個人，而應歸屬建立人事檔案的單位。因此，包括流動人員人事檔案在內的所有人事檔案只能由組織管理，而不能由當事人保管，更不能交由他人保管。

3.建立有利于人才流動的人事檔案機制。許多流動人員棄檔不顧的一個重要原因，就是流動人員人事檔案調檔轉檔難，而且異地調檔手續繁雜，各地區規矩不一，有的地區還有在外工作的比在當地工作的每月要多交檔案代理費等，要轉走檔案還需一次住繳納一定的手續費。這些制度規定都使一些在外地工作的流動人員為取檔變得望而生畏。要解決這個問題，關鍵在于建立一個有利于人才流動的人事檔案機制，簡化調檔轉檔手續，提高辦事效率；同時，人才流動服務機構應本著：“服務為主，適當收費”的原則，規范服務收費標準。

4.實現流動人員人事檔案的現代化管理。利用現代化技術對流動人員人事檔案進行信息存儲、查找，進而實現網絡化管理，是當前人事檔案管理部門需要重點研究的課題。有關部門要在現有人事檔案管理軟件的基礎上研制適合流動人員人事檔案管理的軟件，以便對檔案信息進行動態化管理。同時利用現代網絡通信技術，建立人才業績跟蹤系統，做到人才流動到哪里，檔案信息系統就跟蹤到哪里，始終保持流動人員人事檔案內容的鮮活性，不斷提升人事檔案的使用價值，盡可能減少“死檔”的形成。endprint