信息化環境下中小企業內部控制問題研究

鄭玉玲

[摘 要] 隨著信息化時代的到來，信息技術普及到了社會的各個領域。中小企業在日常工作中也應用了信息技術，信息技術一方面使企業的工作變得更高效與便捷，另一方面也為企業內部經營管理的各個方面帶來了新的困擾。企業需要用發展的目光看問題，順應時代的潮流，享受信息化環境為企業工作帶來的簡便快捷，做好會計信息系統的維護工作；重建會計信息系統組織框架與重新劃分員工職權；完善網絡內部監督系統，加大內部審計力度；深入研究內部控制問題，建立健全風險管理體系，使企業更好更強的走下去。

[關鍵詞] 中小企業；內部控制；信息化

[中圖分類號] F270 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009-6043（2017）09-0042-02

一、信息化環境下中小企業內部控制的現狀

隨著信息技術在整個社會的普及和應用，社會大眾的生活方式有了煥然一新的改變。政府使用信息技術更高效的辦公，商人通過信息技術開展了電子商務，居民通過信息技術獲取信息以及娛樂。中小企業在財務工作中也逐步應用了信息技術，稱之為會計信息化，會計信息化“是指把會計信息作為一種資源，在對會計信息獲得、整理、傳輸、儲備、應用等過程中充分運用現代信息技術，在需要時提供足夠的會計信息，確保企業能夠正常的運營管理、控制決議。”會計信息化主要是把企業中的各種信息搜集到一起，包括人員、財務等諸多方面的信息，然后通過現代信息技術對這些信息開展采集、整理的工作以便最后使用，以期能夠在信息化會計系統方面達到高效和實時信息共享的效果。中小企業都逐步引用了信息技術，以此完成會計在登記與核算上的業務。但是目前中小企業的會計工作對信息技術的運用時間比較短，因此大多數企業在進行內部控制工作時并未真正的引用信息技術，在內部會計控制方面企業仍然在使用以往的內部控制體制，而非信息技術。盡管如此，內部會計控制的各個方面還是因為信息技術的應用產生了變化，但是倘若無法對內部會計控制的內容與方法進行相關的變革，內部會計控制就很難有顯著的效果。內部會計控制在信息化環境下想要順利進行，就意味著它不單單需要控制人的活動，更需要加大在計算機與互聯網程序方面的執掌力度。信息技術的復雜性使企業不單單在面對傳統的內部控制體制以及會計信息真假等方面存在困擾，也使企業面臨著更巨大的安全風險。會計信息在被網絡渠道傳輸的過程中有一定的風險，例如可能發生遺失、損壞、人為篡改之類的問題。所以，優化信息技術環境下的內部控制對于中小企業而言刻不容緩。企業的各層員工均有權對企業實行內部控制，盡力確保企業經營合法合理、財務安全、財務報告及相關信息準確真實，使經營管理更高效、經營效果更顯著以及企業發展戰略更好的實施。

二、信息化環境下中小企業內部控制的變化

（一）內部經營的變化

信息化環境下，中小企業的內部經營管理工作有了一系列的變化，首先是企業的管理組織與以往相比更加扁平化，在分層的控制上有對應的裁減措施，撤除了一部分冗雜的中層管理手續。其次信息的輸入或輸出工作可以由每一位職工直接操作，從而影響整個內部控制系統的運轉，所以企業在員工素質的要求上較以往更加嚴格。

（二）風險評估的變化

信息化環境下，計算機和網絡不穩定，企業在應用信息技術的過程中需要進行風險評估，針對計算機和網絡通信系統的風險進行研究，實現對風險的有效控制。中小企業內部控制系統的操作依賴于網絡通信系統，所以企業要盡力確保網絡通信系統的穩定和安全運轉，因為個別環節產生問題就有可能致使整個信息鏈的斷裂從而泄露信息，因此計算機的軟硬件和各終端設備的安全性必須被保證。

（三）控制活動的變化

因為信息技術的應用，企業實現了管理內部控制信息系統的目標，使企業內部資源整體共享不再遙不可及，全體員工都能夠共享信息更高效的工作，員工因此受到了極大的鼓舞和指引。因此企業致力于達到業務流程更高效，內部信息更安全這一目標。

（四）內部監管的變化

信息技術的應用使內部監管在人工控制和程序控制上能夠結合起來，從而使中小企業在獲取信息時更及時與便利。同時程序控制也存在問題，它使控制的靈活性大打折扣，而且程序控制出現問題時企業并未十分重視，也未采取任何舉措從而導致了同類問題反復出現。因此在信息化監控系統的運行中，企業必須要做到對人工控制與程序控制的實時監管。

三、信息化環境下中小企業內部控制存在的問題

（一）會計信息系統在程序上的漏洞，使會計信息易于被人為篡改

在傳統會計模式下，有管理權限的職工以及領導需要在每張原始憑證上簽字蓋章，然后進行記賬憑證的登記工作，盡管這種工作模式并不高效，但經過層層職工的把關，卻能夠最大限度的避免舞弊。基于會計信息系統的存在，企業在公共信息平臺上的會計信息也能夠開放共享，會計人員既要完成數據的輸入和整理，又要把數據輸出與呈遞，因此如果他們想在未經批準時隨意修改應用的程序和數據庫，實在是輕而易舉。一旦科目體系和對賬數據遭受損害，整個系統就會因此癱瘓，并且只要有口令和密碼任何人都能夠自由隨意的查閱會計信息，掌控會計網絡系統，如此一來企業的機密輕易就能被泄漏和損壞。甚至有些不法分子在不知不覺中會通過計算機程序對會計數據進行修改、刪減、隱藏和偽造等操作，由此產生的失實的會計信息會讓企業遭受到重創。

（二）人為非故意的差錯，引發會計信息失真問題

我們不曾見過完美無缺的計算機操作系統，計算機也是以固定的公式和編程為基礎處理大量的數據，所以它無法像手工模式一樣擁有人工識別糾錯能力。即使最開始輸入的數據有一點細小的差錯，計算機系統也無法識別，它會把原始數據分毫不差的傳遞到其他的系統中，隨著傳遞的次數與涉及的業務越來越多，這個差錯就會被逐級放大，由此導致賬本，年度報表以及整個會計信息系統失真。如果這個差錯未被及時發現，就會不斷的產生新差錯，虛假的會計信息往往就是在這樣不經意間產生的。而企業管理者用失真信息做為判斷基礎，從而做出的決策必然存在很多問題。endprint

（三）網絡背景下中小企業內部控制的審查力度下降

傳統會計模式下，是通過紙質版的會計記錄和內部控制方式來確保信息的真實可靠。但網絡背景下辨認信息真假的難度大大提高。首先企業整理的所有會計信息都集中存放于會計信息系統中，因此在會計信息系統中有各種各樣的會計業務和大量的原始憑證，由于信息資源的開放性以及各類信息之間交叉的速度太快，信息的復雜度變得更高。其次傳統會計中的各個崗位不再有關聯，崗位之間牽涉關系變弱。因此企業無法輕易準確的辨別信息的真假，企業若想改變這種現狀，首先要完善審查信息程序，其次是提升審核人員的專業能力。

（四）會計信息系統不斷升級，會計人員面臨知識結構轉型問題

舊時手工的會計業務相對單一而且操作也十分簡單，只要會計人員在會計專業知識與會計業務流程方面熟練即可。隨著網絡時代的到來讓會計核算方式更加簡單便捷，會計業務也與企業的各個業務環節有了關聯，會計人員僅憑最初的專業技能已經很難跟上信息化時代的步伐。信息技術的普及為會計人員制定了更高的要求，掌握會計專業知識只是最基本的，還需要有管理財務的才能，熟練網絡操作的技能以及辨認其他業務基礎經濟知識的能力，并且會計人員不僅要會使用會計信息系統，更要學會如何在會計信息系統出現問題時進行維修。會計信息系統不斷的改革與更新也為會計人員增添了壓力，他們必須不斷學習才能適應信息化時代下的會計工作。

四、強化中小企業內部控制的具體措施

（一）做好會計信息系統的維護工作

對于會計信息系統開發的控制是一種事前預防的行為，必須在會計軟件系統開發的流程中執行這種控制。一是在軟件開發前探究與考察它的可行性，設計總體結構時要結合公司業務的實際需求考慮，創建一個有企業特色并且涵蓋企業所有經濟資源的會計信息系統。二是系統的使用時間要有保證，企業應有修改軟件的能力，因為在信息化環境下軟件需要不斷更新，升級換代。三是要留存審計線索，以便為日后的審計工作提供足夠的參考，這就需要企業在審計上有相應的政策性規定。四是一旦系統崩潰，系統應有能力進行自我修復，即使遭遇自然性的不可防患的災害時也能迅速的進行自我備份工作。想要做好系統維護的控制工作必然不能缺少事前預防以及事后修補維護，同時也要對系統實時控制和事中監督，以便發現問題時及時解決。

（二）重建會計信息系統組織框架與重新劃分員工職權

因為會計信息系統的應用，使會計組織機構不得不重建。一是需要設置大量的崗位，包括操作崗位，計算機穩定與維修崗位，會計資料整合崗位，內部監控崗位等等。二是職員的權限需要重新劃分，數據的收集整理，會計檔案的保管以及內部系統監控的權限不能被一個人或一個部門得到，對各個崗位進行系統的分配，同時他們的責任與職權必須被落實，由此避免他們利用自己的管理權限做舞弊工作。三是通過內部職能的重新分配，來改變無關聯職能太集中這一缺陷，最終達到各個部門之間和部門內部互相監控，鉗制的效果。四是對數據文件要進行相應的職權分配，在只讀數據、維修數據、查用數據、備份數據的管理上，一定要明確管理人員相關的權力與責任，以此來約束他們，保證最高的準確性和最大的安全性。

（三）完善網絡內部監督系統，加大內部審計力度

加大對企業的內部監督力度，可以使內部監控的質量大大提升，使內部控制長期穩定。一是要持續的進行風險評估工作，每個崗位都有幾個最常見的風險問題，找出這些風險問題的關鍵所在，不斷地針對問題評估與改進，實時更新解決措施，這稱為事前預防。二是對會計工作的日常監控，主要是在日常的系統操作中，監控審批修改的數據以及每個崗位是否在工作中履行了責任與義務，日常監督就是所謂的事中控制。三是加大內部審計的力度，會計信息系統的審計重心有了重大轉變，由最初的在紙質憑證和會計資料方面審計，變更為在會計軟件系統進行輸入、整理、輸出和安全防控工作時進行審計。根據軟件最初開發時留下的審計證據，對每一個重要的會計環節查驗審核，確保每一個控制環節都是可信賴的，力求日常會計工作關鍵點控制的準確程度，以及對關鍵控制點審查的可行性。同時創建內部審計準則，例如關于會計信息系統內部控制的審計標準、網絡系統穩定的評定標準、以及對網絡審計人員的約束等，以此使內部審計工作有明確的審核標準。

（四）深入研究內部控制問題，建立健全風險管理體系

企業創建的內部控制系統并非是固定不變的，而是一種在企業發展目標變化時能夠順應變化及時做出調整的內部控制制度。企業需要不斷的分析企業內部控制現狀，完善全面風險評價體系，周期性的核查風險管理體系。舉些例子來說，公司有沒有妥善的風險管理辦法，有沒有在風險管理上形成具有自身特色的文化，與企業戰略目標能否融合，目前需要評審的部門運作是否順利；企業對整體風險是否存在認識，管理層在面對重大風險時能否及時面對，是否有能力對風險進行處理，中低層企業職工具備了與自己崗位相匹配的風險判斷能力了么；企業在風險識別能力上是否足夠全面，是否具有實時風險監督控制能力、專業的風險管理能力、在事前和事中的風險防范能力、完整的風險信息采集能力、風險管理報告編寫能力與審查能力；在企業的新問題產生時，企業是否有事后風險治理能力，對于問題是否有整頓能力和解決措施；企業風險管理報告是否如期編寫了，專業性是否有說服力，風險評估方式是否達到了先進和科學的水平，在風險分析上是否完整全面，面臨風險時的解決措施與企業整體的戰略方案匹配度高不高，企業內部控制的評價方法與過程如果用《企業內部控制基本規范》來衡量，能否達到其標準呢。這些都是值得深思亦可以作為提升中小企業競爭力，使企業更好發展的突破口。

五、結論

21世紀是一個網絡快速發展并且成為主流的時代，因此討論信息化環境下對中小企業內部控制的影響是順應時事的。哲學里說凡事都有兩面性，信息時代的來臨，使中小企業在工作中有喜亦有憂。本文已經對于信息化時代下中小企業在內部控制方面的利弊做了詳細的闡述，企業因為應用了信息化確實產生了很多問題，但信息化時代為企業帶來的好處遠遠大于這些問題帶來的困擾。企業需要用發展的目光看問題，順應時代的潮流，享受信息化環境為企業工作帶來的簡便快捷，同時不要懼怕企業內部控制中所面臨的問題，直面困難解決問題，使企業更好更強的走下去。

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[責任編輯：潘洪志]endprint