巧用Excel函數簡化教務管理中的成績統計工作

屈晶

[摘 要] Excel作為電子表格處理軟件功能十分強大，利用其提供的各類函數可以進行免編程操作從而使工作變得更為簡便。本文結合教務工作中期末考試成績統計這一工作實例，介紹了通過Excel多種函數的綜合使用，簡便完成教務管理中各項的成績統計分析。

[關鍵詞] Excel函數；教務管理；成績統計

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 084

[中圖分類號] TP317.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）17- 0181- 02

0 引 言

筆者所在的雅安職業技術學院是一所高職院校，近年來學生人數不斷增加，若按照原來人工核對篩選的方法來進行學生期末考試成績的統計分析，工作量巨大且容易出錯，如何高效而準確地完成這項工作成為了一個難題。通過不斷地摸索與總結，筆者使用了部分Excel函數使此項教務管理工作得到了簡便化處理。

1 統計期末考試缺考、違紀人數

期末考試成績錄入工作結束后，可從學院學分制系統中導出本期全院的不及格學生名單表，該表格為Excel工作表，其所包含的字段名中有一列為“原成績狀態”，在該字段名所在列的單元格中標注了“缺考”“作弊”等標識，可使用COUNTIF（）函數來對其進行具體人數統計。比如要統計缺考人數，可輸入公式=COUNTIF（G：G，“缺考”）回車后即可得到具體缺考人數。同理，要統計考試違紀學生人數也可套用以上方法，修改第二項條件參數為“作弊”來進行公式計算。

2 統計期末考試多門成績不及格學生名單

期末考試結束后，根據筆者所在院校的管理規定需要統計出不及格門科目達到4門及其以上的學生名單。過去由人工進行篩選計數，工作量非常大，費時費力，有時還會出現統計錯誤的情況。近幾年筆者通過不斷思考與總結，使用Excel函數大大簡便了這項工作。

2.1 統計期末考試成績4門及其以上不及格學生名單

首先，對補考名單表進行簡化，刪除掉F至I這四列數據，并以“姓名”為主要關鍵字進行排序，使同一學生的數據排在一起便于后面進行統計。在F1單元格中輸入“不及格門數”增加一個字段名。在F2單元格輸入公式=COUNTIF（C：C，C2），回車后使用填充柄拖動至F列相應單元格，得到每個學生期末考試的不及格門數，如圖1所示。

然后，單擊F2單元格，點擊“數據”選項卡中的“篩選”按鈕，使用“數字篩選”中 “大于或等于”的方法選出4門及其以上不合格的學生名單，并將其復制粘貼到新的工作表中。

接下來，我們要把這張表中每個學生的多行數據刪除掉，每人僅保留一行記錄，以此來制作具體的名單表。在G1單元格輸入“重復刪除”，在G2單元格輸入公式=IF（C2=C1，“刪除”，“”），回車后使用填充柄拖動至G列相應單元格，如圖2所示。

接著，可以通過自動篩選將G列數據中為“刪除”的記錄篩選出來，將其刪除掉，并將E列數據也刪除掉，這樣就得到了4門及其以上不及格學生名單表。

2.2 名單表按系別區分排列

將以上表格再次以“現班級”為主要關鍵字進行排序，將同一班級的學生排列在一起，便于后續操作。進行系別的區分需要使用數組公式來進行處理，在這里以篩選醫學系各專業班級為例來進行講解。

在工作表第一行F1單元格增加字段名“系別”，在F2單元格輸入公式=IF（OR（IFERROR（FIND（{“臨床醫學”，“醫學影像技術”，“口腔醫學”，“中醫”，“針灸推拿”，“公共衛生”，}，D2），FALSE）），“醫學系”，“”）。這其中OR函數為邏輯判斷函數，其中任一條件為真，即可返回真。FIND函數用于查找字符串，此處可將醫學系所含的各個專業名稱作為查找字符串加入到參數當中，如果D列中的數據包含了這些專業名稱的字符串，就顯示“醫學系”三個字，否則即顯示空白，如圖3所示。

這里需要注意的是，以上使用的是數組公式，要通過CTRL+SHIFT+ENTER組合鍵錄入公式，否則就只能計算數組中的第一個元素，無法正確區分出系別。

通過以上方法將各條學生記錄區分出系別后，可再次使用COUNTIF函數計算各系4門及其以上不及格學生的總人數。這里仍以醫學系為例，輸入公式=COUNTIF（F：F，“醫學系”），回車后得到具體數值，用該數值除以該系總人數即可得到不及格百分比，可用于教學質量監督與評估管理。

這里，通過多種Excel函數的綜合使用，便捷地完成了教務管理中的考試成績統計工作，避免了繁重且耗時的人工統計，極大地提高了準確性與工作效率。在今后的工作中，還要繼續對Excel函數進行深入研究，利用函數給實際工作帶來更大的便利。

主要參考文獻

[1]王巧伶.Excel 2010函數應用速查手冊[M].北京：機械工業出版社，2013.

[2]王海熔，裴佳利.Office高級應用[M].北京：電子工業出版社，2015.

[3]盧臺生. 現代辦公應用技術[M].北京：高等教育出版社，2014.endprint