淺談標準化在檔案信息化建設中的重要性

張曉健+段超鋒

[摘 要] 檔案的信息化程度是反應一個企業檔案現代化管理水平的重要標準，標準化是進行檔案信息化建設的重要基礎。某企業在“十一五”信息技術總體規劃中將檔案管理系統建設列為重要信息化項目之一，同時也是該企業檔案信息化建設的核心平臺。項目在建設初期就將標準化原則作為整個檔案信息化項目開展的重要原則，同時檔案信息化標準的制定也是檔案信息化建設中一個重要的環節。在檔案信息化建設中，該企業形成了日趨完整的標準規范體系，從管理層面、業務層面、技術層面科學高效地規范指導著整個企業檔案工作。

[關鍵詞] 標準化；檔案信息化建設；規范體系；重要性

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 093

[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）17- 0196- 02

0 引 言

近年來，國家檔案局、國資委針對新時期檔案信息化建設目標陸續出臺了一些新標準、新要求，當下的檔案建設工作主要體現在電子文件中心建設與數字檔案館建設、電子文件管理與檔案信息資源開發利用等方面。在這一輪特色鮮明的檔案信息化建設大背景下，如何結合企業自身檔案管理工作特點，建立科學合理的標準規范體系尤為重要。

企業檔案工作新理念是在認識檔案的信息和知識屬性基礎上，把檔案信息資源確立為企業發展的戰略性核心信息資源。建立核心信息資源管理理念，既是目前企業信息化建設的需要，也是未來企業持續發展的需要，更是檔案工作管理創新的必然，標準化規范體現的建設也就成了管理改革創新的重頭戲，本文主要以企業檔案信息化工作的具體建設來闡述標準化工作在企業檔案信息化建設中的重要性。

1 檔案信息化建設的必然性

檔案工作是企業管理的一個重要組成部分，檔案工作必須適應企業發展需求。企業在信息化建設工作的初期編制信息化建設指導綱領，描述了企業的未來信息工作管理體制、組織結構及主要工作內容，提出了信息系統建設項目實施的優先次序和項目初步的解決方案，其中檔案信息化建設成為企業發展的戰略之一，體現在以下方面。

1.1 標準化的必要性

檔案工作從實體管理向信息資源管理轉變是新形勢下企業管理對檔案工作的要求。相應的工作模式轉變，依據國家及行業的標準、制度，相關的標準規范及制度必須結合新的工作形式及要求完成制定，更好地規范指導企業檔案信息化工作。

1.2 業務需求的必然性

隨著“珍存企業記憶、提升公司價值、構建知識平臺、實現信息共享”檔案工作目標的制定，檔案業務工作的明確。具體需要大力開發和利用企業檔案信息資源，發揮企業檔案工作的信息作用，實現企業檔案工作為企業發展提供信息服務的主要任務和宗旨，展現企業檔案工作在經濟建設中的地位和作用。

1.3 資源集成的必然性

企業的信息化工作經過井噴式的發展，即將完成從集中建設向集成應用階段的轉化，加之大多數企業數字化、集成化和智能化逐步開展，信息資源的集中管理需求在檔案業務中日益凸顯，對檔案信息化建設提出了更高的管理要求。

1.4 信息價值的必然性

應用產生效益，信息資源的價值必須通過業務應用才能實現。信息資源開發利用是當前信息化建設工作的核心，在確保信息資源和系統安全的基礎上，通過專業檔案管理平臺，更廣泛共享資源，更深入挖掘數據價值，努力提高資源利用效率，提升資源價值。

2 標準化在檔案信息化建設中的指導作用

企業開始檔案信息化整體建設之前，部分下屬單位通過該企業整體信息化工作的帶動，建立了自己的檔案管理系統、完成了目錄數據庫建設、相應地制修訂了一些檔案信息化的規章制度，信息化建設取得了階段性的重要成果。但從企業整體來看，各下屬單位檔案信息化水平參差不齊，沒有形成統一的管理平臺，執行的業務管理制度以及標準化不統一，信息資源共享程度相對較低，不能適應企業業務發展需要，檔案信息化建設亟需進一步加強。在這樣的情況下，堅持標準先行原則，統一并建立了完整的業務規范及標準，保證標準化工作在管理、業務、技術層面為公司檔案信息化建設的開展尤為重要。

2.1 編制統一的業務規范

充分調研企業下屬單位檔案管理的實際，結合國家及企業檔案分類、標識、著錄規則，規范檔案的收集、整理、保管、利用等業務環節及流程，納入企業檔案工作規定，制定信息化管理要求，編制企業《檔案管理手冊》。其中重點對檔案業務管理規范進行規范。包括對業務規范、流程進行重新梳理，并在后期的系統設計上將業務規范向系統流程靠攏，實現兩者的相對統一，在遵循規范統一的基礎上，滿足實際業務需求。

（1）統一分類。廣泛征求各單位意見，結合企業檔案工作實際，確定檔案分類原則及具體類別。

（2）統一標識。按照信息化條件下簡化整理的原則，統一全宗號和檔號，簡單直觀，易于理解。

（3）統一著錄項。根據類別及具體檔案業務特色，分公共著錄項、公共必著項、專有著錄項，并確定具體的數量。

（4）統一業務流程。按類別及業務環節自上而下統一企業檔案業務流程。

（5）統一報表格式。結合實際檔案報表需求，區分業務用表和統計報表。

2.2 制定企業標準

在檔案管理系統設計過程中，要對海量的電子文件進行歸檔管理。針對歸檔電子文件的格式及元數據需求，參考國家及檔案行業相關標準，結合企業歸檔電子文件的特點，形成了該企業的《歸檔電子文件格式規范》《歸檔電子文件元數據規范》企業標準。

（1）合規的歸檔電子文件格式是電子文件長期、有效保存的基礎保障，規范歸檔電子文件的格式是保障檔案管理系統發揮知識內容管理平臺、滿足檔案管理利用需求的重要環節之一。《歸檔電子文件格式規范》規定了歸檔電子文件長期保存格式應具有的特征和選擇原則，并給出了電子文件歸檔格式和利用格式的要求。endprint

（2）《歸檔電子文件元數據規范》是檔案管理工作的基礎保障和重要內容，規范歸檔電子文件的元數據有助于跟蹤電子文件的全生命周期和提高電子文件的后期利用水平。《歸檔電子文件元數據規范》規定了歸檔電子文件元數據的元素、結構、表述方法和表述，并給出了有關封裝格式的定義。

3 檔案信息化建設對標準體系形成的推動

建設統一、先進、科學的標準體系是一個循序漸進的過程。在檔案信息化建設前期通過標準化的制定保障了項目建設的順利開展。同時在項目建設過程中，通過檔案信息化工作的日益成熟，分層次系統地梳理現有標準，查漏補缺，逐步形成了標準體系。由管理性標準規范、業務性標準規范、技術性標準規范三個方面全方位支撐業務的運行，形成統一、科學、高效的檔案工作體系。

3.1 檔案數字化規范

形成企業數字化規范。規定了紙質、照片、錄音、錄像和縮微膠片檔案數字化工作的基本原則、處理流程和技術要求。

3.2 檔案分類規范

形成企業檔案分類規范。規定檔案分類原則和分類方法。適用于檔案的分類整理。

3.3 檔案標識規范

形成企業檔案標識規范。規定了檔案全宗號、檔號的結構，檔案標識的編制原則和編制方法。適用于檔案全宗號、檔號的編制。

3.4 檔案著錄規范

形成企業檔案著錄規范。規定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項目、著錄用文字、著錄信息源以及著錄項目細則。

3.5 檔案業務管理規范

形成企業檔案業務管理規范。規定了信息化檔案業務的收集、整理、保管、利用與編研、統計。適用于檔案業務管理工作。

4 結 語

任何企業管理的本質可以從效率體現，建立并執行科學合理的標準體系，是企業發展的管理創新手段之一，也是企業能高效運行的制度保障。企業標準化的發展要始終按照“堅持標準先行，推進標準化建設，提升發展質量”的總體目標，無論是檔案管理還是其他領域的業務管理，標準化創新管理理念，建立和執行統一、先進的標準體系，使工作過程有標準可依、工作環節可控，提升管理質量、優質高效服務，任何時候都是行之有效的方式。

主要參考文獻

[1]李和平.《企業檔案工作規范》實施指南[M].北京：中國檔案出版社，2010.

[2]冼國彬.簡論標準化是檔案信息化建設的前提[J].城建檔案，2013（9）：65-66.endprint