社會保障檔案管理工作開展研究

楊杰

摘 要：社會保障工作的主要目的是保障國內的每個公民都有生存下去的能力，保障他們的生活水平越來越高。相關人員將每次針對社會保障工作展開的調研分析報告以及社會群體參與社會保障工作所提供的所有個人資料整理出來，形成檔案存在檔案室里，這為后來相關的社會保障工作開展提供了有價值的參考意見和建議，使社會保障工作目標得以實現。所以加強社會保障檔案管理工作十分有必要。在實際的檔案管理中是存在一些問題的，相關人員必須重視起來，并為社會保障檔案管理工作的開展掃清障礙。

關鍵詞：社會保障；檔案管理；工作開展問題；解決措施

具體的社會保障檔案按照工作不同可分為很多種，比如勞動者就業方面的檔案，勞動者權益維護方面的檔案，社會保險方面的檔案等，這些檔案來自不同部門，管理者所做的就是對其進行分類整理、儲存，使其能繼續為所屬部門服務。本文主要針對社會保障檔案管理工作開展進行研究。

1 社會保障檔案的特點

1.1 社會性強

社會保障檔案因社會保障工作生成，為建設社會主義和諧社會，國家在保障社會群體生存和生活方面進行了大力投資，所以說社會保障工作項目只能越來越多，社會保障體系只能越來越健全，社會保障工作效率也會越來越高，其工作本質社會性也會體現出來[1]。

1.2 數量大

社會保障工作社會性強，所以面對的是社會所有群眾，而社會保障所涉及的工作項目又多，每種項目工作流程又多，每個環節都需要參與社會保障的公民提供相關資料，而接收資料的部門還要就這一環節給出信息反饋資料，所以最后每個公民提交的所有資料多而全面，無論是電子版，還是紙質版，檔案數量都是極大的。

2 社會保障檔案管理工作中的問題

2.1 重視不夠

社會保障檔案和其他類型的檔案還不一樣，社會保障工作涉及的方面太多，所以檔案種類很多，每種數量也很多，再加上社會保障工作內容以及工作要求等方面很有可能因國家出臺的某項政策而發生改變，所以領導人員認為以往的社會保障檔案是沒有時效性的，實用價值是極低的。領導人員將多數資源以及精力投入到社會保障工作中去，而相關方面的檔案管理工作所應有的軟硬件設施卻不能滿足管理要求[2]。檔案室的工作環境也不是很理想，甚至所有的社會保障部門也沒有將檔案管理當成重要工作，所以檔案管理效果不是很理想。這說明領導人員對檔案管理工作的重視程度有待加強。

2.2 多頭管理，管理機構沒有理順

針對每個公民提交的所有資料，檔案室管理人員應該予以統一整理，形成一份個人信息比較齊全的檔案，然后進行統一儲存，統一管理，如此下次再使用該資料時，能使用戶得到的關于查找對象的信息比較全面。但是在實際中，基于社會保障工作流程，這些資料要經過很多部門審核把關，予以信息反饋，每個部門根據自己的工作性質和功能，會留下對本部門工作十分有利的資料，所以最后這些資料都被所有部門瓜分完畢，即這些資料由不同部門單獨管理。這就不利于后期資料的查找與管理，使其流程變得繁瑣。

2.3 缺乏專業管理標準和規范

社會保障檔案管理標準和規范應隨著社會保障工作的發展變革而有所更新，使其能一直適應社會保障工作，包括管理體系、管理機制以及法律方面等[3]。但在實際中，社會保障檔案管理有關法律還在延續使用多年前的法律，所以其條款在作為現實的社會保障檔案管理工作的參考依據時，總是存在一些漏洞，使管理效率得不到提高。另外，有些地方對檔案管理標準和規范進行了更新，雖然很有地方特色，但不專業。

3 社會保障檔案管理工作開展措施

3.1 加強重視，加大投入

社會保障局的相關領導必須認識到檔案管理工作的真實價值，能在實際中給予檔案管理工作精神和物質上的支持，并能參與檔案管理制度以及管理機制的制定過程，提高檔案管理人員的入職門檻，為檔案室規劃工作環境比較好，占地面積比較大的地方，使數量多的檔案有足夠的儲存空間。還要定期巡查檔案室，對對管理人員的管理工作進行績效考核。只有領導人員將自己對檔案管理工作的重視落實到實際中，管理人員以及各部門人員才能上行下效，為檔案管理提供服務。

3.2 完善管理機制

參與檔案管理的所有部門人員應清楚認識到管理權力不集中對檔案管理工作的負面影響，如此，才會支持管理機制的完善，使管理權力集中起來[4]。應建立專門的檔案管理部門，針對檔案工作種類數量多的特點，可以將檔案管理工作按照種類分給不同的管理人員，每位管理人員應對管理范圍內的檔案負責，及時收集公民所有資料，然后匯集整理、儲存，各部門所有人員都要做好配合，及時上交資料，如果是本部門必需資料，可以進行備份，但上交的一定是原文件。

3.3 加強制度標準建設，實現規范管理

關于社會保障檔案管理工作方面的法律一定要健全，使其能一直適應現實管理工作需求，能為管理工作提供理論依據。另外，針對檔案管理工作的所有環節，制定有效、專業、規范護額的管理制度。使檔案形成流程簡單有效，在保障各部門工作質量的前提下，使檔案資料在各部門停留的時間更為短暫一些，進而保障形成的檔案資料更加齊全。在檔案整理環節中，管理人員對所屬工作項目的所有資料進行數量審核，按照流程順序，將資料整理好。在檔案儲存環節中，要將整理好的檔案儲存到所屬項目的儲存空間中，并做好分類和標記，以便后期用戶使用。

3.4 大膽創新，開放性的管理模式

社會保障檔案管理工作是為社會公民服務的，所以還要使管理模式符合“以人為本”觀念，隨著社會保障檔案管理工作社會性特點越來越顯著，管理模式也要越來越開放，越來越符合現實工作需求。有的地方社會保障局針對退休人員的生活保障建立了專門的檔案管理部門，使退休人群能接受更好的社會服務。還有的地方也對檔案管理進行了大膽創新，使社會保障工作開展更加順利，效率更高。另外，社會保障檔案管理工作服務于所有群體，所以其公共性還是比較強的，那么公民以及其他企業組織完全可以給與檔案信息中心建立精神和物質上的支持，以減輕政府財務方面的壓力。如此，每個公民的社會保障意識也會增加。

3.5 加快信息網絡化的建設

信息技術是完全可以和社會保障檔案管理工作銜接在一起的，所以領導人員還要加大在信息網絡化建設方面的投入，為管理人員提供相應的軟硬件設施以及相關的技術培訓機會，使管理人員能利用好大數據技術，推進檔案管理工作的開展。建設檔案管理信息網絡化，可使檔案管理的所有環節工作效率得到提高。在信息收集方面，每個公民在參與社會保障工作流程時，直接利用網絡完成信息的提交，比如個人信息，繳費信息等，每個部門進行在線辦公，對公民提交的這些信息進行處理。各部門還可以對公民提供在線預約服務，如此就在提高工作效率的同時，節省了公民時間。另外檔案儲存的公民所有的資料信息都可以共享給國家辦公機構，如公安在調查公民戶籍時，就可以通過網絡調查相關信息[5]。這也在最大程度上實現了社會保障檔案管理工作的實用價值。

4 結語

社會保障檔案管理工作的開展，離不開領導人員的重視，也離不開管理人員的認真管理。要保證管理效率，使社會保障檔案的實用價值得到實現，管理人員就要解決管理中的問題，并將以上措施落實好。

參考文獻

[1]吳新華.社會保障檔案管理工作之我見[J].蘭臺內外，2016，（04）：57.

[2]李建東.加強社會保障檔案管理工作之淺見[J].黑龍江檔案，2014，（03）：105.

[3]高麗華.淺談社會保障檔案管理工作[J].辦公室業務，2014，（09）：95.

[4]祝青.社會保障檔案管理工作中存在的問題及對策[J].山東檔案，2011，（03）：18-19.

[5]尚喜春.對社會保障檔案管理工作的探索[J].經營管理者，2017，（12）：44-45.endprint