淺析工程檔案管理

盧冬鈿

摘 要 隨著我國工程建設(shè)技術(shù)的提升與發(fā)展，工程檔案管理工作內(nèi)容逐漸增加了新的內(nèi)容，同時管理工作中存在的問題也逐漸顯現(xiàn)。結(jié)合實際工作經(jīng)驗就現(xiàn)階段檔案管理工作存在的一些問題進行了簡要的分析探討，并提出相關(guān)對策以供參考。

關(guān)鍵詞 工程檔案管理；存在問題；有效對策

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）193-0084-02

工程檔案管理是對工程項目的進程進行詳細的資料登記與材料管理，全方位的將工程項目發(fā)展進程記錄在案，是維護生產(chǎn)企業(yè)的合法權(quán)益的重要途徑。工程檔案管理是工程企業(yè)管理工作的重要部分，要做到工程資料的全面性、準確性、時效性，是將來工程項目建設(shè)的重要參考，為未來的工程建設(shè)提供諸多的實際經(jīng)驗。因此，現(xiàn)代化工程項目建設(shè)中的檔案管理至關(guān)重要，是工程企業(yè)管理的基本工作，也是工程企業(yè)發(fā)展的重要管理工作。

工程檔案管理廣義地說是工程項目資料文獻的建設(shè)與管理，是具有豐富的知識性，涵蓋了整個工程項目的信息、技術(shù)、作用等信息。因此，工程檔案管理具有一定的社會屬性，能給未來的工程建設(shè)提供有效地信息參考，使得它也具有教育意義和文化意義。

工程檔案管理狹義地講是對某一個項目工程建設(shè)過程中所涉及的科學研究、技術(shù)生產(chǎn)等建設(shè)資料，其中包括工程圖紙、圖表，工程規(guī)劃資料、工程設(shè)計資料、工程進度資料、工程照片、影片等相關(guān)的資料文獻。因此，工程檔案管理也是一門技術(shù)性的工作，對工程建設(shè)起到十分積極地作用，既具有較高的歷史文化價值，也具有極高的技術(shù)參考和社會經(jīng)濟價值。

1 工程檔案管理的基本內(nèi)容

工程檔案管理總體來說是工程項目進程中的種種文獻資料的管理。工程建設(shè)是一項技術(shù)性極高又極為復(fù)雜的工作，涉及到很多資料。通過對工程檔案管理的基本內(nèi)容進行分析，詳細地了解工程檔案管理的工作。

1.1 綜合文獻資料管理

工程建設(shè)從建設(shè)初期開始涉及到工程設(shè)計規(guī)劃、工程招投標、工程預(yù)算等等流程，每一項流程會涉及到諸多資料。工程建設(shè)設(shè)計與規(guī)劃會有工程設(shè)計圖紙、工程施工批準申請、環(huán)評報告等等，工程招投標會有工程招標資料、投標資料、工程責任人責任劃分資料等等，工程預(yù)算會有工程建設(shè)經(jīng)費預(yù)算、工程竣工結(jié)算、工程審計等等，這些都是工程檔案管理的綜合資料管理。

1.2 工程施工資料管理

工程建設(shè)項目會涉及到工程施工、工程水電安裝、工程設(shè)備安裝。工程施工會涉及到工程施工測量資料、工程評估資料、工程驗收資料等等。

1.3 工程竣工資料管理

工程竣工資料指工程竣工后的檢測資料、竣工報告等諸多資料。

2 工程檔案管理工作中的問題

2.1 竣工檔案管理不及時

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)發(fā)展也順應(yīng)市場經(jīng)濟做出適合自己的管理改革。目前，我國建筑行業(yè)的企業(yè)技術(shù)水平和管理水平存在著巨大的差異，一些資質(zhì)較低地建筑企業(yè)在缺乏工程檔案管理意識，不能及時地實現(xiàn)竣工檔案資料的建設(shè)，也不能向城建部門及時報備。

2.2 嚴重缺乏工程檔案管理意識

工程項目建設(shè)是一項極為復(fù)雜的工作，在工程檔案管理工作上需要工程技術(shù)人員及時地提供工程文獻資料，但是工程技術(shù)人員由于自身的意思淡薄、工作繁忙，無法及時地實現(xiàn)工程文獻資料的報備，使得工程檔案管理流于形式，只是簡單的對工程施工進度、施工數(shù)據(jù)進行登記管理，只是做了普通的日常檔案管理工作。這也是由于建筑企業(yè)檔案管理人員的檔案管理意識十分薄弱，無法積極地看清檔案管理的重要性及重大的社會經(jīng)濟價值。

2.3 工程檔案管理資料缺乏真實性

工程檔案管理涉及的內(nèi)容過于復(fù)雜，一些較大的工程項目的數(shù)據(jù)、規(guī)劃、報告資料過多，在檔案管理工作中容易出現(xiàn)紕漏，使得檔案管理工作難度加大。檔案管理工作人員是缺乏工程技術(shù)的文職人員，對工程數(shù)據(jù)不熟悉，無法親臨工程現(xiàn)場，對企業(yè)提供的文獻資料又無法驗證辨別，使得工程檔案管理的文獻資料容易缺乏真實性，甚至出現(xiàn)與工程建設(shè)事實嚴重不符的情況。

2.4 工程檔案管理人員缺乏技術(shù)經(jīng)驗

工程檔案管理要保證工程建設(shè)文獻資料的真實性、完整性和準確性，前文已經(jīng)講過工程檔案管理容易出現(xiàn)缺乏真實性的情況，是因為工程檔案管理人員缺乏技術(shù)經(jīng)驗，無法對工程資料進行驗證與辨別。這是目前工程檔案管理存在的重要原因之一。

2.5 工程檔案管理工作缺乏行之有效的管理制度

進度的逐漸加快，有些重要的部門重組，檔案管理人員流動性加大，原有的文件資料有一部分分散、缺失，而新的文件資料又會不斷的產(chǎn)生， 致使文件資料整理工作難度加大。比如部分企業(yè)因為沒有規(guī)范的有效的管理制度，對工程檔案資料的統(tǒng)一、保密、整理工作也很難做到有效的管理。

3 工程檔案管理工作的積極對策

3.1 完善工程檔案管理制度，做好檔案管理事業(yè)

工程檔案管理工作要嚴格按照國家有關(guān)工程檔案管理的法律法規(guī)來執(zhí)行，要積極地參與到工程建設(shè)現(xiàn)場，根據(jù)工程建設(shè)的實際情況確保工程檔案的真實性、準確性、完整性，不斷地完善建筑企業(yè)工程檔案管理制度，將檔案管理的責任明確化、細分化，積極地規(guī)范企業(yè)工程檔案管理工作。

3.2 嚴格執(zhí)行驗收資料管理，發(fā)揮檔案管理的

作用

工程檔案管理人員要熟悉工程項目建設(shè)的進程，了解工程項目進程的每一項資料，根據(jù)真實的項目資料進行檔案管理工作，完善檔案審查制度，確保檔案的真實性與準確性。特別是在工程驗收的時候，工程檔案管理人員要嚴格按照國家有關(guān)的驗收要求，積極地做好工程驗收資料管理，確保工程驗收資料的真實性與準確性，充分發(fā)揮工程檔案的積極作用。

3.3 強化工程檔案管理人員的素質(zhì)，加強檔案材料的編寫工作

所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享。

工程檔案管理工作人員要努力學習，開拓視野，熟悉工程檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，提高自身的素質(zhì)，運用新知識，新經(jīng)驗改進和加強工程檔案管理工作，更好的促進工程檔案管理發(fā)展。企業(yè)要定期參加檔案管理理論的學習，定期舉辦工程檔案管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，讓他們深入到一線工作中去，詳細的了解工程施工的進度， 培養(yǎng)一大批既有技術(shù)又有理論的工程檔案管理人才。

3.4 實現(xiàn)工程檔案管理工作的現(xiàn)代化是新時代對建筑企業(yè)提出的基本要求

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類數(shù)量增加，給保管和查閱帶來了一系列的問題。與此同時，使用者也對檔案管理工作提出了更高的要求，他們希望工程檔案管理部門能及時的完整的提供其所需要工程資料，并且能夠快速的放到可利用的地方。傳統(tǒng)手工的檔案管理就越來越落后，無法解決檔案管理工作的問題，影響了工程檔案管理工作的發(fā)展。所以革新落后的檔案管理方法、實現(xiàn)工程檔案管理工作的現(xiàn)代化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然要求。

3.5 及時做好檔案的整理、修改、變更記錄，保證工程檔案的完整性、有效性

在工程檔案管理工作的過程中，檔案的反復(fù)查閱、頻繁修改和變更，會使工程檔案的完整性發(fā)生變化，工程檔案管理人員只有及時的針對工程檔案的變動情況，做好相應(yīng)的記錄，確保能及時的獲取完整的工程資料。

4 結(jié)論

要做好工程檔案管理工作，不僅需要加強對工程檔案管理工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)，還需要企業(yè)、單位和檔案管理人員共同努力來創(chuàng)造切實可行的工程檔案管理系統(tǒng)，積極學習，充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢，不斷總結(jié)工程檔案管理工作的經(jīng)驗，更好地為經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會添磚加瓦。

參考文獻

[1]毛文濤.如何做好工程檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2013（5）.