計算機辦公系統優勢分析及應用

【摘 要】 文章認為計算機辦公系統應用在企業發展中具有節省運營成本，規范企業管理、實現知識傳播等優勢，分析了計算機辦公系統應用中存在的問題，包括辦公人員工資觀念、計算機水平等方面的問題，以及辦公系統的信息安全存在一定的風險，辦公系統的功能針對性存在不足等，針對問題提出了對策建議：轉變工作觀念；提升辦公人員的計算機操作水平；健全計算機辦公系統信息安全制度和體系；重視辦公系統功能的針對性選擇。

【關鍵詞】 計算機辦公系統；優勢；辦公人員

辦公自動化系統是基于計算機平臺創建的一種新型的辦公體系，這種辦公體系不僅利用現代科技信息技術為支撐取代了人工操作，極大地方便了企事業單位的日常辦公，還有利于管理體制和管理結構的進一步優化。然而，在計算機辦公系統的不斷應用過程中，暴露出了一些不容忽視的問題，面對這些問題，必須要充分分析問題產生的原因，并尋求合理有效的解決辦法，進而使辦公系統的應用價值得到更大地發揮。

一、計算機辦公系統的優勢

實現計算機辦公自動化能夠為企業節省大量的運營成本，如無紙化辦公減少了企業辦公耗材的成本，規范的工作審批流程可以為員工節省大量的工作時間，完善的信息交流渠道又可以降低差旅費用和電話費用；可以規范企業管理，實現群體協同工作和資源的有效共享，提高員工的辦公效率和質量；實現知識傳播，擺脫了因人員流動而造成的知識流失；打破時空的限制，可以隨時隨地實現無縫協同，輕松辦公；能夠根據需要進行全程跟蹤和管控；既方便員工和領導之間的交流和溝通，又能夠準確暢通地反饋信息，從而提高了企業的凝聚力和核心競爭力。

二、計算機辦公系統應用中存在的問題

1、一些辦公人員的工作觀念尚未轉變

當前，辦公人員中尤其是年齡較大的一些人，他們通過長期的工作積累已經形成了一套較為完善的工作流程和程序。而隨著網絡辦公系統的實施，這些辦公人員要轉變過去熟悉的工作習慣和方式，去適應新的網絡辦公系統，難免會產生抵觸心理。加之他們對網絡的不熟悉和對通過網絡計算的數據信息產生懷疑，從而導致辦公系統的順利推行遇到了阻礙。

2、辦公人員的計算機水平還有待提升

隨著網絡化的不斷發展和計算機辦公系統的升級，對辦公人員的計算機水平也有了更高的要求。因此，工作人員在想方設法地適應計算機辦公系統的同時，還需要提高自身的知識結構和計算機技術水平，并與時俱進，合理選用先進的通信工具和管理方式。只有這樣，才能適應企業信息化建設發展的需求，從而提高信息化工作水平，更好地為企業的經濟發展做出應有的貢獻。

3、辦公系統的信息安全存在一定的風險

一般而言，計算機辦公系統不僅可以在企業內部進行信息交流，還可以與外網進行信息交流。而在信息交流過程中，辦公系統的信息安全可能會存在一些風險：如局域網系統可能會遭到病毒入侵和破壞，不法分子利用系統漏洞進行網絡攻擊，惡意篡改系統程序，偽造內網的IP地址竊取重要數據信息等。雖然計算機辦公自動化系統能夠大大提高工作效率，但是計算機網絡系統還存在一定的安全風險，這不能不引起我們的高度重視。

4、辦公系統的功能針對性存在不足

當前，一些企業在應用辦公自動化系統或軟件時，尚未有效結合自身企業的實際狀況和特點，只是盲目地選擇應用系統和軟件，這不僅增加了應用系統和軟件的推廣使用阻力，還降低了工作人員對計算機系統的滿意度。因此，在選擇辦公系統軟件時，一定要有嚴格的要求，既要考慮企業全員應用軟件的穩定性，又要有全面而廣泛的整合性功能，并能夠從其它軟件系統中自動獲取關聯信息。

三、提高計算機辦公系統應用建議

1、轉變工作觀念

隨著經濟的快速發展和科技的不斷進步，辦公系統軟件也隨著技術的成熟日益改進、逐步升級、功能越來越強大，同時也節省了時間，提高了辦公效率。作為企業的工作人員，尤其是年齡稍大一些的員工，要與時俱進，轉變傳統的工作觀念，不斷提高自身的職業素養，積極主動地去學習和提高自己的計算機水平。與此同時，還要利用現代化的辦公設備和計算機技術來代替傳統的手工辦公的方式，從而大幅度地提高辦公效率，提高規范化的管理水平。

2、提升辦公人員的計算機操作水平

辦公自動化的建設過程與紙質文件的數字化、網絡應用以及電子文件的整理等諸多方面都有著密切的聯系，要全力推進各項工作的順利開展，就需要有專業水平較高的計算機服務人員。對企業而言，要提高辦公人員的計算機水平，就要定期或不定期對他們開展教育培訓工作，使他們都能夠掌握辦公自動化系統的基礎知識和相關的應用技術能力。通過培訓逐漸強化他們對辦公系統的整體認識，同時也提升了他們的計算機操作水平。

3、健全計算機辦公系統信息安全制度和體系

計算機辦公系統信息安全維護是計算機工作者必須要面對的一項重要研究課題。要做好辦公系統的維護和信息安全的管理，就要做到以下幾點：（1）確保信息的安全性和完整性。辦公人員在使用計算機辦公系統過程中，要對與工作相關的重要文件和數據進行備份處理。同時，還要建立完整的分布式數據庫，這樣也可以對重要的數據和信息進行備份，從而確保了信息的安全和完整；（2）加強計算機辦公系統的日常維護工作。針對系統中安裝的殺毒軟件和防火墻等病毒防護程序，要及時進行升級處理和安裝相應的補丁，確保數據信息在傳輸、處理和存儲的過程中不被非法或惡意的竊取、篡改和破壞。此外，還要保證系統用戶操作界面功能模塊的使用安全，通過信息加密的處理方式或采取數字簽名的方法，防止出現有人超越權限訪問系統的情況。

4、重視辦公系統功能的針對性選擇

辦公系統的功能有核心功能，也有延伸擴展的功能，如果每個功能都要購買、考察，既會浪費精力和成本，也會在后期使用中造成閑置。同時，由于不同規模的企業和不同類型的組織對基礎管理的側重點也不同，如：中小企業關注的是文檔管理、自由協作和信息發布；中型企業關注的是流程規范、職能分工；大型企業關注的是業務督辦、提升效率；集團企業關注的是風險控制、集中管控。因此，各個企業組織不能盲目實施辦公系統，而要結合自身的需求和特點來有針對性地購買。

總之，隨著計算機辦公系統的推廣與普遍應用，其為各個企事業單位組織帶來的巨大優勢是不言而喻的。但是，我們也不能忽視計算機辦公系統在運行過程中也暴露出的一些問題，面對這些問題，我們只有積極探尋解決問題的方法，才能更好地提高辦公系統的使用效率。

【參考文獻】

[1] 史達.受托責任、電子政務與政務公開[j].電子政務，2011（10）13-25.

【作者簡介】

高博琰（1988.11-），陜西西安人，西安科技大學網絡工程學士學位，現于陜西廣播電視臺網絡部任職助理工程師，負責網絡及運維工作.