事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀和對策

趙春風(fēng)

摘 要：隨著我們國家的發(fā)展社會進(jìn)步，事業(yè)檔案管理的發(fā)展也必須與日俱進(jìn)得跟上時(shí)代的腳步，但是，在過去的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，事業(yè)檔案管理并沒有得到足夠多的重視，從而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀并不是太樂觀，然而，由于事業(yè)單位檔案管理的特殊性，必須對現(xiàn)狀中存在的問題予以修正。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理

1 檔案管理的特征

（1）保密性

事業(yè)單位是我國的重要信息管理機(jī)構(gòu)，一般都是國家來設(shè)置的，雖不是屬于政府機(jī)構(gòu)，但是它的檔案主要用于為國家各類機(jī)關(guān)提供檔案管理和信息支持。是國家各個(gè)行業(yè)的機(jī)密文件的保存，所以具備保密性，必須要做好保密工作，防止相關(guān)機(jī)密文件的外流。

（2）公共性

再而事業(yè)單位的管理是具有公共性的事業(yè)單位是由國家出資而設(shè)置的具有公益性的組織，保存的各類文件的檔案，是對社會各類行業(yè)的信息收集匯總，這些信息無法讓社會市場自動(dòng)參與資源調(diào)配，所以，必須借用事業(yè)單位來進(jìn)行檔案管理，無條件給國家機(jī)構(gòu)和社會提供相關(guān)信息查詢、咨詢和借閱等服務(wù)，以為社會服務(wù)為主旨，具有公共服務(wù)的特征。

（3）安全性

事業(yè)單位檔案管理是有關(guān)的人員對于本單位相關(guān)文件的管理，一般事業(yè)單位都具有一位文件管理員，作為文件管理員，其職責(zé)包括保密工作、宣傳工作、資料整理、文庫建立、記錄上報(bào)、文件銷毀、相關(guān)制度建立等。嚴(yán)守口風(fēng)，是文件管理員必須有的基本素養(yǎng)。在當(dāng)今信息社會的情形中，一個(gè)事業(yè)單位的文件管理對于該單位以及整個(gè)系統(tǒng)的保密，對一個(gè)單位未來發(fā)展是很重要的。然而，當(dāng)下中國相當(dāng)部分事業(yè)單位的檔案管理制度依然不夠完整，這就造成了很多單位重要資料的丟失，由此出現(xiàn)了大批的"山寨"與重要信息泄露。所以，事業(yè)單位的檔案管理是極其重要的。必須重視這個(gè)檔案管理的安全性問題。

2 問題原因

（1）重視程度

管理人員對檔案管理的重視程度不夠，是我國當(dāng)前事業(yè)單位面臨的重要問題。工作人員在實(shí)際工作中沒有認(rèn)識到檔案對于單位未來發(fā)展的意義，所以在主觀意識就沒有形成重視沒有形成一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，更沒有對檔案進(jìn)行合理的安排和管理。我國現(xiàn)在事業(yè)單位上檔案的管理形成一個(gè)混亂的局面。管理措施不到位，容易形成檔案材料丟失，影響單位的發(fā)展與進(jìn)步。

（2）基礎(chǔ)環(huán)節(jié)薄弱

基礎(chǔ)環(huán)節(jié)薄弱，沒有嚴(yán)格按照規(guī)定來實(shí)行使得工作人員在進(jìn)行檔案的查閱時(shí)變得十分困難，嚴(yán)重影響了單位工作的情況，沒有定期對檔案進(jìn)行管理，檔案丟失也渾然不覺，這使檔案查閱起來非常麻煩，也就使檔案變成了一種擺設(shè)同時(shí)還很容易出現(xiàn)一些重要檔案被意外銷毀的情況。檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)工作薄弱是影響檔案管理工作質(zhì)量的一個(gè)重要因素。

（3）資源利用

對現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)和利用程度不夠。并且管理設(shè)施還比較落后。單位內(nèi)部的檔案管理工作人員對檔案沒有一個(gè)全面的認(rèn)識，他們只單純地認(rèn)為檔案管理就是保證檔案不被丟失，我們要的是在需要時(shí)能夠很容易地找到，其實(shí)不然，檔案對單位內(nèi)部進(jìn)行決策時(shí)有著非常重要的指導(dǎo)性作用，有的檔案存放的地方環(huán)境簡陋容易讓材料損壞，改檔案的安全帶來極大的威脅應(yīng)及時(shí)改正。

3 怎樣解決問題

（1）認(rèn)識到重要性

要讓事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)正確認(rèn)識到檔案的重要性，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該正確的認(rèn)識到雖然檔案管理沒有經(jīng)濟(jì)效益，但是可以間接提高我們的工作效率，為我們的人事管理提高有效的依據(jù)。為了改變事業(yè)單位不斷被山寨的現(xiàn)狀，事業(yè)單位必須要重視檔案管理，并制定相應(yīng)對策。國家也要健全法制。對于當(dāng)前國內(nèi)各類事業(yè)單位的檔案管理，進(jìn)行分析以及提出相應(yīng)問題的解決方案。

（2）提高員工職業(yè)素養(yǎng)

我們應(yīng)該提高員工專業(yè)知識，培養(yǎng)員工職業(yè)素養(yǎng)。我國曾頒布的相關(guān)法律文件主要有《檔案法》，《檔案管理法》等，其頒布的目的在于提高檔案管理，加強(qiáng)事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理意識，但是現(xiàn)實(shí)效果并不滿意。為了改變檔案管理工作現(xiàn)情況，首先，領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，在此基礎(chǔ)上督促員工端正工作態(tài)度，進(jìn)而做好檔案管理工作；加大宣力度，對檔案管理人員加強(qiáng)工作意識，通過宣傳教育，還可以促進(jìn)其職業(yè)素養(yǎng)的形成，保證檔案管理工作的開展。在此基礎(chǔ)上，對自己的工作有深層次的認(rèn)識，進(jìn)而更加重視自己工作，深刻體會到檔案管理工作在企業(yè)中的位置，提高管理人員的素質(zhì)，進(jìn)一步加深對檔案管理工作的認(rèn)識。

（3）創(chuàng)新檔案管理

其次是創(chuàng)新檔案管理，加大資金投入。隨著信息的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足信息化發(fā)展的需求，所以需要有新型的檔案管理方式，要有信息化功能的新型模式，改變傳統(tǒng)的模式。而信息化的管理的主要是融方便快捷于一體，都要依靠計(jì)算機(jī)來完成，是企業(yè)管理的一種信息化必然的趨勢，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行企業(yè)檔案管理，還要借助一些企業(yè)的軟件來完成，這可以提高管理人員的效率，還能夠保證檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入電腦，并且入庫保存，這個(gè)過程非常的方便，可以保證信息的完整性。進(jìn)行管理設(shè)備的引進(jìn)，并且建立優(yōu)越的辦公環(huán)境，這在一定程度上，利于新型管理模式的良好運(yùn)作，提高檔案管理的工作效率，有百利而無一害。

（4）開發(fā)檔案信息

最后是開發(fā)檔案信息。從資源管理角度分析，開發(fā)檔案管理信息首先要從改善管理的理念，然后進(jìn)行管理方式的優(yōu)化，進(jìn)而端正工作理念，提高信息資源的重視程度。還有進(jìn)行檔案優(yōu)化管理時(shí)，必須體現(xiàn)事業(yè)單位的特點(diǎn)，也就是主動(dòng)性、自覺性。同時(shí)，事業(yè)單位還可以根據(jù)一定的形式，通過互聯(lián)網(wǎng)的力量，向社會提供服務(wù)政策，改善人民的生活，又可以幫助事業(yè)單位，幫他們樹立優(yōu)越的公眾形象，促進(jìn)檔案管理工作有效提高。

4 結(jié)論

每個(gè)企業(yè)單位的檔案管理都是十分重要的，但是企業(yè)的管理人員的重視度普遍都不高，導(dǎo)致檔案管理工作實(shí)施不到位，而且傳統(tǒng)檔案管理模式比較落后，無法實(shí)現(xiàn)信息化管理，針對現(xiàn)在的情況，事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理工作，并且積極進(jìn)行改革，促進(jìn)新型管理模式的有效實(shí)施，更進(jìn)一步促使我國事業(yè)單位的檔案管理工作的高效率高質(zhì)量高發(fā)展。我們要提高對檔案管理的重視性。要在發(fā)展的眼光上看待問題，解決問題要一分為二，從多方面考慮，不能只看到他的弊，更不能只看到他的利。

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