事業單位檔案管理信息化建設有效策略淺述

劉艷清

摘 要：檔案是事業單位中重要信息記錄的載體，對檔案信息的合理化管理能為事業單位的工作提供基礎保障。由于事業單位的工作中涉及到大量文件資料，給檔案資料的管理工作帶來了一定難度。在此背景下，對檔案進行信息化管理成為了事業單位建設發展的必然趨勢。

關鍵詞：檔案管理；信息化；事業單位

伴隨我國經濟和科技的不斷發展，社會逐漸步入了信息化時代。信息化管理模式在各個領域和行業中廣泛應用，在事業單位檔案管理中作中也不例外。隨著事業部門的工作任務不斷加重，檔案信息數量激增，急需提高檔案管理的工作效率，此時，對檔案資料進行信息化管理具有極大必要性。

1 檔案管理信息化的優勢

1.1 可以實現信息的永久保存

傳統的檔案資料以紙質資料為主，紙質檔案在使用和保存過程中，容易受到人為使用或環境的損壞。資料在傳遞使用過程中會受到磨損和撕裂，對于水、火造成的損壞更是不可恢復，極容易造成重要檔案信息的丟失。而事業單位的檔案資料包含許多重要信息，對個人、企業和社會都存在一定影響，檔案的損壞會造成不可估量的損失。而利用信息技術保存檔案，可以有效避免這一情況的發生。將重要資料儲存在信息設備中，不會因外部因素和環境影響對檔案造成損壞，同時也有效避免了資料在使用時搬運的不便。

1.2 可以實現檔案的快速查閱

對傳統紙質檔案的管理，為了方便后期查閱，需要根據檔案內容進行編排并分類，耗費大量的工作時間，由于檔案的數量過多，在后期查閱時仍需要長時間的查找。對于一些急需的檔案文件，以這種查找方式很難滿足工作需要，并且在匆忙的查找過程中會打亂文件的原有順序，往往需要再次進行整理。使用信息化檔案管理方法，可以瞬間搜索到需要的文件資料，并且保持其他文件的原有順序。

1.3 方便信息的備份和傳遞

使用傳統的紙質檔案，在必要時會涉及到文件信息的備份和復制，傳統的備份方法主要采用文件打印形式，這種方法對于大量的文件備份來說效率較低，并且會大量使用辦公用紙，造成資源的浪費。使用信息化檔案管理方式可以在瞬間內完成文件的復制，并且可以將資料進行遠距離傳輸，極大節省了文件打印的時間，也具有一定的環保性。

2 加強事業單位檔案管理信息化工作的有效策略

2.1 提升檔案信息化管理水平

事業單位中的檔案管理工作人員應充分提升自身的信息化管理觀念，提高對信息技術設備的使用能力和檔案管理效率。拋棄傳統的檔案管理方式，進行信息的高效儲備。另外，在檔案的保存過程中，需要注意對文件進行加密處理，避免信息被盜取。定期對資料進行統一整理，方便后期查閱。

2.2 提高檔案管理工作人員的信息技術水平

由于長久以來事業單位中對檔案的管理工作都是對紙質檔案進行管理，檔案管理工作人員已經習慣了此類的工作模式，在短時間內無法適應信息化的管理模式，并快速掌握信息技術的使用方法。對此，事業單位應加強對檔案管理工作人員的信息技術培訓，提高人員的信息技術水平。許多工作人員對電腦操作缺乏實踐，使用電腦工作的效率較低，對檔案的信息化管理能力有待提高，極大影響了檔案的信息化管理質量。針對這一問題，事業單位應加大在信息設備上的資金投入力度，購進多種信息化管理設備和信息存儲設備，鼓勵檔案管理人員多使用設備進行實踐操作，掌握信息技術的使用要領，進而提高檔案信息化管理效率。

2.3 針對檔案管理工作制定管理制度

事業單位應結合工作中的具體情況，針對信息化檔案管理制定嚴格的管理制度，在制度中規定對檔案管理人員的進一步要求以及檔案管理的具體標準，需要檔案管理人員嚴格按照標準進行檔案管理工作，對于管理不善的情況給予適當懲罰，同時對檔案的高效管理人員進行適當獎勵。通過對信息化檔案管理的規范，保證工作人員對信息資料的高效管控，為其它工作的開展提供基礎保障。

3 當前事業單位在檔案管理工作中的問題

3.1 檔案查閱效率較低

對檔案的查閱主要分為人工查找資料和計算機搜索，由于信息化檔案管理模式還未全面深入落實到各事業單位中，較為普遍的檔案查閱方式依然通過人工查找資料。因此，導致檔案的查閱效率較低，并且由于檔案在存放過程中可能出現重疊現象，更加大了文件查找難度。

3.2 缺乏對檔案信息資源的有效開發

當前，我國的信息化數據庫多達3000多個，內含足夠充足的信息數據，但我國的事業單位在檔案管理工作中普遍缺乏對信息資源的有效開發，總是對于少量的信息資源進行重復多次的使用，造成數據庫中大量的有效數據被擱置，無法得到有效利用。

4 結語

總之，事業單位中對檔案管理的信息化和社會發展相適應，也是科技進步的必然趨勢。充分利用現代信息技術能夠有效提高事業單位工作效率，簡化工作流程。事業單位應充分重視信息化技術在工作中的落實，提高檔案管理人員信息化工作意識，切實推動和貫徹檔案管理信息化建設。

參考文獻

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