淺析如何實現檔案管理的現代化

周桂蘭

摘 要：隨著信息化時代的到來，檔案管理工作也面臨著許多的新挑戰。各地方的檔案管理工作普遍面臨著現代化程度偏低的問題，這個問題的出現主要歸因于管理人員素質偏低、經費投入不足、缺乏統一的管理標準等等。本文以檔案的現代化管理為研究對象，具體分析了檔案管理工作中存在的各種不足，并且針對提高現代化管理質量提出改進對策。

關鍵詞：檔案管理；現代化管理；提高

隨著計算機在各行各業中的普及率不斷提高，各個工作領域使用計算機辦公的程度也隨之提高，無形中提高了各項工作的自動化水平。現代化的檔案管理指的是管理人員根據檔案管理的實際需求，運用現代化的管理手段提高檔案管理質量，為用戶提供更好的服務。目前我國各個地區檔案管理的水平存在很多差異，但是普遍都存在現代化程度偏低的問題，這個問題的存在也嚴重影響了我國檔案事業的發展。

1 檔案管理現代化的含義

檔案管理指的是利用現代化的管理理念和管理方法，提高檔案管理人員的素質，調動管理人員的工作熱情，改善傳統檔案管理中的不足，提高檔案管理的質量，使檔案管理工作更加智能化、信息化。比如利用計算機微縮技術將紙質的文檔縮微復制并儲存到電腦中，提高檔案的保存時間。現代化的檔案管理對人力資源需求量較少，管理效率更高，能夠及時為用戶提供所需求的各種信息。可以說現代化的檔案管理方式是順應信息技術發展的體現，是檔案工作不斷向前發展的必然需求。隨著計算機性能的不斷提高，各類型管理軟件數量的增長，計算機儼然成為檔案管理的重要工具，也是實現檔案管理現代化所必不可少的工具。因此在新時代中有必要提高檔案管理的現代化水平，以更好地促進各項事業的順利開展。

2 檔案管理現代化存在的問題

2.1 管理缺乏標準

管理標準是否統一是決定檔案能否實現現代化管理的重要因素。很多管理人員在從事檔案管理工作的時候，會發現檔案數據比較零散，不成體系，管理起來也比較復雜。同時受到政治體制以及歷史發展因素的影響，各個單位幾乎各自為政，自己管理本單位內部的檔案，這也導致不同類型的檔案管理依據的是不同的標準，很難規范統一。正是因為缺乏統一的標準，檔案管理很難實現現代化，各地方的管理工作也存在著重復建設的問題，影響了檔案管理事業的發展。

2.2 管理人員素質偏低

雖然隨著信息化技術的不斷提高，計算機已經逐漸取代了許多的人工工作，但是檔案管理中仍然有許多工作必須依賴人工，因此人員素質的高低也直接影響到了檔案管理的現代化水平，應為管理人員注入更多的現代化管理理念。從目前的管理現狀來看，不同地區的檔案管理現代化程度不同，主要原因在于員工的素質水平層次不齊。沿海地區經濟比較發達，員工接受更多現代化管理的理念，因此管理水平整體偏高。西部地區檔案管理事業發展緩慢，信息化水平偏低，很多員工還未掌握最新的管理方式，這也導致在平時工作中，這些員工仍然采用傳統的檔案管理方式，無法滿足現代化管理標準。

2.3 資金設備投入不足

資金的投入量取決于領導對檔案管理的重視程度。很多領導并未認識到檔案管理的重要性，認為不需要花費大量的資金投入到現代化檔案管理建設中，這也導致了現代化管理模式運行緩慢、檔案室建設不符合標準，檔案管理工作更為實現自動化。有的檔案室占地面積小，內部條件差，不符合檔案保存管理的條件。在這樣的環境中，實現檔案管理的現代化只能是空談。

3 提高檔案管理現代化途徑思考

3.1 建立統一的檔案管理標準

為檔案管理確定統一的標準是實現檔案管理現代化的重要途徑，是各項檔案管理工作開展的重要依據。保證檔案管理的秩序，提高檔案管理的效率，是實現檔案管理現代化的重要途徑。信息化時代中實現檔案資源的聯網管理，針對不同檔案類型內容制定相應的標準，督促各個單位依據這些標準管理檔案，能夠有效提高檔案管理現代化的質量。對于實踐中很多單位強調自身的獨特性，無法改進管理模式的問題實則是對標準的忽視，不利于檔案的統一管理。

3.2 提高管理人員的綜合素質

實現檔案管理的現代化不僅需要管理人員擁有豐富的檔案管理理念，掌握檔案管理的技巧，還要求管理人員具備信息、經濟等各方面的素質，這樣才能提高檔案管理工作者的整體實力。提高人員的綜合素質首先要做好人員招聘的把關，為檔案部門選拔出高素質的優秀人才。其次在后期的人員管理中，應當加強對人員的培訓，采取多樣化的教育模式提高管理人員的知識儲備，讓員工掌握急需具備的技術技能。在工作的時候，管理人員不僅要有辛勤工作、吃苦耐勞的精神，還應當勇于奉獻，忠于職守，時刻優化自己的服務能力。

3.3 增強對檔案管理的投入

要想提高檔案管理現代化的水平，必須加強對檔案管理工作的資金和設備投入力度。各級檔案管理機構的領導成員應認識到檔案管理工作對于各項工作開展的重要意義，提高對檔案現代化管理的重視程度，保障檔案管理事業的向前發展。

首先檔案管理部門應當增強對檔案館建設的資金投入，做好檔案館的通風、采光，為檔案的保存創造良好的環境。根據不同類型檔案資源的需求程度不同，可以配備適量的電腦設備，提高檔案管理的信息化水平。每個檔案管理室應當設有監控設備，保證檔案資源的安全性。

其次提高對檔案管理事業的投入，也需要領導成員轉變原先對檔案管理的認識，定期檢查檔案管理的情況，了解現代化管理的進程，幫助管理部門解決現實問題。

最后對于經費的安排應當做好預算，特別是對重點檔案管理工作的撥款要到位，通過設立專項預算的方式來預防不時之需。

4 結束語

新形式下提高檔案管理的現代化水平是促進檔案事業發展的重要途徑，也是檔案管理工作順利開展的必然要求。各地方、各層級檔案管理部門在開展管理工作的時候，應當認識到自身管理方面存在的諸多不足，努力通過改進各方面的工作來提高管理的質量，實現真正的現代化管理，為各項工作的開展提供可靠的參考。

參考文獻

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