信息化時代如何提高檔案安全性

鄔小霞

摘 要：檔案的安全性是檢測檔案管理質(zhì)量的重要因素。在信息化時代中，檔案管理工作中更多地使用計算機(jī)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)操作，在提高檔案利用率的同時，也對檔案的安全性構(gòu)成了威脅。本文重點(diǎn)分析了影響檔案安全性的幾點(diǎn)要素，并且從制度完善、提高認(rèn)識、優(yōu)化技術(shù)等各個方面對提高檔案安全性提出自己的建議。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案安全性；檔案管理

檔案管理最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，保證檔案的安全性對該目的的達(dá)成起到重要作用。能否保證檔案的安全性，關(guān)系到該檔案資源能否得到長久保存使用。在信息化時代中，檔案管理工作容易受到來自各方面因素影響，比如嚴(yán)重的自然災(zāi)害、人為因素的破壞、信息網(wǎng)絡(luò)故障等，這些都容易造成檔案資源的損毀滅失。因此在信息化時代中，需要加強(qiáng)對檔案資源安全性的防范，對重要的檔案資源進(jìn)行重點(diǎn)預(yù)防，檔案館應(yīng)建立起長效的安全管理機(jī)制，保證檔案的安全。

1 影響檔案安全性的因素分析

1.1 外界因素的影響

外界因素主要是指自然災(zāi)害、天災(zāi)人禍等人為所無法控制的突發(fā)事件。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案資源既可以紙質(zhì)化保存，也有電子保存。但是自然界中幾種常見的災(zāi)害比如臺風(fēng)、火災(zāi)等很容易造成檔案館的損毀，直接導(dǎo)致保存檔案資源的載體遭到破壞。以地震為例，從1976年的唐山地震開始，我國近階段遭受了各種大大小小的地震。地震在導(dǎo)致建筑物損毀的同時，也造成檔案館中計算機(jī)設(shè)備的損壞，導(dǎo)致計算機(jī)中儲存的各種電子檔案資源損毀滅失。及時搶救及時，也未能還原全部資源。

檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也是影響檔案資源安全性的重要因素，管理室內(nèi)溫度、濕度、采光等數(shù)值如果沒有控制在合理的范圍內(nèi)，則可能導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資源的損毀。比如長期檔案館不通風(fēng)、采光差，則可能滋生蛀蟲，咬壞紙質(zhì)檔案。

1.2 管理制度的影響

雖然我國檔案事業(yè)發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了數(shù)年的時間，但是各地區(qū)的檔案管理工作質(zhì)量仍然有所差異，檔案管理的方式也各有差異。國家針對各地方的檔案管理工作出臺了一些檔案管理制度、操作流程等，但是這些法律規(guī)范的滯后性比較強(qiáng)，與信息化時代中檔案管理工作不吻合，這也造成了實(shí)踐中很多法律法規(guī)未得到利用和遵守。從現(xiàn)有法律法規(guī)內(nèi)容上來看，這些內(nèi)容主要集中在檔案保管、保密環(huán)節(jié)，但是對于具體的保管保密細(xì)節(jié)則很少涉及，相關(guān)規(guī)定也比較簡單，這影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.3 利用方式的影響

提高檔案管理質(zhì)量是為了向用戶提供更優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，但是在檔案利用過程中經(jīng)常出現(xiàn)的不規(guī)范操作方式對檔案的安全性產(chǎn)生很大威脅。在利用紙質(zhì)化檔案的時候，管理人員需要對這些檔案資源進(jìn)行掃描、復(fù)制以便存檔，如果在這過程中某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了差錯，則可能造成紙質(zhì)化檔案的損毀，或者信息的滅失，影響了檔案資源的完整性。在信息化時代中，有部分的檔案資源是以電子檔案的形式呈現(xiàn)，管理人員需要先將這些資源拷貝到電腦中，在網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)資源的共享。但是收到電腦病毒的影響，或者復(fù)制方式的不恰當(dāng)，造成資源泄露，這些都是造成檔案資源安全性降低的重要原因。

2 信息化時代提高檔案安全的途徑

2.1 提高對檔案安全管理的認(rèn)識

檔案管理的質(zhì)量直接關(guān)系到各項工作能否有效開展，因此可以說檔案管理關(guān)系到政府企業(yè)的發(fā)展，關(guān)系到社會大眾的切身利益，因此作為檔案管理人員和負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理的重要性，樹立起責(zé)任意識。

首先檔案工作人員應(yīng)當(dāng)樹立起安全管理檔案的理念，認(rèn)識到自己的職責(zé)所在，始終堅持防治為主、防管結(jié)合的檔案管理模式。在檔案管理過程中，警惕各種容易造成檔案破損的因素，明確落實(shí)每個管理人員的責(zé)任，并且督促每位員工積極履行職責(zé)。

其次在日常維護(hù)的過程中，要保證每項安全保障措施落實(shí)到位，使檔案資源可以長期處于安全的保管環(huán)境中。檔案館應(yīng)當(dāng)聘請專門的人員負(fù)責(zé)對基礎(chǔ)設(shè)施的日常維護(hù)，保證各項設(shè)施處于正常工作狀態(tài)。

2.2 建立健全檔案管理制度

科學(xué)完善的管理制度可以保證檔案管理的安全性，促進(jìn)檔案事業(yè)的向前發(fā)展。根據(jù)檔案管理的具體流程，國家可以對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化完善，從檔案資源最初的收集整理，到后期的歸檔利用，每個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)有法律的保障，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)更加合法化、科學(xué)化。為了督促管理人員積極履行自己的職責(zé)，影響通過法律規(guī)章的方式細(xì)化每個崗位的責(zé)任，明確每個管理人員的職責(zé)。通過對每個崗位制定人員考核制度，將考核結(jié)果與員工酬薪直接掛鉤的方式，提高員工的工作積極性。

2.3 優(yōu)化檔案管理技術(shù)

信息化時代中，很多檔案資料在網(wǎng)絡(luò)中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了共享，這有利于檔案資源得到充分利用。但是一旦某個檔案機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)受到黑客攻擊，則容易造成檔案資源的泄露，甚至影響到其它檔案機(jī)構(gòu)的安全性，因此有必要加強(qiáng)檔案利用環(huán)節(jié)的安全性。

首先應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)檔案資源做好加密措施，外界人員在訪問檔案資源的時候無法惡意篡改這些信息資源。信息加密工作主要包括對網(wǎng)絡(luò)通信、資源儲存、聯(lián)機(jī)共享環(huán)節(jié)的加密，只有用戶得到了授權(quán)才能訪問檔案信息。根據(jù)檔案資源的保密等級、利用頻率、服務(wù)對象不同，對資源進(jìn)行分類管理，每個用戶在自己的授權(quán)范圍內(nèi)訪問該資源。

其次是加強(qiáng)防火墻建設(shè)。很多的電腦一旦中病毒，則可能造成內(nèi)部信息資源被竊取，造成資源泄露。在檔案館電腦入網(wǎng)之前，必須要為電腦安裝防火墻，防止聯(lián)網(wǎng)后病毒的入侵。

最后應(yīng)當(dāng)做好檔案的備份工作。將檔案館中的重點(diǎn)檔案資源進(jìn)行備份，儲存在內(nèi)網(wǎng)電腦中，以免檔案的丟失。備份應(yīng)當(dāng)堅持一周一次的頻率，保證各個重要資源都有備份。

3 結(jié)束語

信息化時代的到來在促進(jìn)檔案管理事業(yè)開展的同時，也為檔案的安全性構(gòu)成的威脅。作為檔案管理人員，必須時刻保持較高的警惕性，學(xué)習(xí)最新的檔案管理知識，掌握各方面的檔案管理技能，不斷更新檔案管理理念，從細(xì)節(jié)入手，從點(diǎn)滴抓起，才能更好地保證檔案的安全性，提高檔案管理的質(zhì)量。

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