新形勢下公路行業檔案管理對策探索與實踐

和福蘭

摘 要：新時期、新階段公路行業面臨的改革和挑戰，要求必須不斷加強公路檔案管理，提高全行業綜合素質，才能為公路行業的長足發展提供堅實的基礎保障。當前，公路行業檔案管理內容俞趨向于復雜，形式俞趨向于多樣，對檔案管理人員的水平要求也俞高。筆者通過分析當前檔案管理對公路行業發展的重要意義，調查公路系統檔案管理的現狀，查找了存在的問題，并針對問題提出了行之有效的應對措施，以便為公路行業的檔案管理提供可借鑒的方法或途徑。

關鍵詞：公路；檔案管理；對策

檔案管理工作是各行業、各部門經濟事業發展的重要構成，它不僅記錄著各項工作的開展情況及成果，更是一個行業、部門或單位發展水平和文明程度的重要標志，也是促進各項工作有序開展的基礎保障。

文件、標書、設計圖、影像資料等公路部門涉及的檔案紛繁復雜，其工作內容也較繁瑣，包括：資料流轉、分類、歸檔、借閱、保管等。在工作實踐中發現，要實現公路管養“通、平、美、路、安、暢”的工作宗旨，部門檔案管理的全面性、綜合性、時效性以及完整性起著舉足輕重的作用，探索檔案管理的有效對策并付諸行動在行業發展中勢在必行。

1 公路行業檔案管理的重要意義

隨著我國社會經濟的不斷發展，基礎設施建設投入也不斷加大，公路行業作為我國基礎設施建設的主要部門之一，其工作任務也日漸加重，公路檔案管理工作必將隨之增多。公路部門的檔案是日常公路管養的真實寫照，是公路建設過程的縮影，更是今后某條路、某座橋或某個隧道維修管理的第一手依據，為今后公路行業的建設和管養提供真實準確的歷史記錄。因此，檔案的妥善保管、系統分類和科學存儲對公路部門平穩有序發展有著舉足輕重的作用。

2 公路行業檔案管理的現狀與特點

縱觀公路行業答案管理現狀，結合麗江公路局往年和當今檔案管理情況，筆者歸納總結了以下五方面的現狀。

2.1 檔案管理工作意識淡薄

由于行業領導或單位職工一般重視主業工作，檔案管理往往會被忽視，因此造成重要數據、圖文等資料沒有記錄整理，或未能歸檔保管等現象。

2.2 檔案管理硬件設施嚴重欠缺

行業或單位本身資金有所欠缺，加上檔案管理不夠被重視，檔案管理所需的密集柜、檔案管理軟件等設備幾乎未能配置，甚至有的單位連最基本的檔案室都沒有配備，重要資料和文件就像堆放雜物一般丟棄在不起眼的角落，幾乎談不上歸納管理。

2.3 檔案管理工作制度不健全

一是檔案室沒有規范的工作制度，導致檔案管理缺乏制度的指導和管控；二是檔案管理不科學，公路系統檔案內容不僅類別較多，形式也復雜多樣，沒有科學合理的管理制度，難以系統對檔案資料進行系統分類和科學存檔；三是檔案利用效率低，許多公路部門的檔案存在要求存檔而存檔的現象，利用率極低，即使遇到真正要用的時候，往往存在找不到或存檔不完整的情況，檔案管理的實用性沒能充分發揮。

2.4 檔案管理工作程序不規范

由于檔案室沒有固定的專職人員或規范的工作制度，導致檔案在查閱或外借過程中存在沒有做好外借登記，借閱后未能及時歸檔或外借后下落不明，檔案資料遺失仍未發現或無人料理等現象。

2.5 檔案管理人員業務水平較低

公路系統內部很少組織行業內部的檔案管理專業知識培訓，偶爾會有檔案行業的統一培訓，但很難與公路行業實際聯系起來，所以公路部門檔案管理人員工作起來缺乏專業知識的支撐，規范性、科學性、合理性等都會有所欠缺，導致檔案管理不系統、不全面、缺乏科學性和創新性等現象。

3 做好新形勢下公路檔案管理的應對措施

3.1 高度重視，提高檔案管理意識

首先從上級領導到基層單位，自上而下都要對單位檔案管理引起高度重視，精心組組檔案管理工作。每個行業、單位均要建立檔案管理領導小組，有專門的分管領導和固定的專職檔案管理人員，將工作任務分解細化，責任落實到人，并納入年度責任考核制度，進行責任考核與監督。同時加大資金投入力度，每個單位應設立專業的檔案室，配備密集柜、專業檔案柜等硬件設施。同時要培養專業人員，進行系統培訓與教育，為檔案管理有序開展提供基礎保障。

3.2 健全制度，強化檔案標準管理

一是要不斷補充完善行業內部檔案管理制度，細化到檔案工作的每個步驟，貫穿整個流程，使每個程序都有相關制度的指導和保障。二要跟進電子檔案管理，將紙質檔案與電子檔案劃分嚴格的分類標準，使公路部門的檔案管理工作逐步向自動化、現代化轉變。三要制度建設要因地制宜，結合單位實際，制定符合本單位的檔案管理制度，制度的建設不僅要“接地氣”，更要突出實用性。

3.3 加強培訓，提升檔案規范有序

新形勢下檔案管理知識在不斷更新與進步，公路系統的檔案信息也隨之不斷變化，從原來的紙質檔案逐步向電子檔案發展，從原有的圖片資料向目前的電子監控影像資料推進。“學無止境”，檔案管理人員也不另外，只有不斷加強學習，做到自己的知識儲備與與時俱進，方能在檔案管理工作中運用自如，實現單位檔案管理的現代化與科學化。

檔案是工作的“痕跡化”資料，更是工作的最終憑證。“養好公路，保障暢通”、“高度重視、精心組織，打造高效優質的公路工程”、“平時服務、急時應急、戰時應戰”等等是公路行業的的服務宗旨。要實現這些目標，始終離不開行業檔案作為單位發展的指導和引領，更需要真實可靠的檔案資料來為今后的進步提供基礎保障。為此，對公路部門檔案管理進行系統的探討、研究和實踐，對公路行業的科學和諧跨越發展起著不可小覷的作用。endprint