醫院辦公室檔案管理工作的優化策略探究

陳琦

摘 要：隨著社會經濟的快速發展，使新形勢下的醫改政策有一定的實施空間，促進醫院的在不斷的提升和創新服務模式。而醫院辦公室檔案管理在其中占據著至關重要的地位，因此，針對醫院辦公室的新資料以及新信息管理工作，需要我們采取先進的檔案管理機制和管理思想，本文進一步分析了當前醫院檔案管理工作的現狀，并對管理工作提出了相應的優化策略。

關鍵詞：醫院；辦公室；檔案管理

病歷管理、文書管理以及各類信息的管理分析是醫院辦公室檔案管理工作的主要內容，因此，做好辦公室檔案管理的工作，對醫院業績的提升有極大的幫助，有效的提升辦公室檔案管理工作，為醫院的決策工作起到了很好的促進作用，從而有效促進醫院的快速發展，同時也能適應社會發展變化的需求，只有這樣才能實際醫院經濟效益的良好發展，

1 醫院辦公室檔案管理的現狀

在醫療事業發展的新形勢下，醫院辦公室管理中存在的問題層出不窮，首先：從領導管理方面分析來看，在辦公室的檔案管理工作中還在運用統一性的管理模式，對人力檔案的綜合管理辦法主要是采取的是文件檔案的管理模式。其次，醫院的檔案管理效益，人力、物力還有財力三個方面對于一部分市級醫院實現人員的綜合性管理來說是必不可少的。因此，建立健全的相應的制度，促使檔案使用資料的豐富化，但是醫院管理中突出的重要位置卻不是辦公室檔案管理制度，缺乏專業性的人員，很多管理的意識和時代的潮流相脫軌，導致不能有效的完善的檔案信息，檔案內容缺少實質性[1]。因此，嚴重影響了醫院的全面性發展。

2 優化醫院辦公室檔案管理工作的意義

在信息化發展進程中優化醫院辦公室檔案管理工作具有非常重要的意義，在節省很多資源的同時還提高了資源的利用效率，但目前，單一的計算機應用還是存在于醫院對檔案的管理工作中，在很大程度上使得大量的資源都浪費了在檔案的記錄和保存方式上。因此，信息化管理模式應用勢在必行，不僅能提高檔案管理工作效率，還能增加異地利用檔案的可能性，對實現檔案信息的共享建設有很大的幫助，若醫院在辦公室檔案管理都采用信息化的管理方法，能有效提升了工作效率。但在這過程中須注意對權益問題上的處理，必須要加強安全建設，提升法律意識，嚴格規范在信息使用中的公開權，這樣才能夠更好的把現代化進程運用在醫院辦公室檔案管理工作中[2]。由此可見，廣泛應用的信息化技術，給檔案管理工作帶來了極大的便利，使其上了一個新的臺階。

3 醫院辦公室檔案管理工作的優化建設思路分析

（一）優化辦公室檔案管理

醫院辦公檔案的管理需要與時代接軌，堅持與時俱進，對于檔案管理的分析還需要從道德和業務水平等等多個方面入手，因醫院檔案管理工作人員對這項工作沒有很好的關注和認識，其主要原因是缺少相關的培訓，從而出現了不健全的資料管理歸類，缺少條理性的檔案保存，使用的過程中出現眾多的問題，使檔案管理的優勢作用不能真正地發揮出來。例如，在春天，因為氣候氣燥，發生火災的頻率大幅提高，這樣就需要全面的了解和分析防火的預防工作，如果是雷雨多發的夏天，就需要及時的關注檔案是否存在被雨水侵蝕，受潮的情況。如果是信息化電子檔案，就需要保證檔案設備的安全性，時刻關注檔案系統在網絡運行過程中的安全情況，增加密匙或者是防火墻，對登陸系統的身份確定進行加密處理，有效防止黑客木馬的出現，防止偷盜的行為等。除此之外，醫院的檔案管理人員中的重點注意不能出現隨意亂扔的現象。尤其是在檔案的調出和使用過程中。

（二）提高檔案管理人員的管理意識

由于受到根深蒂固的傳統觀念的影響，經濟效益和社會效率是很多醫院非常看重的，對辦公室的檔案管理工作缺乏關注，其工作效率沒有得到提升。因此，今后的辦公室管理過程中引以為戒，不斷更新檔案管理的理論知識，逐漸樹立現代化的管理意識，摒棄過去的不端得正態度，對自身的工作意識與責任意識還需要不斷的強化，積極主動地了解醫院的發展現狀以及經營現狀，把辦公室檔案工作的收集和整理做到極致，并及時向辦公室領導上報相關的工作成果。這樣做對于工作者的獨立工作能力會有大幅度的提升。同時，需要與其他各個相關科室進行聯合起來，從實際需要出發打造信息合作平臺，以此來實現取長補短，發揚優勢。從而有效避免辦公室檔案管理工作者的隨意性，促使辦公室檔案工作更好的延伸到醫院的發展與經營過程中。此外，重點培訓醫院檔案管理人員管理技能以及應用互聯網的技術。讓他們的觀念得到及時更新，順應時代發展。在體提升管理人員專業知識水平同時，還需要培訓管理人員計算技能，防止信息丟失或泄露的現象出現。

（三）建立檔案信息管理系統

隨著時代的不斷發展，醫院傳統辦公室管理方式案已經不能完全順應當前社會的發展需要，因此，要根據醫院的實際情況進行突破，以此提高醫院辦公室檔案管理工作。進而建立一套完整有效的信息系統，實現醫院檔案管理工作流程建設，網絡建設以及分類工作的系統化和完整化，有效促進檔案管理工作的信息化建設的落實。從而有利于醫院經濟效益以及社會效益合理利用的實現情況。其次；在信息化普及后還可實現醫院辦公檔案管理工作的自動化，建設一套完整檔案管理系統，用于保存醫院各個部分、環節中產生的信息。

（四）抓住檔案管理重點，層層遞進

每一個醫務工作者以一切秉承著為醫院負責和服務的理念，但現在很多醫院的辦公室檔案管理工作還只是停留在表面功夫，因此，需要我們的檔案管理人員在工作中做到不斷深入，層層遞進，進一步實現檔案信息化的建設。若想有效的提高檔案管理人員的工作效率，就應該抓住重點，并針對性的逐個突破。醫院辦公檔案管理工作的信息化建設，需要我們從下面幾點入手，首先：強化對信息化建設的流程。其次；可以進行專題分類講解，講解要從點到線，再從線到面逐一偵破。再有；把醫院的檔案管理列入在辦公自動化系統中來，并要求管理工作人員在實際的工作中做到不落下任何一個環節。在醫院檔案信息化的建設中有尤為關鍵的重要環節，就是醫院信息資源的開發和使用，這需要檔案管理人員的管理進行全方位的分析，不斷改進其工作方式，因此，只要管理人員做到以上幾點才能夠讓檔案管理工作登上更高的臺階。在檔案管理中還有一個關鍵點就是物質保障，主要體現在環境方面，需要一定的存儲空間，因為紙質檔案和電子檔案的保存都需要有一定的存儲空間。除此之外，還需要有保障，保障設備和技術。這就需要不斷加強工作人員的專業技能，尋找并掌握先進的工作方式，所以需要管理工作人員加大對檔案信息資源的開發力度，還需要提升管理工作人員的責任感和使命感，在這個過程中逐漸形成了完善的鏈條有利于檔案的整理，有效提升檔案的利用程度，最終為醫院的良好發展打下夯實的基礎，進而讓醫院的社會效益和經濟效益得到穩定的增長[3]。當然，醫院辦公室檔案管理不是一蹴而就的，否則就會造成延誤檔案，降低檔案的后果，要使用循序漸進的方式。在管理上還需要醫院的各科室為檔案管理做出相應的的貢獻，不斷的改造升級信息系統，有效確保檔案管理能夠使醫院的發展錦上添花。

4 結語

總之，醫院辦公室的檔案管理工作對醫院的長遠發展具有非常重要的作用，二者是緊密相連，密不可分的，它不僅關系到有效的使用醫院的各種資料、資源，還可以促進醫院的發展。因此，需要我們對醫院辦公室檔案管理不斷的進行優化，創造出新管理意思，不斷重視對醫院檔案管理工作，從而更好的提升醫院檔案管理水平。

參考文獻

[1]胡敏.醫院辦公室檔案管理工作的優化建設分析[J].辦公室業務，2014（17）：193-193.

[2]常誠誠.公立醫院黨員檔案管理工作的優化建設思路探索[J].辦公室業務，2016（13）：108-108.

[3]呂同琴.醫院檔案管理工作的現狀及創新探討[J].現代養生b，2013（6）：79-80.endprint