國有企業人事檔案管理的幾點思考

摘 要：國有企業人事檔案管理工作對于企業人才管理、人才部署，提升自身企業文化建設都有著重要意義。做好人事檔案管理工作對于企業發展其促進與推動作用。本文將通過對國有企業人事檔案管理重要性的分析，提出進一步加強國有企業人事檔案管理的有效措施，以期對國有企業人事檔案管理以啟示。

關鍵詞：國有企業；人事檔案；管理；重要性；有效措施

1 國有企業人事檔案管理的重要性

人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，是在人事管理過程中，以個人為單位組合起來，記述和反映個人經歷和德才表現，是個人經歷、學歷、思想品德、業務能力、工作狀況及獎勵處罰等方面的原始記錄。人事檔案具有真實性、可靠性、保密性、獨立性。

國有企業人事檔案管理對于員工任免、調動及管理有著重要作用，也是員工人事考核的主要依據，其重要性體現在以下方面：

（一）人事檔案管理有助于企業實現人才管理

人事檔案比較客觀真實的記錄和反映了企業員工的家庭基本情況、個人工作經歷及德、能、績等情況，有助于企業了解在職人員的情況，從而掌握科學發展的第一首資料，建立企業知識儲備結構，以便國有企業在制定長期發展目標的過程中科學分析，充分發揮人才優勢，揚長避短，實現人才部署，促進企業快速發展。

（二）人事檔案管理有助于保障企業人才結構的穩定性

人才是企業發展的有力保障，對于人才的調配、管理通過人事檔案管理體現，合理設置崗位，科學利用人才，建立適合企業自身發展的人才選拔制度，保障國有企業人才結構的穩定性，從而保證企業立足于激烈的市場競爭中，增強企業風險抵抗能力。

（三）人事檔案管理有助于提高企業自身文化建設

企業文化是企業增強核心競爭力的“軟文化”，是凝心聚力、團結一致的向心力。有效、科學的管理認識檔案，對企業現有的人才結構進行調整，建立檔案信息，引導專業技能人才合理流動，正確調整人才與企業、人才與人才之間的關系，于無形中促進人才對企業的認同感和歸屬感，將自身的發展與企業的發展緊密結合到一起，企業才能呈現“爭先創優”、“積極向上”的好風氣，促進企業發展與文化建設。

2 加強國有企業人事檔案管理的有效策略

（一）轉變思想，進一步提高對人事檔案管理工作的認識

國有企業各級各部門應當充分認識人事檔案管理對企業發展的重要意義，做好人事檔案管理工作，加強對人事檔案管理工作的領導，定期對人事檔案進行整理、檢查、指導，及時發現問題，解決問題，充分發揮檔案的人力資源管理作用，實現人事檔案服務于企業發展的目的。

（二）加大投入，確保人事檔案的完整性，做好檔案信息化建設

國有企業的人事檔案是國家重要的檔案資料，要做好人事檔案的保護工作，包括人事檔案的維護、搶救、修補工作。企業財政部門要加大人事檔案管理工作的資金投入，將人事檔案管理工作經費納入企業經費預算行列，建立專項經費，按標準按要求建設規范、科學的檔案室、檔案柜，安裝監控，確保檔案室的配套保護措施如防盜、防火、防潮、防蟲，保持檔案室良好的通風與采光。

與此同時，要加強檔案管理的硬件和軟件配備，做好檔案信息化建設工作。配備必要的計算機、掃描儀等現代科技產品，將人事檔案紙質版與電子數據錄入電腦以完整保存，實現查檔、歸檔、調檔的信息化，提高人事檔案工作的信息化管理水平，確保人事檔案利用安全，檔案材料無損壞、無丟失，不失密、不泄密。

（三）加強管理，提高檔案管理人員的素質

國有企業人事檔案管理工作應當配置專職人事檔案管理人員，以專業知識和先進的管理技術做好人事檔案管理工作；同時要選擇政治強、紀律嚴、作風正、責任心強的共產黨員從事重要人事檔案管理工作，以保證人事檔的保密性。

工作中要注重對檔案管理人員的教育培養，定期組織人事檔案管理業務知識培訓，精通業務，同時做好思想政治工作，進一步了解人事檔案管理工作的重要性，增強責任心；除此之外，要加強企業人文關懷，多關心檔案管理人員的生活、工作，落實檔案管理人員待遇，激發工作的積極性和主動性，熱愛本職工作，做好本職工作，形成良性循環。

（四）提高質量，注重人事檔案材料收集，完善個人人事檔案

國有企業干部與員工在政治經濟體制的要求下不斷提升自身，其在學歷、培訓、聘任、專業技術方面材料會隨工作年限增長而增多，需要歸檔的材料也務必要及時，認真整理，做好人事檔案管理的基礎工作，完善企業干部與員工的個人人事檔案。同時，對于不符合歸檔要求的材料要及時處理，規范人事檔案管理；對于材料不齊全的要及時通知本人進行補辦，以保證人事檔案的完整性、準確性、真實性。

（五）健全制度，進一步規范檔案資料管理工作

良好的制度保證，為人事檔案管理工作提供了可靠保證和重要依據，只有合理、完善的制度才能保證人事檔案管理工作的連續性與可靠性，要以條文形式明確人事檔案管理制度，規范人事檔案的資料收集、歸檔、保管、轉借、閱讀、利用等一系列活動。同時要建立健全的檔案管理工作考核制度和責任追究制度，以避免檔案的丟失與改動，加強對檔案管理工作人員的監管，嚴格手續，規范程序，認真登記人事檔案的轉入、轉出、接受材料、查閱、借閱，有效地保護檔案的完整性，制約檔案涂改、泄密等現象。

（六）與時俱進，做好人事檔案管理現代化和信息化建設

信息時代，要充分利用各種有效手段與網絡資源，發揮先進科學技術的作用，將其與人事檔案管理工作有效結合起來，一來實現人事檔案材料的保管工作，二來提高人事檔案管理工作的工作效率與工作質量。

人事檔案材料的保管工作，借助現代科學技術手段，利用計算機、掃描儀等設備，準確、及實地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事紙質檔案與數據格式并存，以防紙質材料丟失、人為改動帶來的不便與麻煩。

人事檔案管理工作效率與質量的提高，體現在檔案查閱、人事檔案信息資源共享等方面，提高人事檔案的利用效率。

3 結語

國有企業人事檔案管理工作需要從思想、資金、管理、制度、技術等方面加以完善，以實現人事檔案更好地服務于組織人事工作，使之成為國有企業用人的參考標準，也有效促進國有企業的改革、發展與穩定。

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作者簡介

王瓊（1980-），女，湖北宜昌，本科畢業，研究方向：人事檔案，高級人力資源師，長江三峽基地發展有限公司。endprint