新時期房地產檔案管理中數字化技術的應用

陳子懿

摘 要：在世界范圍內網絡數字化技術的應用不但改變了人們的生活，也改變著各個領域的生產、經營和管理。我國近年來房地產市場繁榮，與房地產市場相關的各項工作也備受關注，本文主要從房地產檔案管理方面進行了數字化技術應用問題的研究，對房地產檔案管理中數字化技術應用的重要性進行了總結，指出了新時期房地產檔案管理中數字化技術應用面臨的問題，并提出了數字化技術應用的具體對策指導，旨在通過本文研究為房地產企業在檔案管理方面更好的應用數字化技術提供有益的指導和幫助。

關鍵詞：房地產；檔案管理；數字化技術；對策

1 房地產檔案管理中數字化技術應用的重要性

1.1 便于房地產檔案應用檢索的高效化

房地產檔案實際上是非常重要的，其應用也應當是十分廣泛的，但是從現實來看，房地產檔案的應用并不常見，主要原因在于傳統檔案管理中單純的依靠人員進行檔案的查找存在很大的難度，尤其是一些房地產企業在檔案分類、目錄方面缺乏管理，就會加大難度。新時期房地產企業開發項目越來越多，檔案檢索也越來越困難，而數字化技術有利于檔案的分類歸檔，同時能夠利用數字化檢索工具進行檔案信息的查找，高效的查找有利于實現檔案資源的利用。

1.2 有利于實現房地產檔案檢索途徑的多樣化

當前數字化技術也在不斷進步，在房地產檔案管理的應用中，數字化技術能夠生成多樣化的檢索方式，方便對檔案資料的查找，例如計算機模糊查詢、地產項目名稱查找、按年份查找、按關鍵詞查找、按檔案編號查找等多種方式。計算機會根據用戶所給的信息，智能選擇檢索途徑，在成千上萬的房地產檔案中選擇使用者想要的檔案，這讓檔案查詢更快捷，更便利，這就使檔案管理工作更輕松。

1.3 有利于房地產檔案的安全化

傳統的檔案管理方式在安全性上沒有那么高，例如傳統紙質印刷的檔案可能會隨著時間的推移發生字跡褪色、紙張潮濕腐爛、不慎遺失等問題。用數字化的管理方式更避免這些問題，但是也會有新的問題，信息泄露是最重要的，在系統設計之初，就會考慮這些問題。在房地產檔案管理中數字系統中，查詢端口是進入系統的唯一通道，我們可以根據不同的用戶設計不同的資料查詢權限，防止檔案信息被泄露。數字化檔案信息管理系統可以判斷用戶的信用，決定是否允許用戶進入此系統，進一步提高檔案的安全性。

2 新時期房地產檔案管理中數字應用面臨的問題

2.1 房地產檔案收集過程中存在的問題

處在信息時代，信息更新的速度超乎我們的想象，這就意味著房地產檔案每天都會更新，收集到的信息就可能出現遺漏，有的檔案主人只留一個姓名一個身份證號，很多信息填寫不完整，所以需要動態的信息管理方式。我國的房產政策不斷出臺，自然也就一變再變，這就導致了一個時期的政策和目前的狀況不太相符。另外，有些人覺得房產信息屬于個人隱私，不愿意配合檔案收集的工作。我國推行不動產登記制度是為了保護人民的利益，制約商人炒房，讓房地產市場回到正軌，可是房地產商擁有大量檔案，不愿意配合行政人員的工作，檔案收集工作無法展開。

2.2 房地產檔案管理中缺乏應用理念

截至目前，檔案信息管理做的只是在單純的保存工作或者為用戶提供簡單的查詢服務，屬于被動型服務。房地產檔案利用的效率極低，檔案管理服務缺乏應用理念，缺乏主動服務的意識。導致房地產檔案開發與利用環節難以創新，這就要求房地產檔案數字化改造中，檔案管理人員增強應用理念。

2.3 房地產檔案管理中缺乏數字化技術應用人才

知識經濟的時代，最重要的就是人才的把控，但是目前檔案管理者的專業知識有限，管理水平很低，管理方式也不夠專業，這給檔案數字化管理帶來了巨大挑戰。不同形式的檔案文件需要一個統一的制式，在檔案資料分析整合過程中，如果管理人員的素質較低，那么檔案管理工作效率就會很低，直接影響著我國不動產登記工作的實施。隨著數字化在房地產檔案方面的應用，管理人員需要掌握計算機知識、數據庫管理技能，需要熟悉使用互聯網，還要必備的就是房地產專業知識。

3 房地產檔案管理數字化技術應用的對策分析

3.1 引進和培養檔案管理數字化技術專業人才

檔案管理是一種內容復雜、還需要人有耐心的職業，這對職員的能力是一種考驗。檔案信息管理人員除了要具備過硬的理論知識、掌握各種現代信息傳播工具之外，還應有極強的學習能力，拓展能力。除了工作人員自身的努力，還需要檔案管理部門的培養，檔案管理部門應該組織檔案信息現代化人才培養訓練班，派出合格人員參與其中學習檔案管理工作方法。給各個單位提供技術援助，滿足現代化、信息化的檔案管理專職人員需要。除了對內部人員的培養，還應該吸引信息化管理的專職人才，給他們提供優厚的待遇，良好的工作環境，讓他們心甘情愿的留下來。

3.2 促進房地產檔案傳統管理模式向數字化管理模式轉變

我們應當處理好傳統的檔案管理方式與數字化檔案管理之間的關系，要解決數字化管理中檔案保密部分與共享部分的歸類問題，檔案查看權限問題。有了電子檔案并不意味著紙質檔案就完全沒用了，電子檔案可能會由于不合理操作或者黑客攻擊，造成檔案丟失、被刪改，這種錯誤不容易被發現，電子檔案的真實性就會下降，如果可以保留紙質檔案，在不確定電子檔案的真偽時，拿出來對照，就可以增強檔案資料的真實性。所以，我們在應用數字化的方式管理檔案的時候，應該保留傳統紙質的檔案，發揮兩種管理方式的優勢。

3.3 完善房地產檔案管理的規章制度

規范化簡單來說就是要按照規范標準進行操作和實施，因此在房地產檔案數字化管理的規范化建設中首先要做的就是要建立起檔案數字化管理的規范化制度，對檔案數字化管理中的有關檔案收集、查詢以及檔案保管等進行細化標準，從管理人員的培訓到硬件設施的準備都要給以明確的規定。在完善來規章制度的基礎上還要強化制度的落實，確保檔案數字化管理的每一環節都按照規范流程進行。檔案數字化管理的規范化制度中還要對檔案管理的內容進行規范化管理，數字化的管理主要是利用信息技術，而信息技術的另一突出優勢是信息共享，所以只有在檔案數字化管理的技術標準上進行統一規范。但是對于機密資料和敏感資料，要建立信息保護制度。

4 結語

綜上所述，任何新出現的事物并不是一開始就盡善盡美的，但是我們不能就此否定它，要看到房地產數字化帶來的好處。房地產檔案管理數字化管理是房地產檔案管理工作的趨勢，雖然任務艱巨，工程量大，但是一旦運用會提高檔案管理的工作效率，可以避免紙質檔案損壞、丟失等問題。我們要堅定不移的推動房地產檔案管理的數字化進程，落實人才的培養、引進，完善制度相關工作。

參考文獻

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