檔案工作的基本原則與內(nèi)容

呂華

摘 要：檔案管理工作涉及到黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)單位的各個(gè)部門(mén)，不同的檔案對(duì)于不同的部門(mén)有著重要的意義，在檔案工作中應(yīng)按照一定的原則進(jìn)行工作，同時(shí)還要明確檔案工作的具體內(nèi)容。本文對(duì)于檔案工作的基本原則進(jìn)行分析，并論述檔案工作的具體內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：檔案工作；基本原則；內(nèi)容

1 檔案工作的基本原則

檔案管理工作涉及到黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)單位的各個(gè)部門(mén)，不同的檔案對(duì)于不同的部門(mén)有著重要的意義，在檔案工作中應(yīng)按照一定的原則進(jìn)行工作，其中涉及到國(guó)家秘密、商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私，因此在工作實(shí)踐中應(yīng)按照一定的工作原則開(kāi)展工作，具體而言包括以下幾項(xiàng)基本原則：一是統(tǒng)籌管理，按部門(mén)分工管理原則，在檔案管理工作中，對(duì)于一個(gè)單位而言是一個(gè)整體，在檔案管理的工作中應(yīng)有統(tǒng)一組織和領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于檔案管理的制度、規(guī)范和具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有統(tǒng)一的規(guī)劃、計(jì)劃和指導(dǎo)意見(jiàn)，在具體到各個(gè)部門(mén)的檔案管理中應(yīng)根據(jù)各個(gè)部門(mén)的實(shí)際情況進(jìn)行區(qū)別化管理，從而達(dá)到檔案保存、使用、開(kāi)發(fā)利用的效果最大化。二是檔案工作中的完整性、安全性原則，對(duì)于檔案管理工作而言，檔案的內(nèi)容應(yīng)保存完整，在保存的過(guò)程中檔案的內(nèi)容要形成體系、形成系統(tǒng)性的保存，從而達(dá)到真正的檔案的完整性，實(shí)現(xiàn)檔案的有價(jià)值保存。同時(shí)，在檔案保存的空間、環(huán)境方面應(yīng)注意保護(hù)好檔案，使檔案在安全的環(huán)境中保存。三是檔案工作的公開(kāi)性與保密性原則，檔案工作是一項(xiàng)紀(jì)律性極強(qiáng)的工作，檔案內(nèi)容涉及各個(gè)方面內(nèi)容，其中一部分是可以為公眾開(kāi)發(fā)利用的信息資源內(nèi)容，這一部分是可以公開(kāi)的檔案內(nèi)容，對(duì)于這部分內(nèi)容在使用過(guò)程中應(yīng)做好原始檔案的借閱登記、檔案文本保護(hù)等工作，使之能夠?yàn)楦嗟男枨笳呤褂茫瑢?duì)于另一部分不能公開(kāi)或者涉密的檔案內(nèi)容，則應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章制度進(jìn)行管理和保存，不得隨意借出、泄露其中的內(nèi)容。四是綜合開(kāi)發(fā)利用原則，現(xiàn)代檔案工作中一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容就是檔案的綜合開(kāi)發(fā)利用，對(duì)于檔案的綜合開(kāi)發(fā)利用工作而言，要在遵循檔案的組織管理原則、保存原則、公開(kāi)與保密原則的基礎(chǔ)上合理有效的利用，達(dá)到真正的開(kāi)發(fā)利用。

2 檔案工作的內(nèi)容

檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，其中包括了檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管、檔案的檢索、檔案的編研、檔案的開(kāi)發(fā)利用、檔案的統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容。檔案的收集，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，通過(guò)主動(dòng)收取、個(gè)人提交、相關(guān)部門(mén)調(diào)取等方式，從而形成系統(tǒng)性的檔案內(nèi)容，為相關(guān)部門(mén)在人力資源管理、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)分析等方面提供一定的決策參考依據(jù)。檔案的鑒定，是對(duì)于檔案中內(nèi)容進(jìn)行甄別和分析的過(guò)程，對(duì)于檔案中的內(nèi)容不是所有的都適用，因此需要進(jìn)行分析和甄別工作，對(duì)于檔案工作中需要的內(nèi)容應(yīng)予以保存，對(duì)于不需要的內(nèi)容應(yīng)向當(dāng)事人或者相關(guān)部門(mén)說(shuō)明情況，并妥善進(jìn)行退回工作，防止不需要的檔案資料遺失、遺棄，從而產(chǎn)生不必要的后果。檔案的保管，檔案的保管是對(duì)于進(jìn)行收集和鑒別后的檔案內(nèi)容，通過(guò)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案保存技術(shù)手段和操作規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一、科學(xué)、安全的保存，并且根據(jù)檔案的內(nèi)容確定檔案的保存時(shí)間，對(duì)于檔案保存的環(huán)境應(yīng)達(dá)到檔案保存規(guī)范中的要求，確保檔案保存的安全性。檔案的檢索，檔案的檢索是根據(jù)檔案工作管理規(guī)范和檔案保存的標(biāo)準(zhǔn)，將相關(guān)檔案按照一定的時(shí)間順序、內(nèi)容區(qū)別進(jìn)行保存，檔案需求者根據(jù)一定的檢索標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行查找和查閱的過(guò)程，對(duì)于檔案的檢索而言，前提是要在檔案的保存過(guò)程中將檔案嚴(yán)格按照檔案保存的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行保存，這樣才能夠確保檔案檢索的快速、準(zhǔn)確、高效。檔案的編研，檔案的編研工作，是檔案管理人員以及相關(guān)領(lǐng)域的研究人員根據(jù)工作需求及特定的選題，對(duì)于檔案內(nèi)容進(jìn)行編輯、整理、形成系統(tǒng)性檔案匯編、檔案集冊(cè)等內(nèi)容，供學(xué)習(xí)、研究使用的過(guò)程。檔案的開(kāi)發(fā)利用，檔案的開(kāi)發(fā)利用是在檔案的編研工作基礎(chǔ)上，進(jìn)行特定的研究和分析，從檔案的內(nèi)容中分析出所需要的課題、研究對(duì)象相關(guān)數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)內(nèi)容等，從而形成相關(guān)的信息產(chǎn)品，為相關(guān)部門(mén)進(jìn)行決策提供信息參考。與檔案的編研工作區(qū)別在于，檔案的編研是基礎(chǔ)檔案的客觀內(nèi)容進(jìn)行的編輯和研究工作，而檔案的開(kāi)發(fā)利用則是依托于檔案中呈現(xiàn)出的文本、數(shù)據(jù)等方面內(nèi)容，形成新的研究報(bào)告、分析報(bào)告及數(shù)據(jù)分析等內(nèi)容，形成的信息產(chǎn)品不在是檔案中所體現(xiàn)的固定內(nèi)容。檔案的統(tǒng)計(jì)，檔案的統(tǒng)計(jì)是檔案規(guī)范化管理中的重要內(nèi)容，通過(guò)檔案的統(tǒng)計(jì)能夠清晰明確的掌握保存檔案的數(shù)量、內(nèi)容等工作內(nèi)容，通過(guò)統(tǒng)計(jì)能夠較為清晰的了解檔案工作過(guò)程中存在的問(wèn)題和需要改進(jìn)的內(nèi)容，能夠有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作具有自身的特性，在檔案管理工作的實(shí)踐中應(yīng)按照檔案管理工作的基本原則進(jìn)行工作，同時(shí)在檔案管理工作過(guò)程中還應(yīng)該充分、系統(tǒng)的了解檔案工作的環(huán)節(jié)、步驟及具體的崗位職責(zé)，只有這樣才能夠更好的開(kāi)展檔案工作，為相關(guān)部門(mén)服務(wù)好，從而使檔案的綜合開(kāi)發(fā)利用工作產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

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