機關單位檔案管理困境與對策探討

鄒薇+李鵬

摘 要：檔案，即是記錄過去，記錄歷史的回憶載體，其主要意義是讓人憶古思今，銘記過去所犯下的錯誤，并在未來不再重蹈覆轍，其對于任何的組織成長來說都是極為重要的，而機關組織就更加是如此了。

關鍵詞：機關單位；檔案管理；困境；對策

機關單位的檔案管理主要是對于其每日的實際工作主要內容進行記錄，尤其是對于國家的有關政策改進來說是十分有用的參考，過去的經驗可以為整體的改進提供有效的參考，同時也更加有效率。但是，當下我國正處在一個全新的發展階段，在這一時期我國的機關單位檔案管理出現了很多困難，比如缺乏效率、紙質文件過多不易于網絡管理等等。因此，為了與時俱進，必須準確分析當下需要，并對機關單位的檔案管理問題加以解決。因此，本文將從實際出發，分析相關問題的管理辦法。

1 機關單位檔案管理所出現的問題

當今社會信息量爆炸，社會發展日新月異，在這個互聯網的時代，計算機的地位得到了前所未有的提升，由于有了電子技術的加持，很多的工作都更加富有效率了；但是于此同時，為了搭上電子信息技術的順風車，對于體系自身的信息化管理建設也提出了不小的要求。面對著前所未有的經營理念以及大量使用計算機代行的新時代工作方式，不少機關單位中相對不受到注意的檔案管理則在運行中遇到了大麻煩，以下列舉幾個主要方面。

1.1 對檔案管理工作重視性不足

如今的某些機關單位對于國家相關法律，如《檔案管理辦法》、《檔案法》等學習不充分，貫徹不徹底，沒有意識到檔案對于國家來說是重要的文化財寶，進而導致對檔案管理工作的怠慢。

1.2 檔案檢索效率極其低下

在科技高度發展的今天，檔案檢索效率與硬件設施有著直接的聯系。盡管計算機檢索效率極高，但是盡管手工檢索效率低下，很多單位卻依然堅持并且設置過多檢索工具。相比檢索工具的數量，我們更應該注意向發展少而精的發展方向，推廣計算機檢索。

1.3 檔案管理人員素質有待提高

很多機關單位對于檔案管理人員并不重視，選拔隨意，使人員不夠專業且頻繁變動，雖然經常舉行培訓但是因為人員經常流動所以幾乎是白用工。

1.4 檔案利用率低下

古人常常以史為鑒，對于機關單位來說檔案不但可以用來回顧過往工作的得失，而且對于日后工作的展開也顯得舉足輕重；可長期以來，各大機關單位只顧及眼前，使檔案落灰，非但損失了檔案自身的價值，也損失了數之不盡的潛在效益。

1.5 檔案管理制度不健全

目前檔案管理的制度并不完善，存在著很多問題，案卷規格不統一，保護、借閱沒有明確的規定，進而造成的檔案破損、流失，大大的降低了檔案的實際價值。

2 機關單位檔案管理問題的相應對策

2.1 完善檔案相關管理制度

制度的完善對于實際管理的作用是不言而喻的，制定相關規章制度使其工作時有條例可循，加強管理意識，時刻保持自身使命感榮譽感，增強檔案管理的規范性，強化檔案管理的科學性，從事使之滿足機關單位發展的需要，是人員啟用檔案時有章可循，管理人員有條例可依。

2.2 增強管理人員使命感

使檔案管理人員意識到自身工作的重要性是十分必要的，只有意識到自身的使命所在，管理人員才會充滿工作熱情，不為自身為何奮斗而迷茫，嚴格遵守規章制度。為此應當加大宣傳力度，提高員工待遇，形成管理員精神代代相傳。

2.3 提高管理人員整體水平

重整管理人員隊伍建設，提高人材選拔標準，提高工作待遇，訓練有素的團隊非但極富工作效率，而且可以解決很多意想不到的難題，從根本上提高管理水平，促進單位發展，更好的盡到義務。

2.4 增加檔案管理工作經費投入，深度挖掘檔案資源

只是讓管理人員提高重視是不夠的，機關單位管理階層應當提升自身眼界，加大對檔案管理的經費投入，只有足夠的經費才能改善現有的不良狀況；而很多單位沒有這么做的主要原因也是因為沒有意識到檔案之中所蘊含的實際價值，應當同時深度開發檔案資源，為日后的工作提供前車之鑒，使之發揮其存在所應有的價值。

2.5 加速檔案管理數字化

信息化的浪潮勢不可擋，在電子設備如此發達的今天，檔案庫還啟用大量人力簡直是不可思議的，這不僅是人力的浪費也是檔案管理水平與時代脫節的最好證明，為了打造更簡潔，更精干，更有效率的檔案單位體系，加快數字化刻不容緩，應當從計算機，網絡化抓起，充分利用國內資源，借鑒國外數字化經驗，切實提高現代化水準，最大限度發揮檔案的服務價值與實用價值。

現在有很多檔案有了年頭，紙張開始泛黃、腐朽難以保存，應當動員團隊力量，加快對紙質信息的數字化轉變，保護檔案信息健全，便于實際管理，這樣不論是刻錄成光盤保存還是上傳到相關信息庫都更加方便有效。

2.6 建立檔案保存網絡系統

一方面網絡系統管理方便整齊劃一，對于相關部門來說上傳備份都極為輕松，大大的緩解了實際壓力；另一方面在調用檔案的時候運用查詢引擎能夠更加快速的找到想要的資源，大大提高辦事效率，使得檔案能夠現實快捷有效的發揮自身作用。

2.7 更新人員調動規則

原來的工作規則使得人員流動過于頻繁。提高待遇后，相應的提高工作簽約時限，至少保證每次更新人員都有老成員指引，防止每個月都訓練但是每個月的人都不同，減少人員代謝頻率，從而增加人均工作經驗，提高整體素質。

2.8 培養專業領頭羊，帶動開發創新

誠然，我國時下打的機關單位檔案管理還存在著方方面面的問題，而這些問題也著實為提高人員工作水平創造了巨大的阻礙，加之我國目前對于相關檔案管理的研究還遠遠不足，并不能為其提供有效地指導。為了適應新時代的快速發展，檔案部門應當大力培養一批檔案管理方面的先進知識分子作為領頭羊，不斷學習進步，更新知識，彌補研究程度不足的缺陷，組織前往國外學習先進管理知識，有道是授人以魚不如授人以漁，唯有這樣才能促進檔案管理方法思路的不斷開發創新，形成可持續發展的良性循環。

3 結語

綜上所述，對于機關單位檔案管理的困境對策的探究著實十分必要，這是中國目前機關單位所急需解決的現實問題，我們應當正視現有的不足，并及時加大對目前困境的研究，亡羊補牢為時未晚。

參考文獻

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