探究城建檔案利用中存在的問題及對策

摘 要：隨著我國經濟實力增強，城市建設發展越來越快，城建檔案記錄著城市發展的真實情況，對我國步入可持續發展有推動作用，但是，城建檔案在應用中也存在諸多問題，本文對問題展開研究，從不同角度找到問題癥結所在，并提出對策。

關鍵詞：城建檔案；問題；原則化；對策

城建檔案對提高社會經濟效益有重大作用，從上個世紀八十年代開始，我國初步建立全國檔案工作制度，并且召開會議。會議中明確表明，城建檔案工作務必涉及到各個方面，其主要工作內容便是收集、管理及分享城市建設信息。

1 城建檔案特點

1.1 經濟特點

城市建設已經成為國家發展的重點項目，在城市的建設中，城建檔案的作用越來越明顯，城建檔案工作對城市規劃過程中出現的各種活動信息進行保存，進而生成圖表和聲像信息，城市經濟的快速發展離不開城建檔案，充分利用城建檔案能夠盡快創造城市經濟價值，減少經濟損失。

城市建設工程應避免重復投入，資金和時間得到有效的節約，檔案中的服務信息對使用者具有重大價值，使用者能夠間接獲取管理能力，時刻對工程進行觀察和判斷。

1.2 地域特點

城市不同決定檔案建設也不同，我國建立了統一的城建檔案館，保存全國各地的城建信息，對大、中、小型城市采取不同的保管方案，檔案的建立由當地政府部門進行，專門檔案主要是針對機關團體、企業單位展開建立，不同館藏地區表現了不同地區的區域性特征，其中包含的跨區服務對象較少。

1.3 專業特點

城建檔案需要專業人員建立，也要由專業人員實施管理，工作人員務必掌握統計、保管、鑒定和編制等技能，同時了解檔案的建立過程，對檔案的處理工作游刃有余，對于民用建筑和城市工程建設圖有深入的了解，不但通曉建筑施工技術方面的知識，還要熟悉管理的基本程序。城建檔案對相關工作人員的要求比較嚴格[1]。

2 城建檔案中存在的問題

2.1 管理模式問題

城建檔案的管理模式更為封閉，有著很強的自我保護意識，所有的信息無法流通，導致其利用率減少。隨著社會的發展，我國已經進入信息科技化時代，城建檔案的管理部門仍然以傳統的工作方式為主，查找資料還要依靠人工，由于城建檔案的信息量大，而且信息的種類不同，在查找資料方面要浪費大量的人力、物力和財力，管理方式不先進致使城建檔案的服務水平急速下降。某些城市的檔案信息館已經處于閑置狀態，在沒有信息查詢的時候，檔案館方面不會主動提供服務。

2.2 信息問題

我國城市化建設的步伐越來越快，城建工程的數量也處于上升狀態，相關的技術要求隨之提高，城建檔案中包括比較重要的數據分析表和圖紙等材料，所有的資料都是城市建設和改造的依據，對社會的發展具有重要的意義。城建檔案的信息來源比較廣泛，每一個信息都要經過眾多部門的加工處理，通過專業技術的調整，城建檔案信息才得以完整的保存。

但是現實工作中，信息的來源還是不夠寬廣，而且信息種類并不均衡，城建檔案的信息以地上工程建設為主，信息收集不夠全面。有的城市更加注重城建檔案的信息數量，往往忽視信息的可靠性和全面性，城建檔案的質量得不到保證，信息資源不完善導致城建檔案的利用價值降低，經常出現無檔可查的亂象。

2.3 原則化問題

城建檔案的建立主要依據政府制定的準則進行，有些規定過于原則化，一般由國家管理的檔案只對外開放三十年，開放的內容也有明確的限定，科學文化類的檔案對外開放不滿三十年，這主要是由國家利益和安全決定。檔案館的開放可以為社會創造不小的價值，但是相關的操作工作卻沒有明確的規章制度要求，導致某些應該開放的信息處于關閉的狀態，使用者無法進行全方位的利用[2]。

3 解決問題的主要對策

3.1 改變管理模式

現在是信息科技化時代，城建檔案的管理模式也可以添加數字化技術，管理者不能實行“閉關鎖國”的政策，雖然這一政策起到絕對性的保護作用，但是無法形成充分的信息交流，城市不能發展。建立數字化管理模式不僅順應時代的發展需求，還可以提高城建檔案管理工作的效率，數字化檔案提供高效率的檢索功能服務，儲存的檔案資料不會因為紙張發霉出現丟失信息的現象。嚴明信息登記手續，建立登記簿，詳細登記項目內容。數字化管理主動向社會提供服務，利用者的潛在需求得到滿足，服務的渠道更加廣闊，無論是個人還是城建工作單位都可以從中獲取自己想要的知識信息[3]。

3.2 擴大信息收集范圍

城建檔案的工作原則之一為豐富館藏、儲用結合，經過深入調查研究，了解城建檔案的工作思路，結合檔案的收集情況制定檔案收集方案，信息收集必須有計劃和步驟才能順利開展，實用各種手段強化信息收集的工作，尤其是社會企業其他部門和個人手中掌握的資料。城建工作的利用要求時常變化，因此，檔案工作必須具有時效性。適當的擴大信息的收集范圍以改善檔案館的整體結構，方便用戶的使用。

3.3 建立完善制度

政府的職能部門必須做出相應的改變，政策施行的過程要有程序的規范和嚴密的過程，對國家機密和其他行業的機密實行嚴格的保護，除了秘密與隱私之外都可以依法公開。城建檔案的管理和服務必須讓公眾參與，面對一些重大決策工作，公眾有知情權和監督權。

檔案部門的服務方向由內轉向外部，政策性文件可以適度的向社會公開，提升檔案的透明度，使民眾更加認可政府的工作，檔案管理部門務必做到盡職盡責，監督檔案部門依法管理檔案，政府盡快制定明確的法律規定，強化檔案工作的實施細則，制定的程序以簡潔高效為標準，完善的制度可以確保檔案管理工作順利實施。

一座城市要想快速發展，城市規劃起著指導作用，管理工作起著督促作用，城市信息利用者往往向檔案館尋求幫助，但是以往的檔案館還要向利用者收取高昂的費用，通過制度的確立，檔案館秉持公益性的基本原則，現今的檔案館可以提供免費服務，對利用者而言減輕了經濟負擔。通過一系列的解決措施不僅可以促進城建檔案提供有效的服務，還可以推進城建檔案更加完善。

4 結論

綜上所述，城建檔案工作中的問題遲遲得不到解決和政府部門的監管力度有很大關系，城建檔案的價值在于發揮服務特性，幫助城市積極的投入建設。通過創新服務機制加強城建檔案的服務功能，實現現代化城市的可持續發展。

參考文獻

[1]許英.當前城建檔案利用中存在的問題及對策分析[J].城建檔案，2016，02：33-34.

[2]劉婷.城建檔案利用服務的問題與對策分析[J].城建檔案，2013，02：73-74.

[3]祝慶.城建檔案利用存在的問題及對策[J].城建檔案，2014，09：21-23.

作者簡介

謝英（1973-），女，漢族，江西省萍鄉市人，大專學歷，研究方向：檔案管理。