事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析

涂小燕

摘 要：作為事業(yè)單位人事管理的基礎(chǔ)，檔案管理對事業(yè)單位內(nèi)部的運轉(zhuǎn)和協(xié)調(diào)有著十分重要的影響。隨著科技的進步和信息化的發(fā)展，事業(yè)單位也逐漸提高了對檔案管理的重視程度，開始思考如何完成好檔案管理工作。檔案管理工作細致且復(fù)雜，這要求檔案管理人員具備極大的耐心和毅力，并擁有專業(yè)的檔案管理知識，可以及時應(yīng)對檔案管理中存在的問題。本文就從事業(yè)單位檔案管理中存在的問題入手，并對問題的解決對策進行了詳細分析，旨在促進事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的有效提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策分析

事業(yè)單位檔案管理工作涉及的內(nèi)容較為廣泛，促進了事業(yè)單位人才管理制度的建立，對其他工作也有著極大的幫助。通過檔案的查閱，工作人員可以及時獲取想了解的信息，為下一步工作的順利進行奠定了堅實的基礎(chǔ)。隨著改革開放的進一步推進，事業(yè)單位逐步完善了檔案管理工作，但是檔案管理工作中還是存在著一些缺點和不足。對于這些問題應(yīng)及時的進行解決，以確保事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，順應(yīng)時代發(fā)展浪潮，推動事業(yè)單位檔案管理工作的全面進步。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理人員專業(yè)知識的欠缺

事業(yè)單位的檔案管理工作較為復(fù)雜，它要求檔案管理人員不僅要具備細致耐心的工作態(tài)度，還要擁有專業(yè)的檔案管理知識。但是就目前的事業(yè)單位而言，檔案管理人員在專業(yè)知識方面還有一定的欠缺，甚至某些事業(yè)單位都沒有安排專職的檔案管理人員，造成了檔案管理方面的安全隱患。

1.2 檔案管理人員工作態(tài)度的欠缺

工作人員的工作態(tài)度對單位的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，事業(yè)單位的檔案管理也是如此。有些事業(yè)單位的檔案管理人員在工作中敷衍了事，對檔案的更新不及時，檔案室的衛(wèi)生不進行清理，缺少工作責(zé)任心，使得檔案管理中出現(xiàn)的問題很難得到及時發(fā)現(xiàn)，并予以解決，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作受到了極大的阻礙。

1.3 檔案管理人員離職后檔案管理的欠缺

在事業(yè)單位的日常工作中，難免會出現(xiàn)人員變動的問題，如離職、退休、深造、病休等，這些都會對檔案管理工作造成較大的影響。很多事業(yè)單位檔案管理人員在人員產(chǎn)生變動時，沒有及時做好檔案管理的交接工作，導(dǎo)致出現(xiàn)了“死檔”、“棄檔”的現(xiàn)象，造成了事業(yè)單位的損失。

（1）現(xiàn)有檔案得不到合理利用

事業(yè)單位的檔案數(shù)量較多，但是檔案的利用率較低，很多檔案由于常年擺設(shè)而無人問津，污染和破損十分嚴重，讓檔案沒有發(fā)揮出真正的作用。一些事業(yè)單位對檔案的利用也只是局限于基礎(chǔ)層面，沒有實現(xiàn)檔案價值的最大化利用。對現(xiàn)有檔案的不合理利用，是事業(yè)單位檔案管理急需解決的重點問題。

（2）沒有相應(yīng)的檔案保管措施

作為事業(yè)單位檔案管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案保管對檔案的完整性具有重要的意義。雖然隨著科技的進步和信息化的發(fā)展，越來越多的事業(yè)單位采用了電子檔案管理，但是紙質(zhì)檔案管理的思想還是根深蒂固，還是有很多事業(yè)單位采用紙質(zhì)檔案的管理方式。由于檔案十分重要卻極易破損，所以必須重視檔案的保管工作，確保檔案管理工作的順利進行。

（3）欠缺規(guī)則化管理

事業(yè)單位的檔案管理工作十分的復(fù)雜，導(dǎo)致很多事業(yè)單位在檔案管理工作上沒有規(guī)律可循，基本上想到什么就做什么，缺乏檔案管理的科學(xué)性和合理性。而且由于檔案管理工作的不到位，使得檔案中的紙張雜亂無序，在進行檔案查找時需要耗費大量的精力和時間，阻礙工作的順利進行。

（4）檔案欠缺及時更新

時代在發(fā)展，社會在進步，生活中的一切都在發(fā)生著變化，事業(yè)單位檔案也是如此。目前大多數(shù)事業(yè)單位的檔案都沒有做到及時的更新，導(dǎo)致檔案與時代的發(fā)展脫軌，失去檔案管理的意義。

（5）缺少高科技的管理設(shè)備

檔案管理工作要與時代發(fā)展相同步，原有的檔案管理設(shè)備已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代化檔案管理的要求，但是很多事業(yè)單位還沒有意識到這個問題，導(dǎo)致在檔案損壞時，沒有高科技的修復(fù)設(shè)備與手段，加大檔案管理工作難度。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在問題的對策分析

2.1 對檔案管理人員進行培訓(xùn)

事業(yè)單位要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作。定期安排專人對檔案管理人員的專業(yè)知識和操作技能進行考核，成績較差的員工要進行在崗復(fù)培工作，使其在提高專業(yè)知識儲備程度的基礎(chǔ)上，認識到檔案管理工作的重要性，從而更好的投身于檔案管理工作中。

2.2 制定工作交接規(guī)定

事業(yè)單位要對檔案管理人員的工作交接做好規(guī)定，并要求檔案管理人員在交接時嚴格執(zhí)行。當有員工離職時，要按規(guī)定做好檔案交接工作，并留下聯(lián)系方式，方便單位在發(fā)現(xiàn)交接存在問題時的及時溝通。

2.3 做好檔案保護工作

事業(yè)單位應(yīng)加強檔案管理人員的責(zé)任意識，定期檢查檔案的質(zhì)量和完整程度，做好檔案的保管工作，若是發(fā)現(xiàn)問題要立即上報，并及時進行解決。

2.4 合理有效的利用檔案

事業(yè)單位要明確檔案管理的工作目的，提高檔案的使用效率，讓檔案更好的為單位發(fā)展做出貢獻。21世紀是信息化高速發(fā)展的時代，所以事業(yè)單位應(yīng)提高對檔案的重視程度，對檔案經(jīng)常性的進行翻閱，為工作的進一步開展提供幫助。

2.5 形成檔案管理規(guī)則

在檔案管理過程中，要結(jié)合本單位的實際情況，制定和完善檔案管理規(guī)則。使檔案管理擺脫雜亂無序的狀態(tài)。要采用最少的人力、物力、財力對檔案進行管理，提高檔案管理的效率。

2.6 做到檔案的及時更新

每當事業(yè)單位有人員變動時，要做好檔案的更新工作，及時對檔案庫的內(nèi)容進行補充或是刪除，完善檔案管理系統(tǒng)，提升檔案信息的收集能力，促進事業(yè)單位發(fā)展。

2.7 引進科學(xué)的管理設(shè)備

事業(yè)單位要提升檔案管理的科學(xué)意識，加大對檔案管理設(shè)備的投入，引進先進的電子檔案管理設(shè)備。電子檔案管理是事業(yè)單位檔案管理工作的必然趨勢，是事業(yè)單位檔案管理工作順利進行的保障。

3 結(jié)語

當今時代科技化、信息化高速發(fā)展，計算機技術(shù)也得到了很好的普及，在事業(yè)單位檔案管理工作中，要增加檔案管理的信息量，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進行及早發(fā)現(xiàn)，并盡快予以解決，進行檔案管理的變革和完善，從根本上提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進事業(yè)單位的全方位發(fā)展。

參考文獻

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