論事業單位人事檔案管理的發展與完善

摘 要：人事檔案管理作為事業單位人力資源管理的一個重要組成部分，對員工的聘用和干部的選拔發揮著非常重要的作用。隨著當前我國已經普遍進入信息化時代，單位的各項工作都離不開信息技術的支撐，事業單位的人事檔案管理工作也不例外。人事檔案管理工作在進行信息化管理的過程中，雖然為人事檔案管理工作提供了便捷，也提高了管理工作的效率，但是其中也存在很多亟待解決的問題，為此本文首先闡述了人事檔案管理的重要性，并分析在在發展過程中所存在的問題，最后在此基礎上提出相應的發展對策與建議。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；發展；完善

人事檔案里面記載著個人重要的信息，例如個人的政治情況、工作經歷、教育背景、社會關系等等，這是事業單位進行員工聘用和干部選拔進行信息參考的重要來源。隨著我國事業單位的體制改革的不斷完善，人事檔案管理模式也在不斷的進行完善和改進，特別是在進入新時期。事業單位的檔案管理工作取得了巨大的進步，但是在發展的過程中也暴露出了很多問題，例如檔案管理設施落后、檔案管理人員的素質較低以及檔案管理工作沒有得到領導的重視等。為此本文從這些問題出發，闡述檔案管理的重要性，并在此基礎上提出完善和發展事業單位人事檔案管理的新思路。

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案是對人們各種社會經歷和社會關系的真實記錄，借助于人事檔案，用人單位可以了解一個人的過去、把握他的現在以及預測他的未來，因此人事檔案管理對于一個單位具有著非常重要的意義和作用。具體而言主要體現在以下兩個方面。

第一、人事檔案為事業單位用人和人事調動提供了重要的參考依據。事業單位在用人和人事調動之前，往往必須對相關對象進行充分的了解，這樣才可以為事業單位帶來更大的效益和效率。此外，人事檔案中所記載的任何一項信息都為用人單位的用人提供了重要的參考資料。

第二、人事檔案管理作為事業單位人力資源管理的一個重要組成部分，對員工的聘用和干部的選拔發揮著非常重要的作用。人事檔案里面記載著個人重要的信息，例如個人的政治情況、工作經歷、教育背景、社會關系等等，這是事業單位進行員工聘用和干部選拔進行信息參考的重要來源。

2 事業單位人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理的重要性認識不足

一直以來，事業單位中有相當一部分員工和領導對人事檔案管理工作存在一定的誤區，他們錯誤的認為檔案管理其實就是將員工的各項資料進行整理，并放在一個檔案柜里面進行保管，因而他們覺得相對于其它工作，檔案管理工作并非單位的主要工作，也沒有給單位在經濟上創造收益。而且在人事檔案管理人員的選用方面，也沒有特別的要求，只要是老實可靠、品德優良、沒有不良好嗜好的人員都可以擔任這個職位。此外在人事檔案的管理方法和措施等方面，也沒有太多的要求，正是因為這種狀況，使得很多事業單位的領導對人事檔案管理不重視，長此以往，會造成人事檔案管理工作處于一種被動應付的狀態。

（二）人事檔案管理制度不完善

雖然當前，我國政府針對企事業單位的人事檔案管理制定了一些列的制度，例如《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》等。但是這些規章制度主要是針對上世紀90年代的情形來制定的，現在社會發展迅速，事業單位的管理體制也發生了相應的變化，因此這些制度與當前的人事檔案管理工作現狀存在著一定的不協調，難以更好地指導現有的人事檔案管理工作。例如在過去對干部身份的審核關鍵年在于審核其“三齡（年齡、工齡、黨齡）一歷（工作經歷）”，現在重點審核其“三齡（年齡、工齡、黨齡）二歷（學歷、工作經歷）一身份（干部身份）”對于這一樣已審核方向的轉變，并沒有一個良好的規章制度來輔助實施，從而影響了審核質量。

（三）人事檔案管理信息化程度不高，管理力量薄弱

人事檔案管理是一項既繁瑣又非常復雜的工作，由于歷史發展的原因，每一個事業單位都積累了大量的人事檔案，尤其是當前我國全民實施社保的前提下，對于那些退休老員工人事檔案的審核會造成一定的工作難度，因為離退休老員工檔案歷史久遠，有的甚至涉及到解放前，因此很難對其進行審核，也很難保證審核的質量。大量的人事檔案管理需要投入大量的人力，否則很難保證，再加上近年來事業單位受科技體制改革的影響，員工的數量開始精簡，檔案管理人員崗位變動比較頻繁，人員的流動性強，一些檔案管理人員都是以兼職的形式存在，專業性較差，使得人事檔案管理力量更加的薄弱。

3 完善事業單位人事檔案管理的對策與建議

（一）提高檔案管理的認識，加強領導的重視

做好事業單位人事檔案管理工作最重要的一步就是要加強全體員工對人事檔案管理工作重要性的認識，尤其是要引起領導的重視，并將其納入到事業單位議事日程當中，提高人事檔案管理工作在事業單位工作中的地位。成立一個由3人左右的檔案管理領導小組，定期的對檔案進行檢查、指導以及督促工作，對于發現的問題要及時的進行解決。在檔案管理人員的聘用上，選用那些專用型強、踏實可靠的人員擔任，并他們實行定量和定性的考核機制。從而促使事業單位的檔案管理工作更為規范化、專業化和制度化。

（二）健全和完善人事檔案管理制度

針對事檔案管理制度，主要是根據社會發展的形勢，以及人事檔案管理工作的發展趨勢適當的作出完善，將一些與當前實際情況不符合的制度應當及時的廢除，對于一些新的制度也要積極的進行完善，例如針對當前事業單位普遍推行人事制度計算機輔助處理的做法，需要制定這一方面的相關制度，對于人事檔案的收集歸檔和轉進轉出檔案也要適當的進行進一步的嚴格要求，這樣才能夠檔案的真實性和防止檔案的遺失。

（三）加強人事檔案管理現代化和信息化建設

當前我國已經進入了信息化時代，加強人事檔案管理現代化和信息化建設在一定程度上有利于減輕檔案管理中的人力，并提高管理效率。在進行個人信息化錄入的過程中，需要確保準確性、真實性，并適當的進行歸類管理，這樣便于今后的查找和搜索。要提高檔案管理的工作效率，可以借助于計算機這一平臺來進行輔助管理，充分利用計算機 、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文 字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要通過屏幕查閱有關內容。

4 總結

事業單位的人事檔案管理工作是一項非常復雜的工作，做好這項工作需要各方面的努力，既有硬件方面的建設，也有軟件方面的建設，只有這兩方面做好了事業單位的人事檔案管理工作才能夠取得較好的成效。當然在檔案管理工作的過程中要始終堅持與信息化相結合，只有這樣才能夠提高管理的效率。

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作者簡介

沈旻（1989-），女，湖北武漢人，助理經濟師，大學本科，研究方向：檔案的信息化建設和管理。