企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的探討

劉相群

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及辦公自動(dòng)化軟件的不斷普及，檔案管理的不斷信息化已經(jīng)成為當(dāng)前很多企業(yè)所要面臨的主要問題。不斷的進(jìn)行信息化企業(yè)檔案管理不僅可以提高檔案管理的效率，還可在一定程度上使整個(gè)企業(yè)能夠緊跟信息化的步伐。因此，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化可在一定程度上不斷更新企業(yè)的發(fā)展模式，使企業(yè)不斷的走向信息化。本文就針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析與討論。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；信息化建設(shè)；實(shí)現(xiàn)途徑；基本內(nèi)容

檔案管理信息化就是集計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及通信技術(shù)于一體的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。而隨著大量自動(dòng)化辦公軟件的不斷普及，企業(yè)檔案管理信息化可有效的提高企業(yè)檔案管理效率。倘若一個(gè)企業(yè)要想得到較好的發(fā)展，就必需加大對(duì)企業(yè)檔案的信息化管理，進(jìn)而才能促進(jìn)企業(yè)不斷的向信息化方面發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容

通過對(duì)企業(yè)檔案管理信息化基本內(nèi)容的認(rèn)識(shí)與了解，可更高效的促進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化。下面，就針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容進(jìn)行分析與討論。

企業(yè)檔案管理信息化的主要核心就是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。因此，計(jì)算機(jī)在檔案管理中扮演著至關(guān)重要的角色。而信息化的表現(xiàn)又是多種多樣的，其主要表現(xiàn)在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的有效管理。下面，就針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化的內(nèi)容展開分析與討論。

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化

企業(yè)中的檔案信息較為瑣碎，且不易整理，這就在一定程度上給企業(yè)的檔案管理帶來了難度。而加強(qiáng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化可有效的對(duì)檔案信息進(jìn)行整合，不斷的提高檔案信息管理的系統(tǒng)性與有效性。現(xiàn)代的檔案管理較傳統(tǒng)的以紙質(zhì)介質(zhì)為主的檔案管理不同，現(xiàn)代的檔案管理主要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對(duì)相應(yīng)文件進(jìn)行有效歸檔，整理，進(jìn)而不斷的實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。

1.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化

實(shí)現(xiàn)檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化是企業(yè)檔案管理信息化的目的。而企業(yè)要想達(dá)到這樣的目的，就需不斷轉(zhuǎn)變檔案的管理模式，即借閱者要想獲得相應(yīng)的檔案信息，就應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)來提出相應(yīng)的借閱申請，進(jìn)而檔案管理員才能通過網(wǎng)絡(luò)這一渠道將相應(yīng)的檔案信息借出，這樣就在一定程度上節(jié)約了借閱時(shí)間，減少了借閱者與檔案室之間不必要的溝通與聯(lián)系，大大方便了距離較遠(yuǎn)企業(yè)對(duì)檔案的有效管理。

1.3 實(shí)現(xiàn)檢索的自動(dòng)化

計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度較快，且內(nèi)部含有較多的信息，這就在一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案管理檢索的自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)不僅檢索速度快，而且檢索效率高，可從多個(gè)角度來對(duì)檔案管理進(jìn)行檢索，這是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。

1.4 實(shí)現(xiàn)檔案信息接受、存儲(chǔ)和提供利用的一體化

實(shí)現(xiàn)檔案信息接受、存儲(chǔ)和提供利用的一體化是將前三者有效的整合起來，進(jìn)而來加強(qiáng)三者之間的聯(lián)系，使三者能夠成為一個(gè)整體，不斷的為檔案的信息化管理做出服務(wù)，進(jìn)而能夠在一定程度上提高檔案信息化管理的效率。

2 企業(yè)檔案管理信息化必需解決的幾個(gè)問題

雖然企業(yè)的檔案管理正向信息化不斷趨近與發(fā)展。但是，當(dāng)前的企業(yè)檔案管理信息化還存在著較多的問題。下面，就針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化必需解決的幾個(gè)問題進(jìn)行分析與討論。

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動(dòng)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動(dòng)是有效推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化的前提。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作為檔案信息化管理的推動(dòng)者，可在一定程度上決定著檔案管理信息化水平的高低。因此，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，就必需加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的認(rèn)識(shí)，投入大量的精力來推動(dòng)檔案管理的信息化。此外，領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)加大對(duì)檔案信息化管理的投入力度，適當(dāng)?shù)耐度胍欢ǖ馁Y金和人力，以此來不斷的提高檔案管理信息化的效率。而檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)不斷的了解檔案工作的現(xiàn)狀，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)檔案管理趨于信息化中所遇到的問題，以此來有效的對(duì)相應(yīng)問題進(jìn)行解決。

2.2 檔案管理人員的培訓(xùn)教育

檔案管理人員作為檔案管理的執(zhí)行者，其在不斷推動(dòng)檔案管理的信息化方面扮演著至關(guān)重要的角色。因此，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)教育對(duì)于促進(jìn)檔案信息化管理的快速發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育，以促進(jìn)他們能夠更有效的掌握檔案管理方面的新知識(shí)和新技能，進(jìn)而來滿足時(shí)代發(fā)展的需要。而檔案管理的信息化主要是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。因此，檔案管理人員還應(yīng)掌握一定的現(xiàn)代檔案管理手段，學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)來有效的對(duì)檔案進(jìn)行管理，學(xué)會(huì)運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代的辦公軟件，進(jìn)而有效的培養(yǎng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而來不斷的加強(qiáng)對(duì)檔案的管理效率。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)發(fā)展中必不可少的條件，因此，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)對(duì)于促進(jìn)檔案信息化建設(shè)具有深刻的意義。基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)可有效的保障檔案信息交換的有效性以及資源的共享性，同時(shí)也可有效的保障檔案信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

2.4 安全問題

檔案包含著一個(gè)企業(yè)的較多信息，因此，加強(qiáng)重視檔案管理的安全問題對(duì)于促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展有一定的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理的安全不僅包括檔案管理硬件的安全，還包括檔案管理軟件的安全。因此，我們應(yīng)加強(qiáng)檔案管理硬軟件的安全性以及可靠性，進(jìn)而有效的促進(jìn)檔案管理的信息化。此外，企業(yè)還應(yīng)不斷的建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，避免一些不法分子接觸到相應(yīng)的檔案信息，進(jìn)而威脅到檔案的安全。

3 總結(jié)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷普及與發(fā)展，一個(gè)企業(yè)要想得到快速發(fā)展，就需不斷的加強(qiáng)檔案管理信息化，以此來不斷提高企業(yè)對(duì)檔案的管理效率。因此，我們應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理信息化內(nèi)容的了解，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化所要注意的幾個(gè)問題，即企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動(dòng)，檔案管理人員的培訓(xùn)教育，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，安全問題等問題，從而來不斷的推動(dòng)企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展，以此來促進(jìn)企業(yè)的有效發(fā)展。

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