企業檔案管理信息化建設的探討

劉相群

摘 要：隨著信息技術的不斷發展以及辦公自動化軟件的不斷普及，檔案管理的不斷信息化已經成為當前很多企業所要面臨的主要問題。不斷的進行信息化企業檔案管理不僅可以提高檔案管理的效率，還可在一定程度上使整個企業能夠緊跟信息化的步伐。因此，加強企業檔案管理的信息化可在一定程度上不斷更新企業的發展模式，使企業不斷的走向信息化。本文就針對企業檔案管理信息化建設進行分析與討論。

關鍵詞：企業檔案管理；信息化建設；實現途徑；基本內容

檔案管理信息化就是集計算機信息技術以及通信技術于一體的現代化檔案管理技術。而隨著大量自動化辦公軟件的不斷普及，企業檔案管理信息化可有效的提高企業檔案管理效率。倘若一個企業要想得到較好的發展，就必需加大對企業檔案的信息化管理，進而才能促進企業不斷的向信息化方面發展。

1 企業檔案管理信息化的基本內容

通過對企業檔案管理信息化基本內容的認識與了解，可更高效的促進企業檔案管理的信息化。下面，就針對企業檔案管理信息化的基本內容進行分析與討論。

企業檔案管理信息化的主要核心就是對計算機技術的應用。因此，計算機在檔案管理中扮演著至關重要的角色。而信息化的表現又是多種多樣的，其主要表現在運用計算機技術來加強對檔案信息資源的有效管理。下面，就針對企業檔案管理信息化的內容展開分析與討論。

1.1 實現檔案信息的數字化

企業中的檔案信息較為瑣碎，且不易整理，這就在一定程度上給企業的檔案管理帶來了難度。而加強實現檔案信息的數字化可有效的對檔案信息進行整合，不斷的提高檔案信息管理的系統性與有效性。現代的檔案管理較傳統的以紙質介質為主的檔案管理不同，現代的檔案管理主要運用計算機技術來對相應文件進行有效歸檔，整理，進而不斷的實現檔案信息的數字化。

1.2 實現檔案信息利用網絡化

實現檔案信息利用網絡化是企業檔案管理信息化的目的。而企業要想達到這樣的目的，就需不斷轉變檔案的管理模式，即借閱者要想獲得相應的檔案信息，就應通過網絡來提出相應的借閱申請，進而檔案管理員才能通過網絡這一渠道將相應的檔案信息借出，這樣就在一定程度上節約了借閱時間，減少了借閱者與檔案室之間不必要的溝通與聯系，大大方便了距離較遠企業對檔案的有效管理。

1.3 實現檢索的自動化

計算機運行速度較快，且內部含有較多的信息，這就在一定程度上實現了檔案管理檢索的自動化。計算機不僅檢索速度快，而且檢索效率高，可從多個角度來對檔案管理進行檢索，這是傳統檢索工具所無法比擬的。

1.4 實現檔案信息接受、存儲和提供利用的一體化

實現檔案信息接受、存儲和提供利用的一體化是將前三者有效的整合起來，進而來加強三者之間的聯系，使三者能夠成為一個整體，不斷的為檔案的信息化管理做出服務，進而能夠在一定程度上提高檔案信息化管理的效率。

2 企業檔案管理信息化必需解決的幾個問題

雖然企業的檔案管理正向信息化不斷趨近與發展。但是，當前的企業檔案管理信息化還存在著較多的問題。下面，就針對企業檔案管理信息化必需解決的幾個問題進行分析與討論。

2.1 企業領導的高度重視和大力推動

企業領導的高度重視和大力推動是有效推動企業檔案管理信息化的前提。企業領導作為檔案信息化管理的推動者，可在一定程度上決定著檔案管理信息化水平的高低。因此，作為企業的領導，就必需加強對企業的認識，投入大量的精力來推動檔案管理的信息化。此外，領導還應加大對檔案信息化管理的投入力度，適當的投入一定的資金和人力，以此來不斷的提高檔案管理信息化的效率。而檔案管理的領導人應不斷的了解檔案工作的現狀，進而發現檔案管理趨于信息化中所遇到的問題，以此來有效的對相應問題進行解決。

2.2 檔案管理人員的培訓教育

檔案管理人員作為檔案管理的執行者，其在不斷推動檔案管理的信息化方面扮演著至關重要的角色。因此，加強檔案管理人員的培訓教育對于促進檔案信息化管理的快速發展具有至關重要的作用。企業應加強對檔案管理人員的繼續教育，以促進他們能夠更有效的掌握檔案管理方面的新知識和新技能，進而來滿足時代發展的需要。而檔案管理的信息化主要是對計算機技術的應用。因此，檔案管理人員還應掌握一定的現代檔案管理手段，學會運用計算機來有效的對檔案進行管理，學會運用電子計算機以及各類現代的辦公軟件，進而有效的培養自身的業務素質，從而來不斷的加強對檔案的管理效率。

2.3 基礎設施建設

基礎設施是檔案信息化建設發展中必不可少的條件，因此，加強基礎設施的建設對于促進檔案信息化建設具有深刻的意義。基礎設施的建設可有效的保障檔案信息交換的有效性以及資源的共享性，同時也可有效的保障檔案信息的網絡建設。

2.4 安全問題

檔案包含著一個企業的較多信息，因此，加強重視檔案管理的安全問題對于促進企業健康發展有一定的現實意義。檔案管理的安全不僅包括檔案管理硬件的安全，還包括檔案管理軟件的安全。因此，我們應加強檔案管理硬軟件的安全性以及可靠性，進而有效的促進檔案管理的信息化。此外，企業還應不斷的建立健全相應的規章制度，避免一些不法分子接觸到相應的檔案信息，進而威脅到檔案的安全。

3 總結

隨著網絡信息的不斷普及與發展，一個企業要想得到快速發展，就需不斷的加強檔案管理信息化，以此來不斷提高企業對檔案的管理效率。因此，我們應加強對企業檔案管理信息化內容的了解，進而發現企業檔案管理信息化所要注意的幾個問題，即企業領導的高度重視和大力推動，檔案管理人員的培訓教育，基礎設施建設，安全問題等問題，從而來不斷的推動企業檔案管理的信息化發展，以此來促進企業的有效發展。

參考文獻

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