檔案數字化管理在園區檔案管理中的必要性

歐凌

摘 要：在社會的不斷發展的進程中，傳統的園區檔案管理工作已經不再適用現在的社會需求，為了順應時代的發展，推動園區的經濟建設，充分發揮園區檔案工作的重要作用，園區檔案管理方式也要與時俱進，應該不斷創新和開發檔案管理工作，提高園區檔案的數字管理水平。

關鍵詞：園區檔案管理；數字化管理；必要性

現在人們的生活節奏越來越快，國家城市化建設也非常迅速，尤其在園區中工程項目很多檔案信息的數量也非常多，急需一種安全而高效的檔案管理模式。檔案是社會資源的組成部分，對經濟、文化等影響緊密，合理管理檔案是急需解決的問題。目前的信息化程度非常高，但是如何利用現在已有的信息化技術來對減少工作中的失誤，降低工作成本，提高工作效益是目前園區檔案管理部門應該去思考和解決的問題。檔案的數字化管理是現代的一種新型的檔案管理方式，通過對檔案的數字化轉換進行保存管理。數字化管理利用便捷的互聯網建立龐大的數據庫，提高檔案的利用率和使用效率。

1 園區檔案數字化管理工作的重要性

園區檔案數字化管理是一個很有發展前途的管理模式，隨著機算計技術的發展，同時網絡技術的更替，產生了越來越多的電子文件，紙質版的傳統檔案對檔案的保存條件相對嚴格，需要的保存空間大，查閱不方便，已經逐漸的不適用于現在的管理模式，并且其維護成本高，今后必將被數字化檔案所取代。

園區的檔案是城市園區建設的和經濟發展的真實寫照，其中記錄著非常豐富的信息資源，見證著整個城市發展的過程，園區檔案主要載體有磁盤、光盤、錄像、照片等形式。園區聲像檔案是園區建設過程中的主要組成部分，主要包括圖片、錄音，并輔助以文字的方式記錄說明的記錄。我國大多數檔案的載體是紙質或者是磁帶。如何管理和保存此類信息的載體是一個值得深究的問題。

針對園區的檔案的長期存放問題，我們迫切需要一個既能夠長期保存檔案信息，又能安全保存檔案信息的媒介載體。優化檔案管理的首要問題就是物質載體的性能，其儲存期限的長短很大程度上決定了檔案管理的優劣。傳統的記錄載體無非就是光盤磁帶等磁性物質，這種磁性物質容易受到外界環境的影響而縮短壽命。因此將磁性物質的信息轉變為數字化的電子文件將最大的延長檔案信息的壽命。

開發園區檔案信息建設工作對園區甚至是整個城市的未來的發展顯得非常重要。檔案工作要緊緊圍繞著園區中心工作進行，充分的利用各種方式和手段，廣泛的收集管理方面的各類資料，主動篩選和分析匯總信息資源，擴大服務范圍和對象，以提高園區的建設水平和知名度。

2 園區檔案數字化管理工作的意義

伴隨著管理方式向著數字化方向的發展和落實，越來越多的企業開始關注實行數字化管理之后的工作效率。只有充分改善園區檔案數字化管理模式才能促進效率的提高。施行園區檔案數字化管理具有特別重要的意義，具體體現在三個方面：一是可以提高檔案管理的效率，促進園區工作的展開和施行。現代的計算機技術發展迅猛，可以通過計算機等數字設備提高園區工作的工作效率，可以減輕工作者的工作復雜程度，極大地減輕了工作負擔。當代適合是信息化的社會，只有把園區檔案的信息合理的整理和保存，才能對工作進行合理的整體的規劃，優化信息的流動。二是計算機等現代化設備極大的方便了工作人員工作，很多資料可以再計算機上完成，工作人員在計算機上就可以調查園區的檔案資料和進行檔案的交換。三是計算機技術的發展對檔案的保存有著積極有利的影響。通過計算機系統可以備份大量的檔案資料，這些資料以數字的方式保存下來，促進工作的進行。信息的保存技術可以下計算機的平臺下不斷革新技術，增強工作人員的管理水平。當然，計算機的網絡安全問題是阻礙園區檔案管理的一個重要因素，但是，如果要實現檔案的數字化管理，就必須要依賴網絡技術。不過針對數字化的網絡安全問題，通常都能靠加強計算機系統的安全防護措施得以實現。以此，雖然發展園區數字化管理模式存在著種種的問題，但是從長遠角度來看，數字化管理模式利大于弊，發展園區數字化進程是應該的，也是必須的。總而言之，園區數字化檔案管理技術使得信息的管理高效化，值得推廣。

3 園區數字化檔案管理的優越性分析

園區數字化檔案管理的優越性表現在很多地方，主要在效率上和信息儲備的可靠性上有著傳統檔案管理不可比擬的優點。具體而言，對于管理人員方面來講，數字化檔案管理方案對檔案管理的工作人員進行對計算機的訓練有助于更新數字化的軟件和硬件的設備，強化了管理的基礎設施。另一方面，檔案的管理需要不斷地加強，只有合理的管理方法才能將檔案管理的有條有理。現代化的管理體系的最終目標是組合服務管理體系，而數字化的檔案管理體系最符合現代管理體系的目標，最有利于檔案的資料管理，因此在園區的檔案管理中被采用。最后，園區數字化檔案管理可以提高園區的經濟收益，增強園區的資料管理能力，促進資料的高效完成。但是如果最大程度的發揮園區數字化檔案管理的效率，必須將數字化管理的方方面面進行整合。

4 結語

園區檔案資料由傳統的文件處理向數字化管理系統的轉化是園區檔案管理的發展趨勢，但是建立這個過程需要也是有必要建立數據庫。園區數字化檔案管理模式的工作結合了網絡技術和計算機技術和現代管理技術，必須綜合的匹配各個方面才能真正發揮數字化管理的優勢。園區檔案數字化管理是一個很有發展前途的新生管理模式，在建設過程中不可避免的還有很多問題需要解決，但是其在檔案資料的保存、查閱和管理，并且在其他方面都有不可比擬的優勢，因此在園區檔案管理中應該被采用。

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