加強人事檔案管理，促進人力資源開發

李婧

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理工作的重要內容之一，人事檔案是人力資源開發與培養的依據，只有強化人事檔案管理，理清不同崗位工作人員的履歷、業績，再依據人力資源的成績來進行工作安排，才能促進人力資源的開發。本文分析了人事檔案對于人力資源管理的意義，以及如何通過人事檔案管理來促進人力資源開發。

關鍵詞：人事檔案管理；人力資源；開發

人力資源是用人單位必備的資源之一，人事檔案是人力資源管理的依據，只有加強人事檔案管理，積極借助人事檔案中的信息數據，才能提高人力資源管理水平，確保用人單位能夠儲備豐富的人力資源，實現人力資源的高效管理。

1 人事檔案對人力資源管理的意義

人力資源是用人單位經營與發展的必備資源，也是最具潛力、最為靈活、最具管理意義的資源。經過時代的發展，歷史的演變，人力資源管理已經被賦予了全新的內涵和意義，人力資源管理不再簡單局限于人力的分配，而是朝著知識管理、人才力量的科學配置、安排等方向發展，這其中必然要借助人事檔案，總的來看，人事檔案對于人力資源管理具有特殊的意義，體現在：

1.1 是人力資源管理的依據

人力資源是最為寶貴的資源，用人單位要想實現人力資源的高效率利用、全方位開發，實現人力資源的優化配置，就必須達到知人善任，此時，人事檔案便成為用人單位人才資源分配的一大依據，因為人事檔案中記錄了一名工作人員的學習、工作履歷，其中也包括他們的思想素質鑒定、業務水平評估、個人素質與能力培養等，這些都是人力資源分配與管理的一大依據，只有全面、深入地分析、評估這些真實的信息，才能為人力資源的分配與管理提供依據。

1.2 人力資源考核的依據

任何一個用人單位在人力資源管理中都必然經歷人事考核、績效評價、員工評估等若干個關鍵環節，員工的績效考核成為其升遷、獎懲的一項依據，也決定著員工的福利分配、薪酬待遇等，然而，人力資源考核必然要有所依據，人事檔案便成了考核的關鍵和依據，人力部門通常充分利用人事檔案來對員工的工作業績、工作成績、業務素質、能力等實施全方位的考核、評估，這些都成為人力資源考核的重要依據。

1.3 實現人力資源的科學配置

人力資源的科學配置直接關系到用人單位的經營與發展，因為只有人力資源的科學配置，才能實現人力資源力量的充分發揮，實現不同崗位人員優勢、強項的有效利用，達到人力資源的高效配置。通過借助人事檔案中的相關信息、資料等，人力資源管理部門對用人單位內部人員的基本情況、工作履歷、業績等作出大致的評估，能夠為人力資源的開發創造有利條件，提高用人單位人力資源管理工作效率和效益。

2 人力資源管理現狀分析

2.1 人事檔案利用率低，功能未開發

長期以來，用人單位在人力資源管理過程中忽視了人事檔案的應用，還停留在經驗判斷、工作考核等傳統模式上，未能深入人事檔案內部進行歷史性分析，主要依靠時下考核、眼前考試等方式來定奪各個部門、崗位人員的素質、能力和業績。這種脫離人事檔案信息的人力資源管理模式偏離了用人單位的人事管理的初衷，也不利于其人力資源的開發。

2.2 人事檔案管理滯后，脫離人力資源管理

人事檔案是對用人單位在職員工一切工作履歷、學習經歷、業績成績等的一個真實記錄，能夠為單位的人力資源管理提供依據和保證。然而，大多數用人單位未能積極地貫徹落實人事檔案管理，導致人事檔案內容欠缺、更新不及時、無法緊跟人員的變動而及時變化，人事檔案甚至形成了死檔，失去了其在人力資源管理中的參考性作用，甚至脫離了人力資源管理。

正是因為人事檔案管理的時效性較差，一些檔案信息、資料等相對陳舊、落后，導致其內部的資料無法被及時地審核、鑒定與更新，使得人事檔案失去了信息可用價值，同人力資源管理相互脫離，影響了人事檔案功能的發揮。

3 加強人事檔案管理，促進人力資源開發

3.1 提高人事檔案的實效性、真實性

人事檔案管理能夠為用人單位人力資源管理提供參照，是用人單位人事管理的依據，對此必須確保人事檔案的客觀性、真實性和實效性。其中真實性是人事檔案的最本質要求，對此需要人事部門對用人單位所有在籍人員檔案進行統一梳理、清查、核查，除掉一切不真實、不客觀的信息，同時，托快存檔范圍，歸類可公開的人員檔案信息，并進行分類儲存，創建人才信息數據庫，人事檔案統一由專業、專門人員負責管理，而且要根據用人單位人員的業績變化、工作調動等來對人事檔案做出適時地更新，以此來確保人事檔案的真實性、實效性，這樣才能為人力資源的開發提供真實、有用的信息。

3.2 強化部門協作，及時充實人事檔案

人事檔案管理絕非人事部門獨立完成的一項工作，它需要用人單位各個部門之間的配合，因為用人單位中設置不同的部門，例如：項目部、財務部、行政部等，每一個部門、每一個崗位的工作任務不同，業績考核評估標準也有所差異，人事部門需要加強同其他部門之間的協作、配合，要及時對各個部門的員工進行業績考核，同時，也要實行部門間的合作交流，各個部門可以通過同事間互評、領導與職員互評的方式來向人事部門反映各個人員的基本工作情況，成績所得、業績所歸等，這其中必須確保信息的真實性、客觀性，以此來充實人事檔案，為人事檔案內容不斷注入新的活力。

只有部門間的協作加強了，人事檔案內容得以充實才能為人力資源的選拔、任免、升遷等提供最為有效的依據，也才能真正實現人力資源的高效開發。

3.3 人事檔案社會化、開放化、信息化管理

要想實現通過人事檔案管理來達到人力資源開發的目的，則有必要對人事檔案進行開放化、社會化管理，打破舊式的人事檔案保密制管理模式，實行半公開、半公共、半透明的人事檔案管理，因為相對封閉、落后的管理模式不僅不利于人才的流動，還可能埋滅人才的潛能，人才的深層次潛力得不到開發，不利于人力資源的優化配置。對此，則可以充分借助現代信息技術，將用人單位人事檔案信息納入現代網絡系統，實行數據化檔案管理，創建一個人才檔案網絡管理信息平臺，借助這一平臺來達到人才信息的公開、公布與共享，實現用人單位內部、彼此之間以及行業間的人才對等交流，這樣就打破了傳統的單一交流模式，能夠逐步推動檔案資源的自動化、信息化、現代化管理。這樣才有利于人才通過信息網絡來進行深層次的交流、調動，也才能促進人力資源的高效開發，讓更多的高潛能的人力資源得到充分地應用，達到高效的人事管理工作目標。

3.4 人事檔案競爭化管理

用人單位有必要實行人事檔案競爭管理機制，也就是讓全體人員樹立競爭意識，形成積極的人事檔案競爭意識，讓更多的在職人員都形成人力資源開發意識，能夠自覺配合人事檔案管理，主動適應競爭化的人事管理模式，提高自身的素質和能力，不斷豐富自身的人事檔案內容，從而為人力資源開發創造條件。

4 總結

人事檔案管理是一項十分重要的管理工作，它關系到整個人力資源系統的建設，關系到人力資源的開發與利用，必須重視人事檔案管理，充分利用人事檔案中的信息來促進人力資源的開發，為用人單位儲備更多的人力資源力量。

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