探討知識管理在檔案管理方面的應用

王雪蓮

摘 要：隨著社會的不斷向前發展，我國已經在不知不覺中進入到了知識經濟時代，并且知識經濟也得到了很大程度的發展。受到知識經濟發展的推動，人們的目光開始頻頻在知識管理身上駐足，因為，從當前社會發展情況來看，知識管理在社會的各個領域、方方面面都得到了一定程度的運用。本文圍繞知識管理在檔案管理中的應用展開探究，希望可以對當前的知識管理體系起到一定的完善作用，并促進管理水平的提升。

關鍵詞：知識管理 檔案管理 應用

在漫長的歷史發展中，人們通過不斷的參與社會活動，積累了一定的經驗和認知。如果把這些人類通過參與社會活動而積累的經驗和獲取的認知綜合起來的話，我們可以用一個概括性的詞匯來稱呼它，這個概括性的詞匯就是“知識”。知識是人類智慧與實踐經驗的結晶。處在知識經濟大發展這樣一個時代，知識變得越來越重要起來。可以說，誰掌握了知識，誰就已經直接或間接的把財富和經濟的源頭已經握在了手心里。因此，在這樣一個大背景下，將知識管理應用到檔案管理當中去，對檔案管理工作的開展也具有積極的促進作用。

1、知識管理概述

知識管理作為一種新興的管理理念，萌芽于知識經濟大發展這樣一種背景下。在1990年初期，就在商業領域掀起了一股流行的熱潮，并逐漸在各個領域得到了普及和應用。在競爭環境下，知識管理的出現具有必然性，它是企業和個人得以發展所必須經歷的一個過程，從這點來看，知識管理也是新興的一種發展方式。隨著1998年《工作知識》這本書的出版，標志著知識管理概念的形成。而且，隨著知識管理的不斷發展，我國經濟界也逐漸認識到了知識管理的重要性，并圍繞著知識管理制定了一系列的發展和實踐措施。

2、知識管理的實質

知識管理的實質是通過創立的一個機制，大家可以實現對知識的學習、傳播和共享。這種機制具有以下幾個集中表現出的特點：首先，在“知識具有價值，知識是創造一切財富的源泉”這種認知的基礎上，人們開始了知識管理，從而實現人們通過學習知識來不斷創造價值、獲取財富這樣的一個目的。其次，知識管理作為一種新型的管理模式，可以使知識成為一種可以得到最大化開發利用的戰略資源，從而使這種知識資源可以為社會的各個領域服務，最終達到“1+1>2”這樣一種效果。最后，知識管理萌芽于知識經濟大發展這樣一個時代背景之下。知識管理不僅可以對知識進行一番歸納和整理，還可以使有限的知識創造出無限的價值，具有非常廣闊的發展前景。

3、檔案管理現狀

檔案管理本身就是對知識進行組織和管理的一種活動，它包括信息加工、知識組織、傳播學習和共享交流這樣四個環節，在這個四個環節各司其職的前提下，檔案管理工作這個大的整體才能更好的發揮其應有的積極作用。在當前信息化大發展這個潮流的推動下，在檔案管理工作當中也加入了一些數字化的處理工作，這為檔案管理工作的發展帶來了一定的促進作用，但是，雖然檔案管理在目前來看取得了一定程度的發展，但是在檔案管理人員的素質、規范安全化的管理意識和管理技術等方面仍在存在著一些亟待解決的問題。

4、知識管理在檔案管理中的應用

4.1 在檔案信息管理中知識管理的應用

當需要對知識進行貯存和傳播的時候，檔案便是一種很好的并且被經常使用的形式之一，由此可見，檔案自身就已經被賦予了知識的屬性，其內容可以更加顯而易見的呈現在大家面前。在檔案管理中運用知識管理這種管理方式，可以把顯性知識梳理得更加系統化、更加清晰化，可以把隱性知識發掘出來，給大家展現出來，從而為知識的傳播和分享提供一定的便捷性。

4.1.1對顯性知識的組織管理

檔案中的顯性知識具有一定的直觀性，易于被大家所接受。這些直觀性的顯性知識通常會以表述的事件、史實和思想等方式呈現出來。為了使這些顯性知識可以物盡其用，對其進行組織和管理就顯得十分必要。管理著需要運用自身所掌握的知識對這些顯性知識進行一定程度的歸納和整理，為人們查閱學習提供便利。只有實現了人們的對這部分顯性知識的掌握，人們才可以在原有基礎進行創新，不斷推動我國社會歷史的發展進程的前進。

4.1.2對隱性知識的組織管理

隱形知識主要是以個人經驗為基礎，它主要是以信念、觀點、價值觀和預感等方式呈現出來。這些隱性知識多是涉及到心理、感覺和經驗方面的一些知識，難以以明確化的官方語言所表述出來。而檔案中所包含的隱性知識主要包括檔案的形成背景和其中所蘊含的一些隱性的信息等，為了使這些知識可以呈現在大家面前，并為大家分享和學習，就需要以知識管理這樣一種方式，把這部分隱性知識轉換成顯性知識，便于大家利用學習。

4.2 在檔案實體管理中知識管理的應用

在對檔案實體進行管理的過程中，管理工作不應該僅僅局限在對檔案的收集、整理和保管這些方面，讓人們意識到這種實體檔案中所包含的有利知識的價值才是最為重要的一點。而將知識管理應用到檔案的實體管理當中去，恰恰可以達到這個目的。為了使檔案中的有用信息得到充分利用并發揮其所具有的最大價值，利用知識管理的方式對已有檔案調整和完善就顯得十分必要起來。通過對知識的鑒定、以知識單元為模塊進行整理、以利用者為中心等一系列配套措施的開展，讓人們不僅意識到了實體檔案的價值，更是可以充分利用到這些實體檔案。知識管理的應用使實體檔案管理發揮出了最大的價值。

4.3 在檔案機構管理中知識管理的應用

檔案管理機構主要包括圖書館、檔案室和文件管理中心等這些實體的機構組織，它也包含這樣一些諸如數字圖書館和檔案網絡聯盟等虛擬的機構組織。在檔案管理機構中應用到知識管理，不僅可以實現機構對資源的合理的配置，還可以提供該機構的工作效率，具有一定實用推廣意義。

結束語

處于知識經濟急速發展這樣一個時代背景下，檔案管理與知識管理有著相互依存的關系，檔案管理確保了知識管理的存在地位，而知識管理在檔案管理中的應用也可以對檔案管理工作起到積極的促進作用。因此，知識管理在檔案管理中具有廣闊的應用前景和應用價值。

參考文獻

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