探討知識管理在檔案管理方面的應(yīng)用

王雪蓮

摘 要：隨著社會的不斷向前發(fā)展，我國已經(jīng)在不知不覺中進(jìn)入到了知識經(jīng)濟(jì)時代，并且知識經(jīng)濟(jì)也得到了很大程度的發(fā)展。受到知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動，人們的目光開始頻頻在知識管理身上駐足，因為，從當(dāng)前社會發(fā)展情況來看，知識管理在社會的各個領(lǐng)域、方方面面都得到了一定程度的運用。本文圍繞知識管理在檔案管理中的應(yīng)用展開探究，希望可以對當(dāng)前的知識管理體系起到一定的完善作用，并促進(jìn)管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：知識管理 檔案管理 應(yīng)用

在漫長的歷史發(fā)展中，人們通過不斷的參與社會活動，積累了一定的經(jīng)驗和認(rèn)知。如果把這些人類通過參與社會活動而積累的經(jīng)驗和獲取的認(rèn)知綜合起來的話，我們可以用一個概括性的詞匯來稱呼它，這個概括性的詞匯就是“知識”。知識是人類智慧與實踐經(jīng)驗的結(jié)晶。處在知識經(jīng)濟(jì)大發(fā)展這樣一個時代，知識變得越來越重要起來。可以說，誰掌握了知識，誰就已經(jīng)直接或間接的把財富和經(jīng)濟(jì)的源頭已經(jīng)握在了手心里。因此，在這樣一個大背景下，將知識管理應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中去，對檔案管理工作的開展也具有積極的促進(jìn)作用。

1、知識管理概述

知識管理作為一種新興的管理理念，萌芽于知識經(jīng)濟(jì)大發(fā)展這樣一種背景下。在1990年初期，就在商業(yè)領(lǐng)域掀起了一股流行的熱潮，并逐漸在各個領(lǐng)域得到了普及和應(yīng)用。在競爭環(huán)境下，知識管理的出現(xiàn)具有必然性，它是企業(yè)和個人得以發(fā)展所必須經(jīng)歷的一個過程，從這點來看，知識管理也是新興的一種發(fā)展方式。隨著1998年《工作知識》這本書的出版，標(biāo)志著知識管理概念的形成。而且，隨著知識管理的不斷發(fā)展，我國經(jīng)濟(jì)界也逐漸認(rèn)識到了知識管理的重要性，并圍繞著知識管理制定了一系列的發(fā)展和實踐措施。

2、知識管理的實質(zhì)

知識管理的實質(zhì)是通過創(chuàng)立的一個機(jī)制，大家可以實現(xiàn)對知識的學(xué)習(xí)、傳播和共享。這種機(jī)制具有以下幾個集中表現(xiàn)出的特點：首先，在“知識具有價值，知識是創(chuàng)造一切財富的源泉”這種認(rèn)知的基礎(chǔ)上，人們開始了知識管理，從而實現(xiàn)人們通過學(xué)習(xí)知識來不斷創(chuàng)造價值、獲取財富這樣的一個目的。其次，知識管理作為一種新型的管理模式，可以使知識成為一種可以得到最大化開發(fā)利用的戰(zhàn)略資源，從而使這種知識資源可以為社會的各個領(lǐng)域服務(wù)，最終達(dá)到“1+1>2”這樣一種效果。最后，知識管理萌芽于知識經(jīng)濟(jì)大發(fā)展這樣一個時代背景之下。知識管理不僅可以對知識進(jìn)行一番歸納和整理，還可以使有限的知識創(chuàng)造出無限的價值，具有非常廣闊的發(fā)展前景。

3、檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理本身就是對知識進(jìn)行組織和管理的一種活動，它包括信息加工、知識組織、傳播學(xué)習(xí)和共享交流這樣四個環(huán)節(jié)，在這個四個環(huán)節(jié)各司其職的前提下，檔案管理工作這個大的整體才能更好的發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用。在當(dāng)前信息化大發(fā)展這個潮流的推動下，在檔案管理工作當(dāng)中也加入了一些數(shù)字化的處理工作，這為檔案管理工作的發(fā)展帶來了一定的促進(jìn)作用，但是，雖然檔案管理在目前來看取得了一定程度的發(fā)展，但是在檔案管理人員的素質(zhì)、規(guī)范安全化的管理意識和管理技術(shù)等方面仍在存在著一些亟待解決的問題。

4、知識管理在檔案管理中的應(yīng)用

4.1 在檔案信息管理中知識管理的應(yīng)用

當(dāng)需要對知識進(jìn)行貯存和傳播的時候，檔案便是一種很好的并且被經(jīng)常使用的形式之一，由此可見，檔案自身就已經(jīng)被賦予了知識的屬性，其內(nèi)容可以更加顯而易見的呈現(xiàn)在大家面前。在檔案管理中運用知識管理這種管理方式，可以把顯性知識梳理得更加系統(tǒng)化、更加清晰化，可以把隱性知識發(fā)掘出來，給大家展現(xiàn)出來，從而為知識的傳播和分享提供一定的便捷性。

4.1.1對顯性知識的組織管理

檔案中的顯性知識具有一定的直觀性，易于被大家所接受。這些直觀性的顯性知識通常會以表述的事件、史實和思想等方式呈現(xiàn)出來。為了使這些顯性知識可以物盡其用，對其進(jìn)行組織和管理就顯得十分必要。管理著需要運用自身所掌握的知識對這些顯性知識進(jìn)行一定程度的歸納和整理，為人們查閱學(xué)習(xí)提供便利。只有實現(xiàn)了人們的對這部分顯性知識的掌握，人們才可以在原有基礎(chǔ)進(jìn)行創(chuàng)新，不斷推動我國社會歷史的發(fā)展進(jìn)程的前進(jìn)。

4.1.2對隱性知識的組織管理

隱形知識主要是以個人經(jīng)驗為基礎(chǔ)，它主要是以信念、觀點、價值觀和預(yù)感等方式呈現(xiàn)出來。這些隱性知識多是涉及到心理、感覺和經(jīng)驗方面的一些知識，難以以明確化的官方語言所表述出來。而檔案中所包含的隱性知識主要包括檔案的形成背景和其中所蘊含的一些隱性的信息等，為了使這些知識可以呈現(xiàn)在大家面前，并為大家分享和學(xué)習(xí)，就需要以知識管理這樣一種方式，把這部分隱性知識轉(zhuǎn)換成顯性知識，便于大家利用學(xué)習(xí)。

4.2 在檔案實體管理中知識管理的應(yīng)用

在對檔案實體進(jìn)行管理的過程中，管理工作不應(yīng)該僅僅局限在對檔案的收集、整理和保管這些方面，讓人們意識到這種實體檔案中所包含的有利知識的價值才是最為重要的一點。而將知識管理應(yīng)用到檔案的實體管理當(dāng)中去，恰恰可以達(dá)到這個目的。為了使檔案中的有用信息得到充分利用并發(fā)揮其所具有的最大價值，利用知識管理的方式對已有檔案調(diào)整和完善就顯得十分必要起來。通過對知識的鑒定、以知識單元為模塊進(jìn)行整理、以利用者為中心等一系列配套措施的開展，讓人們不僅意識到了實體檔案的價值，更是可以充分利用到這些實體檔案。知識管理的應(yīng)用使實體檔案管理發(fā)揮出了最大的價值。

4.3 在檔案機(jī)構(gòu)管理中知識管理的應(yīng)用

檔案管理機(jī)構(gòu)主要包括圖書館、檔案室和文件管理中心等這些實體的機(jī)構(gòu)組織，它也包含這樣一些諸如數(shù)字圖書館和檔案網(wǎng)絡(luò)聯(lián)盟等虛擬的機(jī)構(gòu)組織。在檔案管理機(jī)構(gòu)中應(yīng)用到知識管理，不僅可以實現(xiàn)機(jī)構(gòu)對資源的合理的配置，還可以提供該機(jī)構(gòu)的工作效率，具有一定實用推廣意義。

結(jié)束語

處于知識經(jīng)濟(jì)急速發(fā)展這樣一個時代背景下，檔案管理與知識管理有著相互依存的關(guān)系，檔案管理確保了知識管理的存在地位，而知識管理在檔案管理中的應(yīng)用也可以對檔案管理工作起到積極的促進(jìn)作用。因此，知識管理在檔案管理中具有廣闊的應(yīng)用前景和應(yīng)用價值。

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