淺析如何強(qiáng)化公文管理信息化建設(shè)

邊琳娜　陸中平

摘 要：近年來(lái)隨著我國(guó)企業(yè)管理不斷創(chuàng)新，各種新技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，企業(yè)公文資料管理對(duì)于企業(yè)各種業(yè)務(wù)的開(kāi)展具有十分重要的意義，可以為企業(yè)管理者進(jìn)行決策提供充分的資料。在企業(yè)公文管理過(guò)程中也應(yīng)該要積極加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，以此提高企業(yè)公文管理水平。本文結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)企業(yè)公文管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行分析和探討，旨在提高企業(yè)公文管理水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理 公文管理 信息化 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）08-00-02

引言

公文是企事業(yè)單位或者組織機(jī)構(gòu)在發(fā)展過(guò)程中形成的各種文件，是按照特定的體式、經(jīng)過(guò)一定的處理程序形成并且加以使用的書(shū)面材料，利用公文傳遞政策命令以及處理公務(wù)，保證各項(xiàng)事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展是企事業(yè)單位和機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言，公文反映了企業(yè)的發(fā)展情況，公文管理指的是公文在形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、存貯到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的一個(gè)過(guò)程，公文管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的指導(dǎo)性文件，具有權(quán)威性、時(shí)效性、規(guī)范性。提高公文管理質(zhì)量是企業(yè)辦公室事務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，科學(xué)合理的公文管理，可以為企業(yè)提供更多的研究資料，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)發(fā)展過(guò)程中的各種問(wèn)題的研究，從而不斷提高企業(yè)生產(chǎn)水平和經(jīng)營(yíng)管理水平。例如神華準(zhǔn)能集團(tuán)有限責(zé)任公司在發(fā)展過(guò)程中業(yè)務(wù)范圍不斷拓展，當(dāng)前主營(yíng)業(yè)務(wù)有煤炭開(kāi)采、坑口發(fā)電、鐵路運(yùn)輸，而且還不斷開(kāi)發(fā)粉煤灰提取氧化鋁項(xiàng)目，企業(yè)業(yè)務(wù)不斷拓展，基建過(guò)程中產(chǎn)生的公文也越來(lái)越多，涉及項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)管理、人員管理等多個(gè)方面。新時(shí)期必須要加強(qiáng)對(duì)公文管理工作的重視，尤其是要加強(qiáng)公文管理工作制度的完善，借助信息化技術(shù)手段，確保公文管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供更多依據(jù)和資料。

一、公文管理工作的要求

1.注重時(shí)效性

公文是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的各種書(shū)面文件，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有一定的指導(dǎo)意義，也能為企業(yè)管理者的決策提供充足的依據(jù)，因此，公文必須要具備一定的實(shí)效性，必須要與當(dāng)前企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r保持一致，才能真正服務(wù)于企業(yè)。每一份公文在形成、傳閱、辦理及存儲(chǔ)的過(guò)程中都有特定的時(shí)效限制，如果公文管理人員對(duì)時(shí)間觀念把握不到位，則很容易導(dǎo)致公文材料的形成與企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)步調(diào)不一致，出現(xiàn)滯后，會(huì)影響到公文的質(zhì)量以及公文在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的實(shí)際效用的發(fā)揮。因此，企業(yè)公文管理人員對(duì)于每一份公文，都要進(jìn)行及時(shí)、規(guī)范化管理，如果所需要管理的公文數(shù)量較多，管理人員應(yīng)該要做好規(guī)劃和設(shè)計(jì)，根據(jù)公文的緊要程度確定先后處理順序，盡量做到不延誤、不漏發(fā)、不誤發(fā)、不擱置。這也是公文科學(xué)管理、高效管理的基本要求，是簡(jiǎn)化公文辦文程序、縮短公文處理周期的有效措施。

2.注重規(guī)范性

公文是按照特定的體式并且經(jīng)過(guò)一定處理程序進(jìn)行處理之后得到的書(shū)面文件，我國(guó)的公文有統(tǒng)一性的特點(diǎn)，公文的格式、種類、行文規(guī)則、辦理規(guī)則等都是全國(guó)統(tǒng)一的，形式和格式上要保持一定的規(guī)范性，而且公文內(nèi)容簡(jiǎn)單明了，文字簡(jiǎn)單樸實(shí)。公文管理是連續(xù)性很強(qiáng)而且操作嚴(yán)密的工作，要想確保公文能夠發(fā)揮正常效用，則必須要嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行操作。公文管理規(guī)范性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)反面：第一，公文管理章程與制度嚴(yán)謹(jǐn)，健全的規(guī)章制度是公文管理工作高效開(kāi)展的前提保障，也是公文管理人員落實(shí)公文管理工作的前提條件。第二，工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。由于公文是十分正式的書(shū)面文件，有的公文還涉及到企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，因此在公文管理過(guò)程中必須要形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，無(wú)論是公文的內(nèi)容還是公文管理過(guò)程，都要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，任何公文管理工作上的疏漏以及秩序上的混亂都會(huì)對(duì)公文質(zhì)量產(chǎn)生影響，管理人員必須要嚴(yán)格按照公文管理要求，對(duì)自己的行為進(jìn)行規(guī)范和約束。第三，工作環(huán)節(jié)及工作崗位的銜接性。公文管理流程比較復(fù)雜，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽都可能會(huì)阻礙公文效能的發(fā)揮，而且公文管理需要其他部門的配合，在企業(yè)公文管理過(guò)程中各個(gè)崗位之間要形成合作局面，配合協(xié)作，確保各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)崗位之間能夠有效銜接，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)水平。

3.注重安全性

公文安全管理是公文管理過(guò)程中的重要內(nèi)容，公文管理往往會(huì)涉及到企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的機(jī)密文件和事項(xiàng)，當(dāng)前各種高新技術(shù)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致公文生成以及傳播過(guò)程中的安全事件越來(lái)越多。在公文管理過(guò)程中，安全性是一個(gè)基本要求，要加強(qiáng)公文管理過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理，例如在公文傳遞以及處理的過(guò)程中要按照規(guī)章制度辦事，對(duì)于保密文件的存放和銷毀都要有詳細(xì)的登記手續(xù)和報(bào)批手續(xù)，確保公文的安全性，不泄露、不遺失。

二、企業(yè)公文管理存在的問(wèn)題

21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)在社會(huì)中的廣泛應(yīng)用，為公文管理效率提升帶來(lái)了很大幫助，能展示出公文所具備的生命力。傳統(tǒng)的公文管理主要運(yùn)用“你查我調(diào)”的方式，信息化程度很低，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，公文管理模式也在不斷創(chuàng)新，在一定程度更加的具有方便性以及高效性等諸多特點(diǎn)。但由于傳統(tǒng)的管理模式持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，在公文管理過(guò)程中還面臨較多的問(wèn)題：

1.公文管理工作混亂

在公文管理過(guò)程中，應(yīng)該要有一個(gè)明確的目標(biāo)，比如對(duì)公文類型、公文的格式、公文的保存形式、公文的用途等都要進(jìn)行確定，然后按照不同的內(nèi)容對(duì)公文進(jìn)行分類管理和利用，才能彰顯出公文的效用。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中有的管理人員對(duì)公文管理的目標(biāo)不明確，管理過(guò)程中也出現(xiàn)較多的混亂。

2.公文管理體系不健全

當(dāng)前很多企業(yè)公文管理過(guò)程中，管理體系不夠健全，是一個(gè)十分嚴(yán)重的問(wèn)題。大多數(shù)的企業(yè)都比較重視各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)活動(dòng)的開(kāi)展，對(duì)于公文管理的重視程度不夠，因此導(dǎo)致各種公文管理體系不夠完善，比如在進(jìn)行公文管理時(shí)隨意調(diào)用工作人員負(fù)責(zé)公文管理這項(xiàng)工作，沒(méi)有專業(yè)化的公文管理隊(duì)伍，在工作時(shí)對(duì)公證文書(shū)立卷、歸檔和保管等工作的執(zhí)行不到位。

3.信息化程度不高

隨著企業(yè)公文管理制度不斷改革，企業(yè)負(fù)責(zé)人必須重視公文管理體系和引入先進(jìn)的管理技術(shù)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)公文管理工作的創(chuàng)新，當(dāng)前很多企業(yè)的公文管理工作的信息化程度不高，一方面，缺乏相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，例如網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)的建立不完善、計(jì)算機(jī)設(shè)備的配備不足，都會(huì)導(dǎo)致公文管理水平較低。另一方面，缺乏信息技術(shù)人才，當(dāng)前有的公文管理人員綜合能力水平較低，對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)不夠，不能借助各種信息技術(shù)手段對(duì)各種公文管理問(wèn)題進(jìn)行解決，因此導(dǎo)致公文管理工作不規(guī)范。

三、企業(yè)公文信息化管理策略

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)范圍越來(lái)越廣，單位發(fā)展過(guò)程中公文管理要求也越來(lái)越高，在信息化時(shí)代，必須要加強(qiáng)公文信息化管理，從以下幾個(gè)方面著手，不斷提高公文管理水平。

1.健全公文管理制度

在企業(yè)公文管理信息化發(fā)展過(guò)程中，制度是保障。信息化管理與傳統(tǒng)的人工管理模式不同，信息化管理采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)各種公文信息進(jìn)行處理，是對(duì)傳統(tǒng)管理模式的創(chuàng)新，對(duì)此，要加強(qiáng)管理制度的完善。

1.1對(duì)企業(yè)公文管理進(jìn)行規(guī)范

在企業(yè)公文管理過(guò)程中，應(yīng)該要按照信息化要求，對(duì)企業(yè)公文管理工作進(jìn)行規(guī)范，對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的各種公文進(jìn)行分類管理，提高管理水平。例如對(duì)企業(yè)公文進(jìn)行管理的時(shí)候，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件對(duì)各種公文信息進(jìn)行分類歸檔，將不同類別的公文信息整理在不同的存儲(chǔ)區(qū)中，便于企業(yè)的各個(gè)部門加強(qiáng)對(duì)單位發(fā)展過(guò)程中的各種公文信息的利用。

1.2要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理

在企業(yè)中會(huì)產(chǎn)生不同的公文信息，例如神華準(zhǔn)能集團(tuán)有限責(zé)任公司，是集煤炭開(kāi)采、循環(huán)經(jīng)濟(jì)、鐵路運(yùn)輸為一體的特大型綜合能源企業(yè)，公文信息資源量巨大，為了對(duì)企業(yè)公文信息進(jìn)行充分、統(tǒng)一利用，要對(duì)企業(yè)的公文信息進(jìn)行格式化、統(tǒng)一化、系統(tǒng)化，促使企業(yè)的公文信息化管理更加規(guī)范，對(duì)數(shù)字化公文的形式、內(nèi)容、存儲(chǔ)方式等進(jìn)行規(guī)定，從而使得企業(yè)公文管理部門能夠按照相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各種公文進(jìn)行采集、處理、存儲(chǔ)，在數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入的公文信息實(shí)現(xiàn)完全統(tǒng)一。

1.3公文管理數(shù)字化

數(shù)字化公文是公文管理的方向，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中可以根據(jù)公文的利用率高低對(duì)公文進(jìn)行分類，逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。神華準(zhǔn)能集團(tuán)有限責(zé)任公司公文信息種類繁多，涉及煤電路的生產(chǎn)、安全以及基本建設(shè)等各方各面，在管理過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)各種公文信息的數(shù)字化管理，例如某基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中發(fā)布的項(xiàng)目公文信息，可以實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化公文，將基建項(xiàng)目相關(guān)的公文傳遞給相關(guān)部門，確保企業(yè)的基建項(xiàng)目順利推進(jìn)。此外，隨著企業(yè)的建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，新增基建項(xiàng)目以及各種基建項(xiàng)目的維修任務(wù)越來(lái)越繁重，必須要建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)公文信息進(jìn)行統(tǒng)一保存，進(jìn)行集中化管理。

1.4內(nèi)部信息和外部信息一體化

公文管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，但是公文管理不僅限于內(nèi)部管理，還是企業(yè)與外部進(jìn)行溝通的紐帶。企業(yè)應(yīng)該要加強(qiáng)內(nèi)部信息與外部信息的一體化建設(shè)，建立以公文管理室、檔案室為一體的現(xiàn)代企業(yè)公文管理信息管理中心，利用各種先進(jìn)的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使得企業(yè)與外部的連接更加暢通，外部的技術(shù)信息、各種信息可以及時(shí)輸入企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)，為企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)提供更多幫助與支持。

2.加強(qiáng)公文安全管理

公文是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的各類信息的匯總，隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，各種信息技術(shù)、通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為公文管理帶來(lái)便利的同時(shí)也帶來(lái)了很大的安全隱患。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全漏洞越來(lái)越多，而當(dāng)前很多工作基本都在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，網(wǎng)絡(luò)上經(jīng)常容易出現(xiàn)信息泄露、信息丟失等問(wèn)題，對(duì)企業(yè)而言是巨大的損失，也存在很大威脅，尤其是一些關(guān)于科研項(xiàng)目的核心研究數(shù)據(jù)，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義，必須要進(jìn)行嚴(yán)格地安全保護(hù)。在信息時(shí)代，公文信息化管理過(guò)程中要從多方面著手加強(qiáng)安全管理，對(duì)各種安全漏洞進(jìn)行防范。為了實(shí)現(xiàn)安全管理，應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)各種計(jì)算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，比如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測(cè)技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等，都可以在企業(yè)公文信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行應(yīng)用，對(duì)各種企業(yè)公文信息進(jìn)行妥善保管。另外，對(duì)于不同等級(jí)的企業(yè)公文要實(shí)施不同的管理，比如一些機(jī)密企業(yè)公文，要進(jìn)行絕密保存，一些非機(jī)密企業(yè)公文，則可以在內(nèi)部系統(tǒng)公開(kāi)查閱。

3.實(shí)現(xiàn)設(shè)備現(xiàn)代化和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

信息化管理的基礎(chǔ)是各種計(jì)算機(jī)設(shè)備，在公文信息化管理過(guò)程中，設(shè)備現(xiàn)代化是一個(gè)重要的基礎(chǔ)條件，面對(duì)全新的公文處理信息化要求，企業(yè)必須要配備更多高質(zhì)量硬件設(shè)備，計(jì)算機(jī)設(shè)備要求性能高、容量大、安全性強(qiáng)，同時(shí)還要配備掃描儀、光盤刻錄機(jī)、不間斷電源等。對(duì)于軟件系統(tǒng)則應(yīng)該要具備完善的功能、較強(qiáng)的兼容性以及穩(wěn)定性，操作必須便捷。隨著公文管理的地位不斷提高，在企業(yè)公文管理過(guò)程中還要逐漸實(shí)現(xiàn)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。積極參與企業(yè)信息平臺(tái)建設(shè)，例如神華準(zhǔn)能集團(tuán)有限責(zé)任公司在公文管理過(guò)程中，利用局域網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)公文管理的同步歸檔、同步整理、同步錄入、同步利用，在局域網(wǎng)中，可以為企業(yè)部門負(fù)責(zé)人以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和工作人員提供公文即時(shí)服務(wù)以及網(wǎng)上查詢打印服務(wù)。在企業(yè)對(duì)外宣傳過(guò)程中也發(fā)揮了十分重要的作用，與企業(yè)政工宣傳部門和信息網(wǎng)絡(luò)中心配合，將數(shù)字化公文內(nèi)容按照規(guī)定傳到外網(wǎng)中供利用，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)宣傳目的。在公文管理過(guò)程中，雖然現(xiàn)代化技術(shù)為公文管理提供了更便捷的條件，但是在管理過(guò)程中必須要采用身份認(rèn)證模式，確保企業(yè)的公文信息安全，在公共網(wǎng)絡(luò)中不能發(fā)布未經(jīng)公開(kāi)發(fā)表批準(zhǔn)的公文信息，以防對(duì)企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)危害。

4.提高公文管理人員的信息技術(shù)水平

公文管理人員的信息技術(shù)水平直接影響公文管理信息化程度，就當(dāng)前實(shí)際情況而言，企業(yè)的公文管理人員的綜合能力水平不高，尤其是信息化意識(shí)不足，對(duì)各種信息技術(shù)的掌握能力不夠，因此對(duì)企業(yè)公文管理的信息化發(fā)展產(chǎn)生阻礙。信息化時(shí)代背景下，企業(yè)公文要實(shí)現(xiàn)信息化管理，則必須要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的培訓(xùn)，公文管理人員的綜合能力水平直接影響企業(yè)公文信息化管理水平，在當(dāng)前時(shí)代背景下，必須要加強(qiáng)公文管理人員的培訓(xùn)和教育，使得他們能夠掌握更多先進(jìn)的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)公文的高效管理。除了技能教育，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中還要加強(qiáng)對(duì)公文管理人員的責(zé)任感、使命感以及職業(yè)道德方面的教育，提高企業(yè)公文管理人員在工作過(guò)程中的積極性。

綜上所述，公文管理對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展都具有十分重要的意義，在信息化時(shí)代，企業(yè)公文管理也要逐漸從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚瑥?qiáng)化公文管理信息化建設(shè)，可以方便、快捷、高效地處理并查詢各個(gè)部門所形成的不同材料。針對(duì)當(dāng)前企業(yè)公文信息化管理現(xiàn)狀，必須要借助各種信息技術(shù)、多媒體技術(shù)進(jìn)行公文規(guī)范化管理，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化公文的利用，提高企業(yè)公文管理水平。

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