關于現代檔案管理模式的幾點思考

摘 要：隨著我國經濟快速的發展，在現代檔案管理模式的建設中，如何構建提升檔案管理效率成為了檔案管理人員最關心的一個問題。因為現代化的檔案管理模式構建不僅要根據信息技術來建立多元化的檔案管理體系，還要在檔案工作中轉變工作思路，將創新性工作方法融入到檔案服務當中，全面提升檔案管理效率。鑒于此，本文就現代檔案管理模式的構建方法進行詳細分析，并提出相應思路，以供讀者借鑒。

關鍵詞：現代檔案管理；管理模式；建設方法；問題研究

1 建立檔案信息甄別體系提升檔案管理質量

在現在的檔案管理模式建設的過程中，要想充分提升檔案管理效率，就要借助計算機技術來建立完善的檔案信息甄別體系。因為檔案作為有機的信息記錄載體，不僅要滿足使用者實時信息查詢的需要，還需要根據使用者的信息查詢模式，來建立甄別化的信息使用體系。因為不同的單位和個人對于檔案信息的使用范圍和使用要求是不同的，不僅要求檔案信息能夠實時共享，也要求檔案信息要準確無誤，能夠最大程度上滿足其使用需求。仔細分析其原因，我們不難發現檔案管理在信息化和現代化建設方面，還存在著很大的缺陷，首先對于傳統的紙質檔案來說，保存紙質檔案不僅要求蓋單位專用章，而且還要有相關領導進行簽字認證以此來確保檔案信息的真實性和可靠性，但伴隨著檔案信息化建設，計算機系統對檔案信息進行集中管理，這樣就使得檔案信息具有可復制性和可更改性，無法從根本上來保證檔案信息的真實可靠。所以依據計算機技術來建立檔案信息甄別體系對于提升檔案信息的真實性，保障檔案信息系統的安全有著重要的作用。因為檔案信息甄別體系的建立，不僅能準確識別虛假和錯誤的檔案信息，還能對數據庫當中的檔案信息進行有效的篩選，從根本上杜絕虛假信息的入庫，最大程度上提升檔案信息的使用效率。

2 強化檔案信息管理力度

推進檔案管理現代化建設，就強化檔案管理力度。因為在信息技術的帶領下，社會信息資源總量在快速擴大，各種各樣的信息資源充斥在各個領域中，這就給檔案信息收集帶來了較大的挑戰。因為檔案信息的收集不僅影響著檔案管理機制能否正常運轉，還影響著檔案信息的原始數據能不能進行分類整理，有效存檔。所以在現代化的檔案管理過程中就要強化檔案信息管理制度的建設，通過對各種檔案信息進行有效規范，來提升當然信息的質量，充分滿足社會各領域對檔案信息查詢的需要。當然強化檔案信息管理力度要注重將社會效益和經濟效益進行有機的整合，形成優化的檔案管理模式，充分踐行檔案管理原則，依據信息技術要求，形成集中化，差異化的信息管理制度，最大化的提升檔案管理效率。

3 提升檔案管理人員的業務能力

促進檔案管理現代化建設，除了要滿足檔案信息化建設的需求之外，還要提升檔案管理人員業務能力，要對檔案管理人員進行專業培訓，組織多種培訓活動，來提升檔案管理人員的管理意識，能夠讓檔案管理人員學會用專業方法對信息化檔案管理體系進行有效的操作，能夠通過計算機系統對各種檔案信息進行分類和歸檔，結合不同的檔案信息資源，搭配不同的資源管理模式來完善檔案信息一體化建設。同時加強檔案管理人員的專業技能培訓，也要注重培養檔案管理人員的服務意識，能夠讓檔案管理人員根據社會各領域對檔案信息的要求為檔案信息需求者提供準確有效的查詢服務，增強檔案信息的使用效率。

4 推進檔案信息傳播機制的構建

現代化的檔案管理模式不僅要求檔案信息要能夠有效的存儲、快速的查詢，還要求檔案信息能夠根據使用者的要求快速的進行匹配，及時準確的為信息使用者提供高質量的檔案信息。所以在檔案信息化建設的過程中建設者就要根據計算機信息及時傳播的特點來建立與檔案信息能高度對接的資源匹配模式，在充分滿足檔案管理體系建設的同時，建設符合于信息交互傳播的信息共享機制，讓使用者能夠隨時隨地的享受到優質的檔案信息，便捷的查詢信息。當然在基于信息傳播條件下的檔案信息使用不僅要根據信息的使用頻率，使用范圍、使用效果對檔案信息交互機制進行科學性的評估，考慮到環境的影響，讓檔案信息交互機制能夠在各種條件下進行有效的信息傳播。

5 檔案信息綜合服務體系的建立

從目前檔案管理的發展態勢來看，大多數檔案服務機構都沒有完整的檔案信息服務模式來滿足各個單位檔案信息查詢的需要。所以在當前檔案信息服務的過程中，如何構建高標準、高效率的檔案服務模式就成為檔案現代化建設的重要一環，這就要求建設者在信息化檔案服務模式構建的過程中要考慮如何最大程度上的加強檔案信息的交互效率，如何克服阻礙因素，建立高效率的互聯網傳輸平臺來保障檔案信息的高效率，高價值傳播，幫助各個領域的進行有效的信息共享。同時，檔案信息服務體系的建設還要著重考慮其信息化平臺的建設，就是如何依據信息環境基礎，如何根據信息價值的不同，對各種檔案信息進行有效的分類，如何快速的找出檔案信息的傳輸節點，找到信息的價值，快速有效的傳播信息，完善信息服務模式，通過對檔案信息的及時存儲及有效傳播來幫助檔案信息及時快速的傳遞，提升檔案服務的效率。

6 檔案信息綜合服務平臺的開發

伴隨著社會信息資源總量的擴大，在現代的檔案信息服務的過程中除了要建綜合性的信息服務體系來滿足社會各領域的信息查詢需求之外，建設者還要依據信息技術來建立檔案信息綜合服務平臺來保障檔案信息的交互共享。檔案信息服務平臺的建設要依據信息技術規范來開發相應的網站、移動客戶端、微網來將各種檔案信息資源進行有效整合，將紙質檔案和電子檔案進行數字化處理統籌搭配到相應的信息數據庫當中，在數據庫中進行存儲和備份，并建立安全密鑰來保障數據庫的安全。同時，檔案數據綜合服務平臺的建設還要有針對性的方法來滿足現實信息使用和查詢的需求之外，還要從信息檔案的獲取渠道對檔案信息進行詳細的分類，一方面是便于查詢，一方面是保障檔案信息的有效性，確保檔案信息能在較大的時間和空間范圍內進行有效的傳遞，保障檔案信息的真實可靠。當然從數據角度來說，檔案信息綜合服務平臺的建設還要對使用者的檔案信息查詢頻率和信息獲取頻率對檔案數據的使用幅度進行精準測算，根據不同使用者的信息搜索偏好建立高效率的信息交互機制，在充分保障檔案信息資源高度整合的前提下來保障檔案信息的合理獲取和使用，充分滿足檔案信息的價值傳播性和信息交互性，建立完善的檔案信息綜合服務平臺，實現檔案信息的大數據處理。

7 結語

根據傳統檔案管理模式推進檔案信息化建設就要從檔案信息的獲取角度和搜集渠道來規范檔案信息使用模式，建立從信息搜集、信息獲取、信息使用的全方位管理體系，依據檔案信息交互的特點建立檔案共享平臺來提升其使用效率，根據社會不同領域的信息使用需求來整合檔案資源，促進檔案信息化管理模式的形成。

參考文獻

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作者簡介

汪源（1984-），天津，天津市南開區王頂堤醫院。