電子信息檔案管理的風險控制對策

彭立軍

摘 要：本文針對電子信息檔案管理風險控制對策進行了全面分析研究，發表了一些自己的建議看法，希望對提高企業電子信息檔案管理的安全性有一定的參考和幫助，降低風險帶來的影響。

關鍵詞：電子信息檔案管理；風險控制；對策

現階段電子計算機在人們的日常生活和工作中有著非常重要的作用和意義，借助電子計算機，可以為人們提供多種功能。受到電子計算機影響，企業辦公與以往相比有了顯著的改善和提高，向著簡單化、便捷化方向去發展，工作效率顯著增強，就檔案管理方面而言，電子信息檔案管理可以顯著提高企業的檔案管理效率，降低檔案管理勞動強度和工作量。但是，電子信息技術在進行檔案管理時還存在一定的風險，如果沒有相應的風險控制措施，那么將很大程度上降低企業數據的安全性，本文對此進行了研究分析。

1 避免風險的措施

在風險控制時，提前遏制風險，是一種最佳的風險控制方式，這種方法可以實現對風險的提前預防，屬于一種最為經濟的風險控制方式。就電子檔案而言，需要結合自身的缺陷來進行檔案管理，使檔案信息的安全性得到保證。

（一）對技術進行更新

計算機在運行過程中需要運行多種輔助程序，在避免風險方面，首先可以對技術進行更新，引進新的技術能夠顯著提高電子信息檔案管理的可靠性和安全性。比如說設置密碼，這種方式最為常見，在電子信息檔案加密之后，需要對操作人員進行全面的培訓，提高對其控制管理水平，避免信息資源受到外界因素過多的影響。

（二）制定避免風險制度

為了使信息資源的安全性得到保證，必須要采取一定的控制管理制度，企業要主動制定針對性的控制制度來實現對風險的避免，授權的檔案管理人員也可以根據自身的檔案管理的實際需求建立相應的檔案管理制度。比如說部分操作只能由檔案管理人員來進行，其他人員不能進行相關的操作。

（三）將風險及時消除

為了使檔案信息安全性得到充分保證，需要將風險因素及時消除。在維修計算機時，企業需要對可能出現風險的因素進行判斷分析，提高重視度，主動采取適當的控制措施。計算機網絡有著復雜性的特點，風險控制工作存在較大的難度，但是只要提前做好各項風險因素的分析，那么就可以實現對風險的及時消除。

（四）及時進行保護和預防

安全防護措施在電子信息檔案管理中有著非常重要的作用和意義，能夠實現對危險因素的及時消除，避免檔案信息收到外界因素干擾而出現破壞，使信息的安全性和可靠性得到保證。

2 緩解風險的措施

在電子信息檔案管理過程中，如果受到外界的干擾，就需要采取針對性的措施將外界的干擾風險降到最低，管理人員要盡最大努力提高對風險信息的掌握，將其控制在一定的范圍內。當前很多企業開始借助風險轉移策略來實現對風險的緩解，制定應變計劃、災難恢復計劃、資產重新布置計劃等方式將電子信息檔案受風險的影響和后果降到最低。當前應用較多的風險控制方法有事前控制以及事后控制兩種。在事前控制方面，在損失發生之前所執行的降低損失方案；事后控制指的是為了降低損失的影響而執行的方案。另外，企業電子信息檔案管理過程中一旦有危險出現，那么最主要的就是及時采取相關的風險控制方式及時進行處理和控制。

3 分散風險的措施

在進行電子信息檔案管理時，轉移策略也是一種常見的風險控制策略，通過轉移策略，可以實現對風險的分散，將風險轉移到其他區域，進而將風險的影響降到最低。常見的風險轉移方法有外包、保險、合同等。通過這種方式，可以實現對風險修正，將復雜的風險問題簡化，優化之前的電子信息檔案管理方。另外，還可以和網絡供應商進行協調，讓供應商提供更高質量的安全服務。值得注意的是外包同樣存在較大的風險，如果外包人員以及外包單位不具有相關的資質，綜合水平較低，那么也將會造成非常嚴重的后果。因為，為了將人為方面的損失降到最低，電子信息檔案管理人員需要對相關的操作標準嚴格遵守。

4 風險評估措施

企業在電子信息檔案管理過程中，一旦出現風險事故，那么最先要做得就是采取針對性的措施對風險進行評估，為了將風險的影響控制在最小范圍，還需要與其他的控制措施有效的結合在一起。風險評估一方面可以提高預防計劃的合理性，同時還能基于電子信息檔案全面的分析，完成對風險因素的判斷，分析風險可能帶來的后果。在評估過程中，需要對風險發生概率、風險的危害、風險成本等方面進行綜合分析，尋找合適的風險控制方案。另外，企業管理人員需要建立起相應的風險控制觀念，制定完善的風險預防計劃。在風險評估過程中，為了提高檔案信息的安全性，檔案管理人員需要提高風險防控意識，及時發現潛在的風險，將其扼殺于萌芽，降低其損失。

5 結束語

在進行電子信息檔案管理風險控制時，首先要制定避免風險的措施，其次要選擇緩解風險的措施，還需要制定分散風險的措施，最后要對風險進行全面的評估，及時發現并消除風險，將風險的影響控制在最消防范圍。

參考文獻

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