檔案信息化建設所面臨的問題與變革路徑

李津麗

摘 要：我國在提出“以信息化帶動工業化”的發展戰略以后，國家開始對信息化建設投入大量的資金和力度，使得信息化逐漸普及到社會各行各業中。檔案部門作為信息管理的重要管理部門，其也開始進行信息化的建設，且國家檔案局也對檔案信息化建設提出了相關的發展標準。由于檔案信息化建設貫徹和實施力度不足，使得目前的檔案信息化還存在一些問題，這些問題也影響了檔案信息化建設的變革發展。針對此本文主要詳細闡述了檔案信息化建設的內涵和重要性，以及對檔案信息化建設面臨的問題進行了相關的分析，并同時提出了檔案信息化建設的變革路徑。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；面臨問題；變革路徑

為了保證檔案能夠進行信息化的建設，我國檔案局不但提出了檔案信息化建設的概念，其也將檔案信息化建設列入到國家檔案事業“十五”和“十一五”的發展規劃中。20世紀90年代我國的檔案信息化建設主要集中在檔案信息網站和檔案信息處理體系等方面，其發展至今也逐漸開始利用計算機網絡進行檔案信息化建設，且計算機網絡也是目前檔案信息化建設的重要發展方式。檔案信息資源是我國社會信息系統的主要組成部分，其對于社會信息資源的使用作用非常大，合理的檔案信息化建設，能夠在一定程度上促進社會的發展，因此必須要對檔案信息化建設進行相關的變革，使得其可以適應社會信息化的發展。

1 檔案信息化建設的內涵和建設重要性

1.1 檔案信息化建設的內涵

檔案主要是有個人和機關以及企業在社會的活動形成的社會記錄，其是通過文字和圖像以及視頻記錄的個人檔案，是第一情況下形成的原生信息，也是人類發展中留下的文化遺產。檔案信息化是由國家行政管理管理部門在統一的規劃下，利用現代化的信息處理技術，對檔案信息進行相關的管理和保存。目前檔案信息化主要是通過計算機技術和信息技術以及網絡技術實現的，其是以現代管理學的概念，對檔案的管理進行信息化的變革和改進。

1.2 檔案信息化建設的必要性

傳統的檔案保存主要是通過文字記錄，這種檔案管理方式不利于長期的保存，且管理工作十分繁雜，同時使用的管理人員也比較多，這使得其越來越不適用于現代化的檔案信息保存。文字紙張保存歷史較久的檔案，可能會因火災和無備份資料而丟失，且大量的檔案積存，使得其在尋找所需檔案是也較為費時費力，因此檔案進行信息化的建設時必然的發展方式。檔案通過信息化的建設，能夠改變傳統的紙張和人工管理保存方式，且其在對檔案進行收集和管理以及保存都是通過數字化的方式實現的，這在很大程度上節約了較多的管理人工資源和物力資源。檔案進行信息化的管理方式，使得其可以利用網絡進行檔案信息之間的共享和傳輸，且同時其也不會受到地域性的影響，這有利于檔案進行相關的擴招。

2 檔案信息化建設面臨的問題

2.1 檔案信息化建設管理人員技術水平滯后

信息化快速發展的背景下，檔案的載體形態和記錄方式有著多元化的發展，其已不是傳統的單一紙張保存方式，其逐漸轉變為聲信檔案、紙質檔案和電子檔案以及視頻檔案。檔案載體形態和記錄方式的改變，使得檔案由信息編研向著檔案信息轉換進行全方面的發展，這使得其對檔案信息化建設管理人員的技術要求不斷提高。由于檔案的保密性比較高，使得很多檔案管理單位不愿更換檔案管理人員，而管理人員很多都是采用傳統檔案管理方式的，從而導致檔案信息化建設的管理人員技術水平比較低。在一些信息化發展比較落后的地區，其的檔案信息化建設更是比較滯后，缺乏相關的信息化建設檔案管理設備，且檔案管理人員的素質和水平較低，也導致檔案信息化的建設發展受到了阻礙。

2.2 檔案信息資源的開發手段落后

檔案信息化建設的關鍵為資源建設，其主要包含了兩方面，一方面是對館藏檔案的目錄進行相關的數據庫，以使得全文的檔案能夠具有相關的數據庫，另一方面則是需要對電子文件和電子檔案進行管理。科技和網絡的快速發展，使得我國目前采用的檔案管理多為磁盤和磁帶以及光盤，這些電子載體也成為了檔案管理中的重要管理對象。雖然我國很多檔案管理部門配備了專用計算機，但由于檔案管理人員和檔案開發手段技術較為落后，使得其只是利用信息技術來進行檔案目錄管理，而對檔案的信息化建設還處于初發展階段，沒有進行深入的研究和開發。

2.3 檔案信息化建設技術支撐存在一定差距

檔案信息化對技術水平的要求比較高，其需要運用到多項科技技術和信息技術，因此先進的技術支撐才能保證檔案信息化的快速建設。我國在不斷的對檔案信息化建設下，也研發出數據存儲技術、壓縮技術和網上檔案信息組織技術以及檢索技術等，但因這些技術的復雜程度比較高，而檔案管理人員的技術水平比較低，使得這些技術還未深入到檔案信息化的建設管理中。

3 檔案信息化建設的變革路徑

3.1 檔案信息化建設要在創新服務中求發展

檔案進行信息化建設的主要目的是為了實現信息資源的共享，其只有提高檔案信息化建設的服務水平，才能不斷的創新檔案信息化建設的服務類型。信息化技術可以使檔案部門以更多元化的方式為社會提供信息服務，這十分利于檔案進行信息化的建設變革，因此檔案部門需要改變原有的檔案資源服務模式，其需要主動創新為社會提供信息資源的服務模式，而不是被動式的服務模式。對此檔案部門可以利用信息化建設來建設相關的檔案信息平臺，以及時更新相關的檔案資源信息，使得公民能夠通過信息平臺來獲取所需檔案信息。

3.2 加強檔案信息工作者的素質

檔案信息管理人員的技術水平也決定了檔案信息化的建設速度，因此為了保證檔案能夠進行信息化的變革，必須要提高檔案信息管理人員的技術水平和工作素質。對此檔案部門需要培養出一批信息化建設管理型和技術性的專業信息工程師，并保證其擁有較高的檔案管理意識和信息開發處理水平，使得其能夠研發出更適合檔案信息化建設的相關技術，從而以提高檔案部門的檔案咨詢和信息服務水平。

3.3 加快信息管理的網絡化建設

檔案信息化建設的涉及到社會面比較廣，且其對技術和資金的要求都非常多，因此在進行檔案信息化建設時，需要使用統一的技術標準和檔案檢索體系，以保證檔案部門之間可以實時檔案信息的共享和傳輸。為了加快檔案信息化的建設，檔案部門需要建設相關的局域網和廣域網，使得地區之間的檔案信息化建設能夠同步發展，以切實發展的提高檔案信息化建設的速度，從而使得檔案信息化建設的變革能夠快速實現。

4 結語

綜上所述，隨著信息全球化的發展不斷深入，人們生活的方式逐漸被信息化替代，檔案進行信息化的建設是必然的結果。因此檔案建設應當加快信息化建設的腳步，使得其能夠適應社會信息化的發展，從而以明確檔案信息化建設過程中存在的問題，以對這些問題進行相關的變革。檔案信息化建設是具有變革意義的科技創新，其進行合理有效的檔案信息化建設，不但有利于我國社會信息系統的發展，其對于我國的經濟和社會發展也有較大的促進作用，且也利于保證社會檔案信息的有效和安全建設。

參考文獻

[1]李雪梅.王歡.論檔案信息化建設過程中存在的問題及對策研究[J].價值工程，2010，14（18）：66-67.

[2]朱娥.淺談檔案信息化建設的重要性及意義[J].科技視界，2015，43（17）：22-23.

[3]王曉磊.安金鵬.李德高.檔案信息化建設的安全問題及對策分析[J].電子技術與軟件工程，2014，33（21）：56-57.

[4]石淑芳.檔案信息化和檔案信息化建設的思考[J].科教文匯（下旬刊），2012，19（43）：72-73.