淺談檔案管理中紙質檔案與電子檔案應并存發展

段林帆

摘 要：隨著計算機網絡以及電子技術的不斷發展，檔案管理在逐漸實現電子化，和紙質檔案相比，電子檔案具有搜索效率高、存儲空間小等優點，但是在穩定性以及固定性上不如紙質檔案，因此為了最大程度的滿足當今檔案管理的需求，應該要讓電子檔案和紙質檔案以并存的狀態所存在，這對于檔案管理有效性的保證極為重要。

關鍵詞：檔案管理；紙質檔案；電子檔案

1 前言

在目前檔案管理模式中最常見的檔案形式就是紙質檔案和電子檔案，兩者各具特點。其所適用的場合也會有所差別，在當今的背景下，最有效的檔案管理方式就是紙質檔案和電子檔案并存發展的形式，這能夠最大程度的保證檔案保存的完整性，而且可以提高檔案的利用效率，因此相關部門必須加強對其的重視，讓檔案管理更加合理。

2 紙質檔案和電子檔案管理模式差異分析

紙質檔案和電子檔案都是最常見的檔案管理模式，其在檔案管理的過程中都發揮了極為重要的作用。從本質上而言，紙質檔案和電子檔案還是存在一定差異的，相關人員必須對這種差異性進行了解，這對于檔案管理有效性的保證是極為重要的。

2.1 兩種檔案管理模式對保管環境的要求有所不同

和紙質檔案相比電子檔案對于保管環境的要求你以更加簡單的狀態所存在，一般只要空氣濕度合理，塵土以及震動比較少就適合電子檔案的儲存。此外由于電子檔案載體體積較小，一個硬盤基本就能夠容納海量的檔案資料，這無疑會節省大量的存儲空間[1]。受紙質檔案管理資料載體性質的影響，在對紙質檔案進行存儲的過程中要注重存儲環境的濕度、光照、通風等因素，而且管理人員還要定期對所存儲的紙質檔案進行晾曬，以防止紙質檔案出現受潮現象的產生。此外紙質檔案在管理過程中所存在的風險因素更加多，這在一定程度上增加了檔案管理的難度[2]。

2.2 兩種檔案管理模式的查找效率有所差異

在查找效率上電子檔案具有絕對的優勢性，因此在紙質檔案和電子檔案并存的時期，絕大部分的管理員都更加喜歡用電子檔案的搜索模式，從而疏忽了對紙質檔案的搜索方法的掌握，這在一定程度上導致了紙質檔案搜索效率低下現象的產生。但是現在我國許多檔案資料還沒能夠實現完全的電子化，在某些事項的處理上還需要依靠紙質檔案的支持，較低的紙質檔案查找效率會對紙質檔案的利用造成影響，因此相關人員必須加強對其的重視[3]。

2.3 兩種檔案管理模式對于管理人員素質要求有所差異

由于管理方式的不同，電子檔案管理模式和紙質檔案管理對于管理人員的素質要求是完全不同的。對于紙質檔案的管理只需要檔案管理人員具有踏實仔細的工作素質以及基本的檔案管理知識就可以了，而電子檔案對于管理人員除了上述工作素養有所要求外，也需要讓檔案管理人員具備基本的計算機知識，并且可以通過對計算機知識的應用對檔案管理系統進行建立和使用，從而保證電子檔案管理系統的順利運轉。

3 紙質檔案和電子檔案并行發展的建議

在當前這個社會背景下單純的只實施電子檔案或者紙質檔案是不現實的，兩者并行發展才更加適應于當前的檔案管理狀況，這對于檔案管理質量以及檔案管理效率的提升都有著極大的意義，下面就紙質檔案和電子檔案并發展的要點進行探討。

3.1 加強紙質文件和電子文件之間“通道”的建立

要想最大程度的實現電子檔案和紙質檔案的雙套保存，就必須建立起屬于電子檔案和紙質檔案之間的通道，這種所謂的通道指的就是把電子檔案和紙質檔案分別以文本和影像的方式進行存儲，并把這些文件都保存在一張光盤上，在基本的光盤錄入完成后，通過對軟件以及數據庫索引的應用讓兩者以結合的狀態所存在，從而實現自動管理和索引的進行。在利用兩套管理系統對檔案進行管理的過程中，兩個系統處于分別操作、分別保管的狀態，因此在兩套系統中建立必要的通道是極為重要的，通道的建立和完善可以完成不同形式同一文件的找尋，從而最大程度的使得檔案管理的有效性能夠被保證[4]。

3.2 注重合理互通互聯方式的合理性

一般情況下電子檔案和紙質檔案得管理對象都是以互通互聯的狀態所存在的，在進行檔案管理的過程中，相關管理人員可以利用紙質檔案對電子檔案進行固定處理，從而使得電子檔案易修改等問題得到解決，這對于電子檔案法律效力的保證有著極為重要的意義。此外在對紙質檔案進行電子化的過程中，管理人員要對其背景信息和數據進行整理并保存，從而能夠達到通過對彼此信息或者索引的查詢找到各自位置，這樣能夠相互以備份的狀態所存在，這能夠進一步確保檔案管理的安全性[5]。

3.3 加強檔案管理人員綜合素質的提升

和單純的檔案管理模式有所不同，在對檔案進行紙質檔案和電子檔案并行管理的期間，其對于管理人員綜合素質的要求更加高，因此相關人員必須加強對其的重視，讓管理人員的綜合素質以及技能水準能夠滿足于相關需求，這對于電子檔案和紙質檔案并行管理的順利推進極為重要。此外和其他崗位相比，檔案管理者的工作相對較為枯燥和機械，而且機遇相對較少，這在一定程度上損害了員工工作的積極性。在當今辦公自動化不斷推進的背景下，檔案管理工作也有一定的創新，因此相關部門要通過多種形式對檔案管理人員的知識儲備以及觀念進行更新，要讓檔案管理人員具備基本的設備維修的能力，為檔案管理工作的順利進行創造條件[6]。

4 結束語

電子檔案是社會不斷發展的產物之一，和傳統的紙質檔案相比，電子檔案所具有的優勢性還是非常明顯的，但是結合現代的社會背景，在進行檔案進行管理的過程中要注重電子檔案和紙質檔案的并行發展，這對于檔案管理有效性的保證是極為重要的。此外在檔案管理的過程中要注重檔案管理人員綜合素質的提升，要讓其能夠熟練的掌握紙質檔案和電子檔案的技巧，為電子檔案和紙質檔案并行管理的實現創造條件。

參考文獻

[1]胡愛陽.關于電子檔案與紙質檔案并存的思考[J].科教縱橫，2016（4）.

[2]張建國.對電子檔案與紙質檔案在現階段長期并存的思考[J].山東檔案，2017（1）：321-322.

[3]王健.電子時代“雙套制”的歸檔的新內涵[J].中國檔案，2014（12）：85-89.

[4]王靜.紙質檔案管理與電子檔案管理的融合[J].黑龍江史志.2014（19）：542-543.

[5]陳子丹.近年來我國電子文件定義評述[J].檔案，2017（5）：97-98.

[6]馮惠玲.電子文件與紙質文件管理的共存與互動[J].中國檔案，2013（12）：21-22.