紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程管理實(shí)踐與思考

邵貝卡

【摘要】對于當(dāng)前社會(huì)的檔案管理工作來說，數(shù)字化管理已經(jīng)成為了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的替代方向。在實(shí)際數(shù)字化管理中，我們應(yīng)該對于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，并且嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)數(shù)字化技術(shù)規(guī)范進(jìn)行操作，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的開展效果。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)檔案；數(shù)字化管理；規(guī)范要求

對于當(dāng)前檔案管理工作來說，如何實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理是我們應(yīng)該關(guān)注的一個(gè)重要的問題。現(xiàn)階段，數(shù)字檔案管理開展的過程中，對于相關(guān)的技術(shù)規(guī)范上沒有一個(gè)相對成熟的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，很多數(shù)字化需求的實(shí)現(xiàn)都存在一定的問題和不足。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，其本身就是一個(gè)非常系統(tǒng)和長期的工作過程，很難達(dá)到一步到位。在展開數(shù)字化管理中，我們應(yīng)該進(jìn)行不斷地思考和探究，在實(shí)踐中不斷完善。

一、開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程管理的思路

（一）對于相關(guān)的數(shù)字化管理制度進(jìn)行更好地完善。對于紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作來說，一套完善的管理制度是非常關(guān)鍵且必要的。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該積極推進(jìn)自身的紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作的落實(shí)，構(gòu)建一套科學(xué)的數(shù)字化管理體系。在具體數(shù)字化管理中，應(yīng)該對于相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范進(jìn)行深入了解，并且依據(jù)自身的實(shí)際情況，進(jìn)行有效調(diào)整。對于以往傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和問題進(jìn)行全面改進(jìn)。在相關(guān)數(shù)字化過程中，也應(yīng)該對于相關(guān)的制度進(jìn)行不斷宣傳，并且全面地執(zhí)行落實(shí)，讓檔案數(shù)字化處理的效果最大限度地得到保證，并且確保在對于相關(guān)的紙質(zhì)檔案文件數(shù)字化中，也要結(jié)合相關(guān)的制度展開“標(biāo)準(zhǔn)化”的管理控制策略，讓文件檔案的數(shù)字化管理成效得到最大限度的保障和提升。這種“標(biāo)準(zhǔn)化”的管控體系，也是當(dāng)前管理制度完善中的一個(gè)重點(diǎn)難題，需要我們不斷進(jìn)行探索和完善，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作提供一個(gè)重要的執(zhí)行依據(jù)和操作標(biāo)準(zhǔn)。

（二）對于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理流程進(jìn)行更好的優(yōu)化調(diào)整。紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理中，相關(guān)的規(guī)范和歸檔工作的開展都需要一套規(guī)范的流程來進(jìn)行落實(shí)。在相關(guān)工作中，應(yīng)該準(zhǔn)確進(jìn)行調(diào)整，做好相關(guān)工作的定位，提升紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理流程的效率和規(guī)范性。在流程的優(yōu)化中，應(yīng)該關(guān)注如何實(shí)現(xiàn)對檔案資源的有效保護(hù)，并且引入更加經(jīng)濟(jì)的管理控制策略，讓檔案材料本身的價(jià)值得到更好的體現(xiàn)。在數(shù)字化管理中，也要融入科學(xué)的流程化管理策略，做好每一個(gè)數(shù)字化過程的有效銜接。在對于紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作中，也要確保足夠的深度，對于各類檔案的分類情況進(jìn)行充分了解，結(jié)合使用方面的需求和具體單位的實(shí)際情況，科學(xué)地展開分類和調(diào)整，讓整個(gè)流程更加合理，同時(shí)更加可行。

（三）從技術(shù)角度給予紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作更加全面的保障和支持。紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作的開展，應(yīng)該是對于數(shù)字技術(shù)的充分發(fā)揮，讓檔案信息化管理的優(yōu)勢淋漓盡致地得到發(fā)揮，并且對于技術(shù)方面的局限最大限度地進(jìn)行消除，確保數(shù)字化過程的順利開展。在技術(shù)應(yīng)用上，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際需求，選擇可行技術(shù)進(jìn)行操作，并且確保相關(guān)的存儲(chǔ)設(shè)備可行，從硬件角度給予數(shù)字化一個(gè)可靠的技術(shù)支持和保證。相關(guān)管理人員也要對于先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行了解，并且實(shí)時(shí)進(jìn)行檢查與更新，及時(shí)做好技術(shù)方面的升級(jí)，讓紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理需求一直得到有效的滿足。為基層紙質(zhì)檔案的數(shù)字化開展提供更加具備針對性的解決應(yīng)對策略，提升檔案管理工作的開展成效。在對于信息處理技術(shù)優(yōu)化的過程中，也要對于信息系統(tǒng)的需求進(jìn)行完善，并且采取更加科學(xué)的方法進(jìn)行操作，結(jié)合對原始信息的有效精選、分類、排序和比較，提升各類信息的準(zhǔn)確性和整體質(zhì)量。

（四）做好專業(yè)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)工作。對于紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理來說，專業(yè)人才是非常重要的基礎(chǔ)。只有具備了一只專業(yè)的人才隊(duì)伍，這樣整個(gè)數(shù)字化工作的開展才能得到更加有效的落實(shí)和推進(jìn)。眾所周知，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，其檔案資料本身以紙質(zhì)資料為主，而新的管理模式下，數(shù)字檔案資料則成為了重要的檔案內(nèi)容主體。對于這些數(shù)字版資料的處理來說，其需要管理人員進(jìn)行立卷、歸類、整理、編排以及制作軟件等操作，并且也需要采取互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行利用和控制，為本單位內(nèi)部各類工作的開展提供相應(yīng)的信息資源的查詢服務(wù)。這種操作流程對于檔案管理人員自身的專業(yè)能力要求很高，他們不僅要具備較強(qiáng)的檔案專業(yè)素質(zhì)能力，同時(shí)也要具備一定的專業(yè)技術(shù)才能完成相應(yīng)的操作。我們必須要積極落實(shí)隊(duì)伍建設(shè)工作，為檔案管理人員提供更多學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓他們更好地提升自身的操作能力，全面地滿足當(dāng)前檔案管理工作的新需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化的功能，為檔案管理水平的提升奠定更加牢固的基礎(chǔ)。

二、結(jié)束語

總而言之，紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程管理工作的開展需要我們不斷地進(jìn)行探索和研究，并且積極地將數(shù)字化管理作為整個(gè)管理工作的一個(gè)重點(diǎn)來進(jìn)行對待。相關(guān)管理人員在對紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的過程中，應(yīng)該積極地提升自我，不斷掌握更多的數(shù)字化技術(shù)，讓數(shù)字化管理的效果和質(zhì)量得到提升。

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