淺析公路工程的檔案管理工作

李丹

【摘 要】隨著經濟的迅速發展，市場競爭和人才競爭越來越激烈，檔案作為一項重要的信息資源，其管理工作在經濟社會發展中的作用日益突出，加強工程檔案管理工作，是適應我國新時期工程建設發展的必然要求。本文首先分析了檔案管理工作對于提升公路工程質量的作用，表明工程檔案管理在公路工程管理過程中的重要地位，然后提出了做好公路工程檔案管理工作的具體措施，以期為工程檔案管理提供參考。

【關鍵詞】公路工程；質量；檔案；管理

1 檔案管理對提升公路工程質量的作用

1.1 公路工程必不可少的部分

檔案管理是公路工程管理的重要組成部分，而公路工程管理對建設工程的質量控制發揮著不可替代的作用，因此檔案管理對于提高建設工程的質量也起著重要作用。全面提升公路建設工程的總體質量，就必須要格外重視公路施工當中的每一個環節，除了要從施工建材的質量上加強控制，還要對施工技術和設備的使用進行嚴格管理，有效杜絕損害公路質量的不必要因素。這些原始數據都記錄在公路建設工程檔案中，因此，相關公路建設工程單位應加強對公路建設工程檔案的重視。建設工程檔案形成在建設工程開始之初，在工程的決策、確定、審核的環節，工程立項文件發揮著重要的指導作用。而在工程正式動工之前所形成的公路建設工程檔案更是繁多，這些工程當然大部分都對公路建設工程有著較大影響。任何的公路建設工程檔案都與公路建設工程的施工和公路建設工程質量有著密切的關系。特別是對公路材料的選擇方面相關的資料，磚塊、水泥、鋼筋等規格和數量都必須嚴格記錄在案，選材必須嚴格按照公路建設要求和標準，材料的檢驗合格報告、數量統計報告等資料都需要收入到公路建設工程檔案當中。

1.2 為公路工程建設提供理論依據

公路工程檔案作為詳細、真實、準確地記錄整個公路建設工程的重要文獻，其所包含的所有工程資料對于提升公路建設工程的總體質量是至關重要的，工程檔案是公路建設工程得以順利開展的重要依據。公路建設工程單位應加強對公路建設工程檔案管理的重視程度，管理人員應嚴格按照相關的要求和規范，對公路建設工程檔案進行編制操作，并妥善保管編制完成后的公路建設工程檔案。還可以根據實際需求，為公路建設工程單位內部需要相關資料的工作人員提供電子檔案查閱和文件閱讀。公路建設工程單位還可以設立專門的檔案管理部門，然后由管理部門的專業人員對公路建設工程所有項目的檔案進行統一管理。

檔案工作人員及時地對工程中產生的公路工程資料進行整理、核對、分類、歸檔等操作，不僅能提高工程檔案的準確性和有效性，同時還能較早地發現公路建設工程當中存在的問題，以便于相關人員及早地采取有效的應對措施解決工程問題，達到對工程質量的實時測控。在對公路建設工程進行驗收時，還會涉及到對工程檔案的審核，這個審核過程雖然與公路建設工程的過程無關，但卻能直接決定公路建設工程的質量是否達到相關要求，這直接決定了公路建設工程能否投入正常的使用。如果在這個環節的審核出了問題，公路建設工程單位將要花費大量的人力和物力對公路建設工程檔案、公路路段等進行排查，甚至可能涉及到重新整理。

2 做好公路工程檔案管理工作的具體措施

2.1 積極開展檔案知識培訓

公路工程的檔案管理工作需要高素質的人員完成，既要精通計算機和工程管理等相關知識，又要懂檔案的管理，并且要有較強的責任心。因此今后單位應當加強對工作人員的培訓，從而提高工作人員的業務能力和責任意識，這樣才能在工程檔案管理工作中更加游刃有余，從而達到事半功倍的效果。

從公路工程檔案管理的內容上分析，檔案管理涉及到安全、質量、技術、規范等與施工有關的全方面的知識。檔案管理水平不再取決于檔案管理人員業務素質的高低，還要依靠于企業全員的素質、對企業檔案管理人員進行培訓，使其成為掌握現代科技知識和現代管理知識的復合型檔案管理人才，這批檔案管理人員將結合所學到的知識結合企業的實際情況，制定出適合企業的檔案管理方法對企業全員進行培訓，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標準化、常態化，才是提高企業檔案管理水平的重要手段。

2.2 加強現場指導

加強現場指導的第一步就是革新公路工程的檔案管理意識，這就需要加強施工企業領導的認識，提升企業對于檔案管理的重視程度。這是因為只有施工企業領導認識到公路工程檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各施工企業應當建立以企業領導為核心的檔案管理小組，加強公路工程檔案管理重視，重新構建檔案管理意識。

加強對檔案管理工作的重視以后，施工企業檔案的領導部門要加強對現場的檢查指導工作，企業檔案領導部門是制定檔案管理辦法、制度的部門，是一個企業檔案管理工作的核心機構。通過不定期的到公路施工現場對檔案管理人員進行檢查指導，及時發現問題，解決問題，有助于提高現場的檔案管理水平。同時根據現場的實際情況及時修訂完善企業的檔案管理辦法、制度，有助于提高企業檔案管理的整體水平，一舉兩得。

2.3 建立檔案管理工作的信息化模式

目前，隨著計算機和互聯網技術的高速發展，網絡化和信息化已然在各個領域，包括管理領域都得到了較為廣泛的應用和普及。所以，新時期工程項目的檔案管理工作自然也要與信息化技術進行連接，以便檔案的生成和儲存管理都具備信息化特征，同時也要構建出一個有著數字化的錄入和系統化的加工的新型公路工程檔案管理系統。另外，也要構建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對于提高檔案生成、歸類、保存和輸出的效率也有著顯著的作用。設置檔案資料的公開范圍和相應查閱的權限，同時利用各種現代化的安全技術軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項目檔案資料安全的重要措施，對于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環境同樣有著顯著作用。

公路工程的檔案關系到國計民生，對社會的發展具有重要的意義。工程檔案是記錄工程建設項目的重要憑據，工程檔案真實記錄和客觀反映了一個項目從立項、可行性研究、設計、招投標到施工、竣工等全過程的信息資料，是寶貴的信息資源和知識寶庫，是科技管理的重要組成部分。通過檔案資料的查閱，能夠了解工程項目在建設過程中的具體情況，能夠為城市規劃和建設發展提供有利參考，具有非常突出的社會價值。因此，搞好工程檔案管理工作，提高工程檔案管理水平意義重大。

3 結語

在以后的公路工程檔案管理工作中，必須健全相關的管理制度，根據實際管理過程中存在的問題采用先進的管理技術和手段，不斷總結經驗教訓，保證工程檔案的完整性和有效性，從而為以后工程建設提供必要的借鑒和幫助。

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[責任編輯：朱麗娜]