社保檔案管理的信息化建設(shè)探析

李穎

【摘要】隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們學(xué)習(xí)、生活、工作中都在不同程度地應(yīng)用信息技術(shù)。本文對檔案管理信息化的重要性進(jìn)行簡要概述，并討論社保檔案管理中信息化建設(shè)的優(yōu)勢。

【關(guān)鍵詞】社保；檔案管理；信息化建設(shè)；探析

隨著我國科技技術(shù)的不斷發(fā)展，信息的傳播和交流也更加廣泛?，F(xiàn)階段我國社會(huì)保障中最重要的組成部分就是社會(huì)保險(xiǎn)，而社會(huì)保障的核心也是社會(huì)保險(xiǎn)，而我國實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效共享和規(guī)范管理，都是通過建設(shè)檔案信息化完成的，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)可以完成信息共享、辦公自動(dòng)化等優(yōu)勢。因此，社保檔案管理應(yīng)該加快建設(shè)檔案資源信息化的步伐，從而更好地為社會(huì)和人民更好地服務(wù)。

一、建設(shè)社保檔案信息化的重要性

社會(huì)保險(xiǎn)簡稱社保，它是我國為了分擔(dān)和預(yù)防死亡、事業(yè)、年老等社會(huì)風(fēng)險(xiǎn)，并為了實(shí)現(xiàn)社會(huì)安全，強(qiáng)制部分社會(huì)成員參加的一種所得重分配功能的非營利性社會(huì)安全制度，我國在1999年頒布并實(shí)行了社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳暫行條例，建立社會(huì)保險(xiǎn)體系之后，通過國家立法的社會(huì)保險(xiǎn)漸漸成為一種較為廣泛的社會(huì)保障方式。社會(huì)保險(xiǎn)使用基金集中管理方法，針對失去工作、受傷、患病、年老等人員進(jìn)行統(tǒng)一的生活保障和社會(huì)補(bǔ)償?shù)陌l(fā)放。我國社會(huì)保障體系重要的組成部分就是社會(huì)保險(xiǎn)，其覆蓋面積較為廣泛，投保方式采用終身制，不但能推動(dòng)我國的人均經(jīng)濟(jì)水平，還能提高人們的生活水平。因此，社會(huì)保險(xiǎn)對人們的生活有著極為重要的作用，在社保不斷發(fā)展及檔案信息不斷增加的今天，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的要求，而社保檔案信息建設(shè)信息化管理實(shí)現(xiàn)資源共享任務(wù)已經(jīng)迫在眉睫。

二、社保檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

我國傳統(tǒng)的社保檔案管理在檔案利用方面容易出現(xiàn)因人事調(diào)動(dòng)等原因而需要調(diào)走各種檔案，但是又由于種種客觀與主觀原因致使檔案未能投遞到指定場所，而產(chǎn)生滯留的現(xiàn)象叫做死檔案；還會(huì)出現(xiàn)在檔案查找時(shí)因?yàn)闄n案資料過多，致使檔案無從查找或者耗費(fèi)大量時(shí)間。對社保檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)就可以有效解決這些問題，社會(huì)檔案管理人員可以通過計(jì)算機(jī)高效、準(zhǔn)確、快速地找到所需檔案資料，不但能節(jié)省社會(huì)檔案管理人員的時(shí)間，提高工作效率，還能避免傳統(tǒng)檔案管理出現(xiàn)的問題，如：檔案丟失、抄寫錯(cuò)誤等，從而提高我國社保檔案管理的準(zhǔn)確性。

因?yàn)橛?jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、查找方便，所以對社保檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)可以使檔案資料完整保存，可以有效減少社保檔案破損的情況。傳統(tǒng)社保檔案保存工作需要大量設(shè)備和庫房，不但要投入較大的人力和資金進(jìn)行管理，還要防止檔案發(fā)生霉變等破損情況。在社保檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)之后，社保檔案管理工作人員采用計(jì)算機(jī)管理檔案的方式，將檔案資料儲(chǔ)存在硬板、光存儲(chǔ)介上，節(jié)省檔案管理成本。

三、積極推動(dòng)社保檔案管理信息化建設(shè)

社保檔案信息化建設(shè)可以適應(yīng)社會(huì)活動(dòng)和需求規(guī)律，在社會(huì)不斷完善信息化建設(shè)的背景下，社保檔案內(nèi)容交叉分散、介質(zhì)表現(xiàn)為多樣化，這就要求社保檔案管理部門加快改革傳統(tǒng)管理方法。

我國科技技術(shù)不斷發(fā)展，社保檔案管理工作通過信息技術(shù)能更好地為社會(huì)的人民服務(wù)。現(xiàn)階段我國已經(jīng)具備建設(shè)社保檔案信息化的環(huán)境，信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，推動(dòng)了社保檔案信息化發(fā)展，而我國信息化建設(shè)的重要組成部分就是社保檔案信息化建設(shè)，同時(shí)衡量一個(gè)國家或者地區(qū)現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)就是信息化水平，現(xiàn)階段我國信息化已經(jīng)步入多層次、全方位的發(fā)展階段，在各個(gè)領(lǐng)域范圍內(nèi)的信息化飛速發(fā)展，作為我國信息資源的檔案資料，面對社會(huì)信息化發(fā)展趨勢，建設(shè)檔案管理信息化已經(jīng)是檔案管理發(fā)展的主要方向，也是社保檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代的需求。另外，社保檔案信息化管理也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的機(jī)遇，因此，無論是檔案事業(yè)發(fā)展需要信息技術(shù)提供有力支持，還是國家對信息化資源建設(shè)的要求，社保檔案管理部門都要牢牢抓住這一時(shí)期，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的改革和發(fā)展。

四、社保檔案信息化建設(shè)的保障措施

（一）采用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)傳輸和檔案數(shù)據(jù)共享。因?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)檔案是針對參與這一制度人員的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)記錄，對參保人員的失業(yè)和就業(yè)信息進(jìn)行研究，研究結(jié)果可以為政府和領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)提供準(zhǔn)據(jù)的數(shù)據(jù)參考。對檔案信息科學(xué)的使用，可以解決國家社會(huì)保障問題。

各行各業(yè)中退休人員和職工人員參加后續(xù)社會(huì)保險(xiǎn)的主要憑證就是社會(huì)保險(xiǎn)檔案，同時(shí)社會(huì)保險(xiǎn)檔案也是維護(hù)人民權(quán)益的主要證據(jù)。政府在社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)工作中制訂規(guī)章制度或者對社會(huì)保險(xiǎn)作出決策都是依據(jù)檔案信息，對社保檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，可以提高檔案信息更大的價(jià)值，從而為人民和政府提供更快捷的服務(wù)。

（二）在信息化建設(shè)背景下，提高檔案管理能力。社保檔案管理部門應(yīng)該對社保檔案工作人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)、教育、考核等，使社保檔案管理工作人員具備相關(guān)技能，并培養(yǎng)社保檔案管理工作人員發(fā)展成綜合型人才，為我國社保檔案管理發(fā)展提供有力支持。在社保檔案事業(yè)發(fā)展的要求基礎(chǔ)上，社保檔案管理部門應(yīng)該完善和優(yōu)化社保檔案功能，分析社保檔案信息化管理包含的信息，并對信息化管理存在的問題進(jìn)行討論，并提出有效建議。 （下轉(zhuǎn)第115頁）（上接第90頁）

在社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦檔案信息化控制中，社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦信息化管理終端應(yīng)該具備輸入差錯(cuò)功能，從而有效控制社會(huì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦檔案信息化資料的準(zhǔn)確性。社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦檔案信息化管理部門應(yīng)該妥善保管檔案資料，將檔案資料儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)中，并安排相關(guān)人員定期檢查和備份檔案資料，防止社保檔案資料丟失。

五、總結(jié)

綜上所述，社保檔案管理應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)代化社會(huì)的需要不斷進(jìn)行改革，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，為社保檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，使社保檔案管理工作可以符合現(xiàn)代社會(huì)的需求，使我國社保檔案管理事業(yè)穩(wěn)定快速地發(fā)展。

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